基于文檔一體化的高校檔案信息化管理研究

金芳（太原理工大學，太原 0300024）

基于文檔一體化的高校檔案信息化管理研究

金芳
（太原理工大學，太原 0300024）

“文檔一體化”是高校檔案管理的基礎工作，是在網(wǎng)絡信息環(huán)境下提高文檔工作效率、滿足一對多用戶信息需求、實現(xiàn)全方位統(tǒng)一管理的重要舉措。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用為高校實行“文檔一體化”管理提供了技術(shù)支持，本文從檔案信息化管理的視角對高校檔案“文檔一體化”管理進行分析研究。

檔案管理；文檔一體化；信息化建設

1　高校檔案信息化建設的科學內(nèi)涵

隨著網(wǎng)絡信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，實施高校檔案管理的“文檔一體化”是建設高校檔案信息化的必然要求，是體現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理理念的必要手段。對于高校檔案管理而言，高校檔案信息化建設是指運用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，并充分發(fā)揮信息化網(wǎng)絡的特點和優(yōu)勢，借助信息技術(shù)做好檔案管理，保護檔案資料，進而提高檔案利用率。隨著高校檔案信息化建設的不斷發(fā)展，高校檔案管理機構(gòu)的職能與工作體制也隨之發(fā)生變化，高校檔案也呈現(xiàn)更多樣化的形式，比如電子檔案、數(shù)字文件、虛擬網(wǎng)絡資料等，這給高校檔案信息化管理提出了越來越高的要求。

2　“文檔一體化”的理論基礎及實踐現(xiàn)狀

2.1理論基礎

“文檔一體化”在高校檔案信息化建設中實施需要具備一定的理論基礎作為支撐，使其在實踐運用中具有切實的可行性。從文件生命周期理論來看，高校檔案數(shù)量的繁雜突出了文件生命周期的階段性特征，而階段性又是建立在文件整體性的基礎上的，整體性與階段性共同構(gòu)成了文件的運動生命周期，且文件運動的整體性對電子文件的影響巨大，而階段性則對紙質(zhì)文件的影響巨大，這使得“文檔一體化”具有了實施的理論基礎。從文件連續(xù)性理論來看，連貫一致的管理方式、價值的連續(xù)都需要實現(xiàn)“文檔一體化”。此外，檔案與文件管理的繼承性，也是高校檔案管理實現(xiàn)“文檔一體化”的理論基礎。

2.2實踐現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式經(jīng)過長期的研究與發(fā)展已經(jīng)形成了固有的模式與豐富的經(jīng)驗，但隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的出現(xiàn)和普及，傳統(tǒng)檔案管理體系受到了較大的影響和沖擊，尤其是國家提出的無紙化、節(jié)能減排等理念，更是將“文檔一體化”推向了研究與實踐的前沿。“文檔一體化”的實踐來看，我國高校檔案信息化管理中“吉林模式”“攀枝花模式”等都代表了正確的方向。文檔一體化在我國高校檔案管理的實踐中獲得了廣泛的認識，并逐漸發(fā)展成為當前檔案管理的主要形式，但是在實現(xiàn)多種發(fā)展與功能的同時，還存在一定的缺陷，尤其在“文檔一體化”管理軟件的開發(fā)和功能上，需要改進和完善的地方還很多。

2.3實施障礙分析

對我國高校檔案管理中“文檔一體化”實施的實踐調(diào)查結(jié)果可知，仍然存在諸多實施障礙因素。一是高校檔案管理中普遍缺乏“文檔一體化”意識，比如學術(shù)界意見不統(tǒng)一，領導部門涼至不管，基層工作人員抱無所謂態(tài)度；二是“文檔一體化”的體制存在弊端，比如檔案部門的附屬性，文檔質(zhì)量監(jiān)督、指導與管理的不統(tǒng)一性，文書工作與檔案工作的分開管理等；三是組織建設不健全，沒有清晰的劃分組織業(yè)務；四是技術(shù)運用不充分，無論是硬件還是軟件開發(fā)，均存在較大的問題。

3　加強高校檔案“文檔一體化”管理的有效措施

3.1加強文件管理的標準化與規(guī)范化

在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，強化文件管理與檔案管理之間的關聯(lián)性，基于網(wǎng)絡信息技術(shù)尋找二者的切合點，對文件管理與檔案管理進行標準化與規(guī)范化，將二者放在一個綜合的管理系統(tǒng)中，并使其作為前后銜接、相互影響的子系統(tǒng)，統(tǒng)一的組織和控制整個文件的生命過程。因此為了實現(xiàn) “文檔一體化”管理，必須強化文件管理的標準化與規(guī)范化，為推行文檔一體化管理服務。

3.2建立統(tǒng)一的文檔一體化管理業(yè)務規(guī)范

從檔案管理與文件管理的實際情況來看，由于二者之間實現(xiàn)信息化管理的過程中存在技術(shù)與標準上的差異，這就需要在建立“文檔一體化”系統(tǒng)時嚴格確保文件與檔案的統(tǒng)一執(zhí)行標準，強化操作的標準化與規(guī)范化，確保文檔數(shù)據(jù)交換與共享的統(tǒng)一標準。此外，文件與檔案的產(chǎn)生過程、各種裝具等必須嚴格按照國家統(tǒng)一規(guī)格進行統(tǒng)一編號，增強文檔管理中各部門與人員的“文檔一體化”意識。

3.3實施合理的技術(shù)運用

“文檔一體化”需要必需的技術(shù)作為支撐，比如電子文件歸檔技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)等。根據(jù)所需技術(shù)性質(zhì)的不同，大體可分為理念技術(shù)和信息技術(shù)兩大類，其中理念技術(shù)包括全程管理原則、前端控制原則等。文件全程管理設計文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及管理要求、結(jié)果控制，文件的前端控制則包含整體規(guī)劃與業(yè)務環(huán)境提前?！拔臋n一體化”主要用到的信息技術(shù)涵蓋了信息存取技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)。在高校檔案“文檔一體化”管理中，數(shù)據(jù)庫是基礎，網(wǎng)絡互聯(lián)網(wǎng)則是實現(xiàn)“文檔一體化”的核心技術(shù)手段。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.107

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1673-0194（2016）17-0189-01

2016-07-11