“人檔分離”現(xiàn)象淺析

（山西省晉中市榆次區(qū)教育局，山西 晉中 030600）

[摘 要] 近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人才流動(dòng)日益活躍，人事檔案的“人檔分離”現(xiàn)象往往容易被人忽視?？陀^地說，造成“人檔分離”的主要原因是多方面的，人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案法制的宣傳，搞好人事檔案的管理，避免人才流動(dòng)中的人檔分離現(xiàn)象。

[關(guān) 鍵 詞] 人事檔案；人檔分離現(xiàn)象；檔案管理；檔案意識(shí)

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）12-0192-01

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

近年來(lái)，隨著改革開放及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人才的流動(dòng)日益活躍，國(guó)家對(duì)大中專畢業(yè)生實(shí)行了“雙向選擇、自主擇業(yè)”的就業(yè)政策，鼓勵(lì)大中專畢業(yè)生從事個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從而拓寬用人渠道，使大部分畢業(yè)生走向自主擇業(yè)的道路，然而，這一政策的出臺(tái)給大中專畢業(yè)生的檔案管理帶來(lái)了許多新情況、新問題。同時(shí)，在職干部的流動(dòng)也存在人檔分離現(xiàn)象。

一、“人檔分離”現(xiàn)象的原因

據(jù)調(diào)查分析，造成“人檔分離”的主要原因有：

第一，隨著畢業(yè)生擇業(yè)渠道的不斷拓寬，就業(yè)門路的增多，擇業(yè)的自主性加大，就業(yè)的流向呈多樣性、反復(fù)性和靈活性，許多畢業(yè)生難以在短時(shí)間內(nèi)就業(yè)，個(gè)人檔案長(zhǎng)期存在收檔單位，加之管理人員不穩(wěn)定，制度不健全，容易積壓、被人遺忘。

第二，畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不夠重視，他們通過人才市場(chǎng)跳槽成功，只顧眼前利益，卻沒有考慮日后。

第三，人才的多次流動(dòng)，頻繁換職。這一期間疏忽某一環(huán)節(jié)，也能導(dǎo)致人檔分離。

第四，每年大中專畢業(yè)生檔案都要轉(zhuǎn)回生源地的有關(guān)部門及代培單位保存并負(fù)責(zé)指導(dǎo)就業(yè)，由于地方政策的特殊性，代培單位只是形式上的代培，形成了人檔分離。

第五，在職干部的流動(dòng)，接收單位往往是先調(diào)檔，然后了解、試用、能否正式調(diào)入還有許多環(huán)節(jié)，一段時(shí)間后，調(diào)入單位因客觀原因暫不調(diào)入，流動(dòng)者返回原單位工作，還以為檔案是通過組織退回而未過問此事，這樣形成了人檔分離的情況。

第六，在職干部原單位不同意該人才的流動(dòng)，拿檔案來(lái)約束人，形成人才流動(dòng)、檔案未動(dòng)的現(xiàn)狀。

二、“人檔分離”現(xiàn)象的對(duì)策

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人才流動(dòng)日益活躍，人事檔案的“人檔分離”現(xiàn)象往往容易被人忽視。其實(shí)，概括來(lái)說，“人檔分離”存在的問題主要有兩方面：一方面，人檔分離、棄檔情況導(dǎo)致的諸如死檔、廢檔問題大大增加了檔案管理的難度，這類檔案長(zhǎng)期積壓在收檔部門，既轉(zhuǎn)不出去，又不能銷毀，既不能發(fā)揮作用，又花費(fèi)人力、物力。另一方面，員工的主管單位往往會(huì)因?yàn)橛腥藷o(wú)檔的問題，從而影響對(duì)員工的培養(yǎng)、選拔和使用。因此，搞好人事檔案的管理，避免人才流動(dòng)中的人檔分離現(xiàn)象就顯得格外重要。

為此，我們應(yīng)從以下幾方面入手：

第一，人事部門要建立嚴(yán)格的管理制度，增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案法制的宣傳，改變?nèi)耸聶n案的管理模式，適應(yīng)改革開放的需要。

第二，人事部門應(yīng)選拔政治素質(zhì)高、事業(yè)心強(qiáng)，熟悉檔案業(yè)務(wù)、具有一定專業(yè)能力的人員擔(dān)任此項(xiàng)工作，并保持工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。

第三，各類高校應(yīng)在思想上高度重視對(duì)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞和保管工作，列入學(xué)校工作的議事日程。

第四，人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)密切配合，互相銜接好相關(guān)工作，及時(shí)掌握人員錄用、調(diào)動(dòng)、任免及職務(wù)變動(dòng)信息，人員調(diào)動(dòng)要堅(jiān)持先調(diào)檔后調(diào)人，對(duì)發(fā)出的檔案，管理人員要認(rèn)真填寫檔案轉(zhuǎn)遞單并逐項(xiàng)核查，做到姓名和去向準(zhǔn)確無(wú)誤，接收檔案的單位應(yīng)主動(dòng)配合做好信息反饋，收到檔案后核查無(wú)誤及時(shí)填寫回執(zhí)，加蓋公章予以確認(rèn)，對(duì)有人無(wú)檔或有檔無(wú)人或人檔不符者，應(yīng)迅速與發(fā)檔部門聯(lián)系，查明原因和去向，做到人檔相符。

第五，自主擇業(yè)的各類人員，也可將檔案委托給人才市場(chǎng)代為保管，實(shí)行人事檔案的代理制。

現(xiàn)在可以存放檔案的機(jī)構(gòu)，除了政府人事部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，還有勞動(dòng)部門的職介中心，各行業(yè)成立的人才中心，企業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等。

當(dāng)然，管理的權(quán)責(zé)問題不明，常常導(dǎo)致漏洞出現(xiàn)，引發(fā)出各種問題。例如，不少人要急用檔案時(shí)，跑了好多個(gè)人才機(jī)構(gòu)，都查不到自己的檔案在哪里。這是因?yàn)橛械拇鏅n機(jī)構(gòu)手續(xù)不規(guī)范，做法不嚴(yán)謹(jǐn)，與單位有協(xié)議，而與檔案的主人沒有協(xié)議，單位如果中途隨意更換存檔機(jī)構(gòu)，而個(gè)人不知道，或有人事變遷，負(fù)責(zé)存檔的人沒有交接清楚，都會(huì)導(dǎo)致檔案的不知去向。

特別值得一提的是，按照國(guó)家教委的有關(guān)規(guī)定，在畢業(yè)離校前仍沒有落實(shí)工作單位的應(yīng)屆畢業(yè)生，可申請(qǐng)延長(zhǎng)擇業(yè)期，可以和學(xué)校簽訂相關(guān)的協(xié)議，檔案在學(xué)?？梢员Ａ魞赡?。然而，有的畢業(yè)生由于種種原因，干脆自己保存檔案，這嚴(yán)重違反了檔案管理制度。因此，人事部門應(yīng)該提醒廣大畢業(yè)生，一定要對(duì)自己的檔案高度重視，杜絕自己保管檔案的現(xiàn)象發(fā)生。