醫(yī)院財務(wù)人員如何參與設(shè)備采購談判

文/劉鳳娟

醫(yī)院財務(wù)人員如何參與設(shè)備采購談判

文/劉鳳娟

醫(yī)院日常工作中涉及到的設(shè)備采購品種多、金額大。隨著政策的放開，醫(yī)院自主采購的范圍和金額越來越大。在這種情況下，財務(wù)人員如何參與設(shè)備采購談判，把好采購談判關(guān)就突顯重要了。

政府采購；談判；預(yù)算

眾所周知，醫(yī)院開展醫(yī)療、教學(xué)、科研需要大量的設(shè)備支撐，以利于提高醫(yī)療質(zhì)量、教學(xué)水平和科學(xué)研究。設(shè)備支出是醫(yī)院的一項重大開支，不但資金投入量大，運行成本高，而且更新?lián)Q代快。隨著社會醫(yī)療保險覆蓋面擴大以及就診條件的日益改善，相關(guān)設(shè)備的投入將持續(xù)增長，設(shè)備采購仍是醫(yī)院非常重要的一項工作。

根據(jù)相關(guān)評審規(guī)則及制度的要求，醫(yī)院要成立裝備委員會或采購招標(biāo)小組，負(fù)責(zé)醫(yī)院物資設(shè)備的采購工作，主要由單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員、采購部門負(fù)責(zé)人等成員組成。盡管國家已在不斷規(guī)范設(shè)備采購工作，但因采購管理、預(yù)算管理等政策變化快，采購人員素質(zhì)參差不齊，各醫(yī)院談判能力差距大。從財務(wù)管理角度看，財務(wù)人員應(yīng)不斷加強政策的學(xué)習(xí)，及時了解政策發(fā)展動向，同時要在采購談判中發(fā)展重要作用。

一、政府采購變化趨勢

我國政府采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合，采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，并以公開招標(biāo)為主。采購集中采購目錄以內(nèi)的或者限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物和服務(wù)類項目，必須執(zhí)行政府采購制度。但在執(zhí)行過程中，一些地方過于強調(diào)以公開招標(biāo)和集中采購為主，導(dǎo)致公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)和分散采購限額標(biāo)準(zhǔn)過低，集中采購目錄過泛，不能體現(xiàn)成本效益原則，也嚴(yán)重影響執(zhí)行效率。

隨著政府采購的不斷發(fā)展，非招標(biāo)采購方式日趨完善，為進一步優(yōu)化政府采購，加快預(yù)算執(zhí)行進度，提高采購效率，各地政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)普遍提高，并放寬零星項目自行采購范圍。例如：廈門市自2008年至2014年，公開招標(biāo)限額均為30萬元。2015年根據(jù)品類性質(zhì)不同，集中采購限額從10萬元或20萬元原則上統(tǒng)一提高到30萬元。分散采購限額標(biāo)準(zhǔn)從30萬元提高到50萬元。2016年貨物、服務(wù)類公開招標(biāo)的數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)由50萬元提高到80萬元；采購人采購政府采購目錄以外且在采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的貨物、工程和服務(wù)，由采購人自行采購。

可見醫(yī)院采購靈活性提高，自主權(quán)越來越大，所以財務(wù)人員更應(yīng)緊跟政策變化，應(yīng)用財務(wù)知識，加強采購過程管理，以符合財經(jīng)法律法規(guī)和本部門、本單位財務(wù)管理規(guī)范。

二、設(shè)備采購談判應(yīng)關(guān)注的重要事項

(一)關(guān)注設(shè)備供應(yīng)商實力

現(xiàn)實操作中很多醫(yī)院供應(yīng)商的資質(zhì)審核主要由采購部門完成，但財務(wù)人員作為談判組成員之一，采購談判時不應(yīng)局限于所學(xué)的財務(wù)知識或者財務(wù)方面的談判，應(yīng)懷著財務(wù)人的職業(yè)敏感，配合采購部門嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)。審查時主要從供應(yīng)商提供的相關(guān)證件、產(chǎn)品介紹、業(yè)務(wù)開展范圍和區(qū)域、業(yè)務(wù)量等，有必要時應(yīng)要求其提供財務(wù)報表加以分析判斷。

(二)關(guān)注設(shè)備供應(yīng)商談判代表的資格

供應(yīng)商在談判時一般由法定代表人或授權(quán)人參加，如法定代表人參加，則須提供法人代表資格證明書、法人代表身份證；如法人授權(quán)業(yè)務(wù)員參加，則須提供法人代表資格證明書、法定代表人授權(quán)委托書、授權(quán)人身份證參加談判會。如果沒有嚴(yán)格審查談判代表的資格，有可能會出現(xiàn)業(yè)務(wù)員出的承諾是無效的，或者出現(xiàn)醫(yī)院的談判意向價格被套到等不利情況。

(三)關(guān)注采購談判項目是否經(jīng)過論證

可行性論證是設(shè)備采購論證的重要內(nèi)容，財務(wù)人員在參與設(shè)備采購談判時，應(yīng)關(guān)注所需采購的設(shè)備是否已經(jīng)過可行性論證，相關(guān)論證手續(xù)是否齊全，擬購設(shè)備是否有利于提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益，以免盲目采購給醫(yī)院帶來不良影響和損失，從而產(chǎn)生財務(wù)風(fēng)險。在采購專用醫(yī)療設(shè)備時，還應(yīng)關(guān)注設(shè)備所對應(yīng)的醫(yī)療收費項目，以及將要使用的耗材名稱、規(guī)格型號、單價、供貨商等。若擬購醫(yī)療設(shè)備在當(dāng)?shù)匚飪r規(guī)定里沒有對應(yīng)的收費項目，那醫(yī)院將面臨無法準(zhǔn)確收費的風(fēng)險，所采購的設(shè)備將無法正常開展工作。

(四)關(guān)注設(shè)備預(yù)算情況以及資金來源

1.擬購設(shè)備有無預(yù)算。

設(shè)備采購涉及醫(yī)院的整體規(guī)劃和預(yù)算管理，一些醫(yī)院預(yù)算編制準(zhǔn)確性差，對于預(yù)算外或超預(yù)算項目沒有執(zhí)行嚴(yán)格的預(yù)算調(diào)整程序，導(dǎo)致設(shè)備采購隨意性大，偏離預(yù)算管理目標(biāo)，財務(wù)風(fēng)險加大。財務(wù)人員在參與采購談判時，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)擬購設(shè)備有無預(yù)算依據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》(2014年修正)第十三條：“經(jīng)人民代表大會批準(zhǔn)的預(yù)算，非經(jīng)法定程序，不得調(diào)整。各級政府、各部門、各單位的支出必須以經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算為依據(jù)，未列入預(yù)算的不得支出。”。

2.擬購設(shè)備預(yù)算資金來源。

2011年《醫(yī)院會計制度》中要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在固定資產(chǎn)明細(xì)賬中登記每項固定資產(chǎn)原價中財政補助資金、科教項目資金、其他資金的金額及其所占的比例。其他資金主要是單位自籌資金等。所以財務(wù)人員在參與談判時，應(yīng)關(guān)注擬購設(shè)備的預(yù)算資金來源，以便于會計準(zhǔn)確核算。

(五)關(guān)注談判價格

1.談價時的角色扮演

醫(yī)院設(shè)備采購需求大，資金緊張，財務(wù)人員在采購談判中應(yīng)充分發(fā)揮“管家婆”、“金算盤”、“鐵公雞”等特點，盡可能地為醫(yī)院節(jié)約采購成本，使有效的資金得到最大的成效。

2.采購價格與預(yù)算金額的關(guān)系

在談判時，很少能做到采購價格等于預(yù)算金額。當(dāng)采購價格小于預(yù)算金額時，使用單位自籌資金的，屬于控制在預(yù)算內(nèi)，不需調(diào)整；使用財政資金的，就會產(chǎn)生項目支出結(jié)余資金，在統(tǒng)籌用于編制以后年度預(yù)算之前，原則上不得動用。因特殊情況需要在預(yù)算執(zhí)行中動用項目支出結(jié)余資金安排必需支出的，應(yīng)報財政部門審批；使用科教資金的，則應(yīng)報科教項目主管部門給予項目經(jīng)費調(diào)整；若一種設(shè)備同時使用單位自籌和財政資金，或是單位自籌和科教資金的，應(yīng)先完成財政資金或科研資金的采購預(yù)算，不足部分再使用單位自籌資金。當(dāng)采購價格大于預(yù)算金額時，屬于超預(yù)算項目，應(yīng)先履行嚴(yán)格的預(yù)算調(diào)整審批程序后再采購。

(六)關(guān)注付款方式

財務(wù)人員在談判時應(yīng)懂得利用付款方式取得良好的談判效果。設(shè)備采購涉及的付款方式主要有：第一、預(yù)付一定比例的設(shè)備款，待設(shè)備驗收合格后再支付部分款項，并留一定的尾款；第二、沒有預(yù)付款，在設(shè)備驗收合格后支付大部分款項，并留一定的尾款；第三、驗收后由供應(yīng)商提供履約保函，或是交一定比例的質(zhì)量保證金后，醫(yī)院再全額支付設(shè)備款；第四、驗收前支付一定比例的設(shè)備款，驗收后由供應(yīng)商提供履約保函，或是交一定比例的質(zhì)量保證金后，醫(yī)院再全額支付設(shè)備款。財務(wù)人員在參與談判時，應(yīng)聯(lián)合談判小組，根據(jù)不同資金來源區(qū)分對待，以取得最佳的談判效果和資金運作。

三、提高醫(yī)院財務(wù)人員采購談判能力

(一)利用“傳幫帶”，以老帶新盡快培養(yǎng)財務(wù)人員談判能力

“傳幫帶”是以老帶新的工作方法，是一種既簡便、又有效的人才培養(yǎng)的方法。有很多知識是財務(wù)人員無法在學(xué)校里學(xué)到的，必須在實踐中學(xué)習(xí)才能獲得。醫(yī)院要有充分的意識培訓(xùn)財務(wù)人員談判方面的能力，給一些財務(wù)人員進入后就要加緊這方面的學(xué)習(xí)的機會，加強科室內(nèi)部交流與溝通，加緊談判能力的鍛煉和培訓(xùn)。

(二)利用崗位輪換不斷提高財務(wù)人員談判能力

根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會[2012]21號)第十條第四點：“內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員的管理情況。包括是否建立工作人員的培訓(xùn)、評價、輪崗等機制；工作人員是否具備相應(yīng)的資格和能力?！辈少徥轻t(yī)院的關(guān)鍵崗位之一，負(fù)責(zé)參與采購談判的財務(wù)人員應(yīng)定期進行輪換，不但能減少舞弊的發(fā)生，同時有利從整體上提高財務(wù)部門談判水平。

(三)加強各項政策學(xué)習(xí)

近幾年醫(yī)院財務(wù)制度、醫(yī)院會計制度、內(nèi)部控制規(guī)范、預(yù)算法、2014年修訂的《政府采購法》、《政府采購法實施條例》、《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》等政策不斷出臺或重新修訂，財務(wù)人員應(yīng)緊跟政策的步伐，不斷加強政策學(xué)習(xí)和更新知識結(jié)構(gòu)，能將采購相關(guān)政策充分應(yīng)用到談判工作中，在談判中體現(xiàn)財務(wù)人員的實力，以及樹立財務(wù)人員的專業(yè)形象。

[1]黃發(fā)強，吳龔.衛(wèi)生計生系統(tǒng)政府采購法規(guī)匯編及解讀[M].北京：企業(yè)管理出版社，2015.

[2]王振宇，樊俊芝，劉輝.新醫(yī)院財務(wù)會計制度詳解與實務(wù)操作[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2011.

(作者單位：廈門大學(xué)附屬心血管病醫(yī)院)