淺析企業(yè)預(yù)付賬款管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

文/廖銀艷

淺析企業(yè)預(yù)付賬款管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

文/廖銀艷

預(yù)付賬款是企業(yè)與供應(yīng)商保持穩(wěn)定合作關(guān)系的基礎(chǔ)，也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中的重要內(nèi)容之一，加強(qiáng)企業(yè)的預(yù)付賬款管理工作對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理與發(fā)展具有重要意義。筆者結(jié)合自身的預(yù)付賬款實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，就企業(yè)預(yù)付賬款管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并為完善預(yù)付賬款管理工作提出科學(xué)有效的建議。

企業(yè)；預(yù)付賬款管理；問(wèn)題；對(duì)策

預(yù)付賬款指的是企業(yè)根據(jù)采購(gòu)合同或者相關(guān)協(xié)議的要求，預(yù)先支付給供貨商賬款的行為。我國(guó)企業(yè)在原則上是不允許采用漁夫張狂的方式進(jìn)行采購(gòu)物品，但是部分商品的市場(chǎng)狀況良好，導(dǎo)致其必須采用預(yù)付賬款的形式進(jìn)行采購(gòu)。為了將預(yù)付賬款控制在安全合理的范圍內(nèi)，就需要做到嚴(yán)格審批、會(huì)計(jì)以及及時(shí)做賬，并針對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督考核。加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理為企業(yè)提供了真實(shí)有效的數(shù)據(jù)，并保證企業(yè)的預(yù)付賬款始終處于一個(gè)安全可控的范圍之內(nèi)。

一、建立與完善企業(yè)預(yù)付款管理體系

（一）構(gòu)建完善的企業(yè)預(yù)付款控制體系

當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商的雙方相關(guān)人員簽訂預(yù)付款業(yè)務(wù)合同過(guò)后，交給財(cái)務(wù)管理部門(mén)備查。認(rèn)真控制預(yù)付款的額度，以此節(jié)約貨幣資金，如果合同還未簽訂是不可進(jìn)行預(yù)付款。

（二）構(gòu)建賬齡分析體系

傳統(tǒng)的分析體系是從預(yù)付款的明細(xì)中找出預(yù)付款工作中存在的不足，但是預(yù)付款的明細(xì)數(shù)據(jù)龐大，這項(xiàng)工作的難度高。因此，選用賬齡分析法能夠有效的幫助企業(yè)排查出在與預(yù)付款工作中存在的異?，F(xiàn)象，并對(duì)異常問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)的分析，分析出當(dāng)前的預(yù)付款工作中的管理問(wèn)題。能夠有效的為之后的預(yù)付款管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）明確預(yù)付款對(duì)不同部門(mén)的管理職責(zé)

在預(yù)付款管理流程執(zhí)行的時(shí)候，要明確預(yù)付款針對(duì)不同部門(mén)不同崗位之間的管理職責(zé)，將每個(gè)付預(yù)款執(zhí)行流程的每一階段的責(zé)任都分配下去，避免出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)權(quán)利與責(zé)任不清楚的現(xiàn)象發(fā)生，從而影響企業(yè)的資金安全。明確對(duì)不同崗位的責(zé)任有利于提高預(yù)付款管理的工作效率，提高企業(yè)的資金利用率以及資金的周轉(zhuǎn)速度。

（四）建立健全預(yù)付款責(zé)任機(jī)制

建立或者完善企業(yè)的預(yù)付款責(zé)任機(jī)制。首先，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，確定預(yù)付款責(zé)任人的責(zé)任，必須達(dá)到有制度可循。然后確定預(yù)付款的負(fù)責(zé)人，所有預(yù)付款工作完成付款都要填寫(xiě)預(yù)付款申請(qǐng)單，使得責(zé)任確切落實(shí)到具體每一個(gè)人身上。申請(qǐng)單應(yīng)該覆蓋到實(shí)際負(fù)責(zé)人、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)情況以及預(yù)付款的用途等信息，才能夠真正實(shí)現(xiàn)將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人。

二、構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)督考核體系

為了保證預(yù)付款管理體系在企業(yè)中能夠正常實(shí)施，就必須構(gòu)建科學(xué)有效的預(yù)付款監(jiān)督考核體系。

（一）加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付款監(jiān)督考核工作

首先將預(yù)付款考核結(jié)果與員工的績(jī)效考核掛鉤，績(jī)效考核與員工的年終或福利掛鉤，加強(qiáng)預(yù)付款管理工作人員的責(zé)任心。并加強(qiáng)不同崗位之間的相互監(jiān)督，提升監(jiān)督質(zhì)量。在預(yù)付款執(zhí)行流程中，下環(huán)節(jié)工作崗位的員工可以對(duì)上環(huán)節(jié)工作崗位的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督，以此來(lái)保證監(jiān)督質(zhì)量能夠得到真正的提升。

（二）構(gòu)建可行的預(yù)付款考核體系

當(dāng)前企業(yè)落實(shí)考核監(jiān)督的基礎(chǔ)就是構(gòu)建合理可行的預(yù)付款考核體系。首先，可以針對(duì)其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)構(gòu)建考核體系，可以參考領(lǐng)軍企業(yè)的預(yù)付款考核標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)完善自身在這方面的不足之處。然后，要根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展需求以及發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，只有建立更加貼近企業(yè)自身管理需求、合理的、可行性高的預(yù)付款考核體系才能夠發(fā)揮其在管理應(yīng)用中的作用。

三、嚴(yán)格控制企業(yè)預(yù)付款相關(guān)的審批流程

嚴(yán)格控制企業(yè)預(yù)付款相關(guān)的審批流程，首先需構(gòu)建并完善供應(yīng)商信用評(píng)估系統(tǒng)，然后是建立嚴(yán)格的預(yù)付款審批流程。

構(gòu)建并完善供應(yīng)商信用評(píng)估系統(tǒng)。首先在于供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)合作時(shí)，首先是對(duì)供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)狀況、信用情況等信息進(jìn)行深入分析，并對(duì)即將進(jìn)行的合作做可行性分析。對(duì)于供應(yīng)商的信用評(píng)價(jià)可以交給專(zhuān)業(yè)的信用評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行。信用評(píng)估對(duì)企業(yè)的重要性不言而喻，其中必須由法律顧問(wèn)、企業(yè)管理人員、分管領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員組成，必須由多方員工嚴(yán)格把關(guān)，這樣才能有效的降低預(yù)付款可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，將預(yù)付款管理作用最大化。

建立嚴(yán)格的預(yù)付款審批流程。為了加強(qiáng)預(yù)付管理系統(tǒng)的執(zhí)行力度，首先就是加強(qiáng)企業(yè)的預(yù)付款審批管理。只有建立嚴(yán)格的預(yù)付款審批程序才是有效規(guī)避預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)的措施，特別是與預(yù)付金額較大的供應(yīng)商合作時(shí)。在執(zhí)行過(guò)程之前，組成專(zhuān)家小組對(duì)相關(guān)合同條款進(jìn)行詳細(xì)的審查；在執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程或者供應(yīng)商提供專(zhuān)業(yè)的擔(dān)保服務(wù)，才執(zhí)行付款的操作。確保企業(yè)能夠在面臨意外狀時(shí)還能處于有利地位。

四、加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付款對(duì)賬工作

預(yù)付款執(zhí)行后，企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)要及時(shí)進(jìn)行對(duì)賬工作，其中包括做賬和結(jié)賬，能夠在當(dāng)月的總賬和明細(xì)中反映。對(duì)完賬過(guò)后將預(yù)付與應(yīng)付賬款進(jìn)行分類(lèi)，得出預(yù)付賬款的余額，按照時(shí)間進(jìn)行劃分賬齡，超時(shí)的預(yù)付款明細(xì)交給采購(gòu)部門(mén)核對(duì)，對(duì)于已經(jīng)付款但是貨物以及相關(guān)憑證還沒(méi)有到手的預(yù)付賬款，如果債務(wù)人出現(xiàn)意外狀況，如破產(chǎn)或者死亡而無(wú)法收回時(shí)，會(huì)計(jì)應(yīng)將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款并且要求經(jīng)辦人員追討貨物，如果造成損失就對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行相應(yīng)處罰；如果已經(jīng)付款，貨物已到，但是憑證未到時(shí)，先暫估之后再索要發(fā)票，如果超過(guò)規(guī)定期限未取得發(fā)票者，也可以按發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)預(yù)付款的對(duì)賬工作來(lái)強(qiáng)化企業(yè)的預(yù)付賬款的管理。

［1］安喜秀.淺談?lì)A(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)與防范［J］.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2014，06：48.

［2］孫慶成 .淺析企業(yè)預(yù)付賬款的管理［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2015，36.

［3］唐謙.探析預(yù)付賬款成因及管理［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013，10X：195.

（作者單位：白銀有色集團(tuán)股份有限公司）