加強物資管理中的內部控制的策略分析

文/黃芬

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加強物資管理中的內部控制的策略分析

文/黃芬

摘要：物資管理有關內部控制方面的工作是一項非常細致、規(guī)范、系統(tǒng)的工作，所以，事業(yè)單位內部管理就顯得更加的重要。必須要對事業(yè)單位物資管理方面的內部控制做出科學有效的管理以及控制，才可以使得事業(yè)單位未來的發(fā)展更加穩(wěn)定快速。本文針對物資管理有關內部控制方面的策略進行了探討，旨在提供一定借鑒。

關鍵詞：物資管理；內部控制；策略分析

物資管理實際貫穿在整個事業(yè)單位管理方面的各項環(huán)節(jié)當中，對于事業(yè)單位種種活動的順利運行起到了不可或缺的作用，是事業(yè)單位有關管理過程當中的重點組成部分。因此，對于事業(yè)單位方面的內部控制進行完善，并合理調整事業(yè)單位物質方面的管理模式，對于推動事業(yè)單位的發(fā)展進步有著重要作用。

一、物資管理當中有關內部控制執(zhí)行方面的難點

(一)物資采購過于隨意，庫存物資容易出現(xiàn)堆積

在事業(yè)單位管理當中，對于倉庫物資進行科學的采購通常是一個非常薄弱的環(huán)節(jié)，導致這種情況的原因有很多。在此環(huán)節(jié)當中能夠涉及到物資保管部門、采購部門以及使用部門，假如各部門之間在信息方面的溝通不夠及時，或者是信息不完整，這些都會直接導致倉庫物資出現(xiàn)堆積的情況。比如使用部門通常就臨時性或者是搶修任務當做借口，對于物資方面的需求沒有明確細致的計劃，這樣很容易導致采購部門也沒有采購計劃，需要什么就去采購什么；另外保管部門由于物資品種非常多，并且管理繁瑣等有關原因，沒有建立物資保管方面的最低限額，對于相關采購部門也沒有提供庫存物資方面的詳細情況。上述情況的出現(xiàn)導致科學采購變成了難點。在確保生產經營的有關前提下，只有確保物資不產生斷檔，就很容易產生物資采購上的隨意性，進而致使管理方面的疏忽，導致管理產生脫節(jié)，最終使得庫存物資無法起到其應有的作用，沒有流動性而產生物品堆積的情況，一直到堆積時間過程產生老化或者是更新，導致浪費。

(二)購買次品對生產產生嚴重影響

通常情況下，物資在進行采購之后實施庫存管理，同時依照入庫單據以及發(fā)票去報銷付款。不過因為財務人員、保管人員以及采購人員等對采購物資實際的質量狀況沒有詳細的了解，對相關物資的好壞不能進行準確的判斷，并且物質使用部門通常也沒有切實參與到這個環(huán)節(jié)當中，導致在付款之前沒有有效的內控措施，使得物資采購風險大大提高，對于公司整體的經濟效益和安全等都產生了不利影響。

(三)報廢資產方面的浪費非常嚴重

資產報廢在整個物資管理當中具有非常重要的地位，這對事業(yè)單位而言意味著凈資產方面的流失，直接降低了實際的效益。在具體的生產過程當中，由于設備故障問題要求更換亦或是整體設施方面需要改造，通常事先并沒有相關的財務人員參與，對于那些確定報廢的資產沒有專業(yè)、準確的鑒定結果，另外對于新改造的方案當中也常常缺少對舊設備有關評價方面的標準，容易產生資產上的浪費，對于事業(yè)單位的發(fā)展非常不利。

二、強化物資管理有關內部控制方面的對策

(一)強化組織管理以及制度建設，避免管理流于形式

建立可以充分覆蓋有關廢舊物資回收和處置各環(huán)節(jié)的相關管理制度，并且在各種有關業(yè)務環(huán)節(jié)之間構建一套能夠相互制約的有關內部控制體系，就事業(yè)單位有關廢舊物資管理方面的職責分工、分級審批以及業(yè)務流程等進行詳細的規(guī)定。對于結算、處置、定價、申報、回收等各種關鍵環(huán)節(jié)做出有關要求。對于信息記錄和傳遞過程、實物管理、業(yè)務環(huán)節(jié)過程、資金流動過程等所有業(yè)務環(huán)節(jié)方面的監(jiān)督都一定要具有非常明確的限制，從而妥善的做到相互牽制、互相制約。保證廢舊物資方面的處理工作足夠規(guī)范、足夠有序，在關鍵環(huán)節(jié)當中閉環(huán)嚴謹。

廢舊物資相關管理制度以及內部控制相關制度體系一定要含蓋以下內容：第一就是事業(yè)單位有關廢舊物資管理方面的內部管控環(huán)境，含蓋著管控權力制衡以及職責、管理控制指標方面的明確情況、關鍵崗位上的設置，對于項目層次的處理是否擁有決定權，具體由誰對處理過程進行監(jiān)督，由誰對賬務登記進行管理，對于崗位的設置以及職責分工情況等是否存在相互制約；第二就是對管理過程當中有關潛在風險環(huán)節(jié)方面的識別、防范以及評估情況；第三就是針對廢舊物資規(guī)范有關管理活動方面制定的復核、授權、制度、報告和統(tǒng)計，還有業(yè)務監(jiān)督以及檢查規(guī)定的有關情況；第四就是構建廢舊物資管理有關情況方面的報表制度；第五就是構建廢舊物資管理有關過程當中的監(jiān)督制度，其重點應該從結算管理、處置方法、處置渠道、回收管理以及歸口管理等相關環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和規(guī)范。

(二)強化倉庫方面的物資管理，和有關部門之間進行信息溝通

對于倉庫管理必須要依照相關的銷售計劃以及生產采購資金有關籌措等科學合理的制定出倉儲計劃，對庫存存量具體的結構以及數(shù)量進行明確；強化日常當中的管理工作，嚴禁沒有經過授權的有關人員接觸存貨；合理構建庫存存貨方面的分類管理制度，并且針對存貨實際的重要程度、訂購難度、耗用量大小以及價值高低等有關標準，科學的劃分出A、B、C類進行妥善管理。并且還要對倉庫定期盤點有關制度進行提高與完善。有關庫存材料方面的管理當中，相關的倉庫管理員一定要妥善做好材料方面的盤點工作，切實做到賬實相符，特別是必須要熟悉最近的存貨數(shù)據，從而為采購材料方面提供有效的依據，并且還要為生產投料方面做好妥善的準備。相關采購部門對于物資方面的采購數(shù)量還有品種在采購之前必須要有一個科學的測算。首先一點就是應該考慮倉庫材料方面的庫存數(shù)量；然后在依照采購需求，明確具體的采購數(shù)量。這就需要有關物資保管部門和采購部門之間應該構建良好的有關庫存信息方面的共享平臺。最有效的管理模式就是憑借辦公自動化有關管理，對于出入庫直接在有關軟件當中進行填制審批，妥善做好倉庫物質方面的及時更新，并且有關部門可以第一時間進行查詢以及確認。

(三)及時進行監(jiān)督，完善內控制度

就物資采購來說，其牽扯到很多方面的責任以及權力，并且有關事業(yè)單位外部環(huán)境方面的因素也不能確定，假如事業(yè)單位具體的內部管理不夠健全、完善，那么很容易會對物資采購方面的內部控制造成非常大的影響。因此應當強化對采購環(huán)節(jié)方面的控制，重視在事前以及事中的監(jiān)督工作，從而使得物資采購更加趨向于規(guī)范化以及合理化。首要一點就是必須要健全相關的崗位責任制度，有關業(yè)務人員必須對需要的物資做出計劃編制，找到可以切實滿足事業(yè)單位要求的相關供應商，然后利用最低的價格向有關供應商發(fā)出具體的購貨訂單。實際在驗收貨物、使用以及存儲物資的時候，一定要實施會計記錄，同時還要對招標采購制度進行完善，事業(yè)單位采購必須要由不同的部門來負責在招標過程當中的各個程序，讓部門之間能夠互相監(jiān)督。并且招標必須要公開、公正、公平，從而防止人為因素產生的影響。同時還要對物資采購過程中的檢查制度進行完善，對于具體的庫存物資實施定期檢查，憑借多個部門成立相關的檢查小組，每個一段時間就對物資進行盤點，從而保證賬物完全一致，假如出現(xiàn)不相符的就要妥善的查明具體的原因，并且還要追究有關人員自身的責任。完善事業(yè)單位之中的內部審計制度，利用對物資采購方面的審計，避免在采購的過程當中出現(xiàn)舞弊的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題應該第一時間進行糾正，確保實際的采購活動能夠在國家法律以及內部規(guī)章的有關范圍之內妥善進行。

三、結束語

對于物資管理過程來說，構建并提高內部控制制度對于工作效率的提升非常有利，能夠有效的減少物資消耗，避免不必要的損失以及浪費。并且還能夠提高實際的管理質量，降低舞弊行為出現(xiàn)的可能性，對于事業(yè)單位的進步具有非常深遠的意義。

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(作者單位：國家新聞出版廣電總局七五一臺)