農(nóng)業(yè)檔案管理信息化探析

姜嬌（云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院　農(nóng)業(yè)經(jīng)濟與信息研究所，昆明　650000）

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化探析

姜嬌
（云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟與信息研究所，昆明650000）

在信息化時代，紙質(zhì)檔案已無法滿足要求，農(nóng)業(yè)檔案的電子化及其管理信息化是必然趨勢，檔案部門應(yīng)同時開展紙質(zhì)與電子檔案雙軌制歸檔及紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。下面基于農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重要性，探析提出加強農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的措施，希望能為優(yōu)化農(nóng)業(yè)檔案管理工作提供借鑒。

農(nóng)業(yè)檔案；檔案管理；信息化；措施

1　農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重要性

農(nóng)業(yè)檔案是對農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、農(nóng)業(yè)技術(shù)活動過程等的真實記錄，包括農(nóng)業(yè)科技工作人員從事農(nóng)業(yè)科研活動的思想、技術(shù)、數(shù)據(jù)、成果及經(jīng)驗等，能為今后開展農(nóng)業(yè)科研工作提供參考依據(jù)，它不僅是深入開展農(nóng)業(yè)活動的重要基礎(chǔ)，是推廣農(nóng)業(yè)技術(shù)成果的重要載體，更是農(nóng)業(yè)單位推進自身可持續(xù)發(fā)展的寶貴智力資源。所以農(nóng)業(yè)檔案管理是組成農(nóng)業(yè)管理工作的重要部分，只有在信息化時代完善農(nóng)業(yè)檔案管理信息化制度體系，加強農(nóng)業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及服務(wù)工作，加快農(nóng)業(yè)檔案管理信息化進程，實現(xiàn)對農(nóng)業(yè)檔案信息資源的充分利用及共享，才能使農(nóng)業(yè)檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益、社會效益，加強農(nóng)業(yè)檔案管理信息化至關(guān)重要。

2　加強農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的措施

2.1建立健全檔案制度體系

對農(nóng)業(yè)檔案管理信息化而言，引入關(guān)注民生、服務(wù)百姓的理念是首要前提，以此帶動體制創(chuàng)新。一是創(chuàng)新農(nóng)業(yè)檔案管理模式，針對農(nóng)業(yè)檔案管理信息化制定相應(yīng)的工作責(zé)任制，明確有關(guān)部門的責(zé)任，形成職責(zé)明晰、協(xié)作有效、合力推進的良性檔案管理信息化模式。二是創(chuàng)新農(nóng)業(yè)檔案管理方式，摒棄以往坐等他人送檔案上門的工作模式，積極走出檔案館，深入一線大力宣傳有關(guān)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的法律法規(guī)及工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，讓人們明確經(jīng)濟建設(shè)中農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重要性，使信息化工作深入人心。三是創(chuàng)新協(xié)作機制，由于各地的農(nóng)業(yè)建設(shè)開發(fā)項目越來越多，農(nóng)業(yè)檔案管理不應(yīng)受到檔案館的局限，各級檔案部門需分級分散負(fù)責(zé)開展農(nóng)業(yè)檔案管理信息化工作，掌握基層情況，及時給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并制定規(guī)范要求，在農(nóng)業(yè)檔案管理信息化中推廣個性化服務(wù)，使農(nóng)業(yè)檔案管理信息化發(fā)展保持與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟建設(shè)的同步。

2.2加強收集農(nóng)業(yè)檔案信息

豐富和優(yōu)化農(nóng)業(yè)檔案信息是加強農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的重要前提，必須要加強收集檔案信息。一是按照區(qū)域農(nóng)業(yè)發(fā)展實際，基于充分的調(diào)查和研究，從內(nèi)容、載體等方面拓寬收集農(nóng)業(yè)檔案的范圍，加大接收和征集農(nóng)業(yè)檔案的力度，有目的、有計劃地采集農(nóng)業(yè)檔案信息。二是多個部門應(yīng)共同成立領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)開展農(nóng)業(yè)檔案管理信息化工作，把收集檔案信息提上議事日程，通過聯(lián)合會議的形式定期部署收集農(nóng)業(yè)檔案信息的工作，不僅要明確規(guī)定農(nóng)業(yè)檔案管理信息化中檔案信息的歸檔范圍、移交、保管等要求，還應(yīng)制定檔案接收計劃，通過跟蹤指導(dǎo)確保各部門完整收集農(nóng)業(yè)檔案信息。三是明確接收農(nóng)業(yè)檔案的單位，做好農(nóng)業(yè)檔案的移交進館工作。

2.3實現(xiàn)檔案信息資源共享

農(nóng)業(yè)檔案管理信息化是農(nóng)業(yè)管理工作的需要，是信息化時代檔案管理的必由之路。農(nóng)業(yè)檔案部門可從幾方面入手，加快農(nóng)業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，從而共享檔案信息資源。一是加大資金投入，加快農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實時更新檔案管理設(shè)備，建立軟硬件設(shè)備支撐環(huán)境，同步管理電子檔案、紙質(zhì)檔案。二是積極培育信息人才，讓檔案部門擁有更多既懂檔案專業(yè)知識又懂信息技術(shù)的人才，加強對檔案管理人員實施計算機、信息開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)培訓(xùn)，促使他們緊跟信息時代的步伐。三是利用現(xiàn)代信息技術(shù)完善建立農(nóng)業(yè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及數(shù)字網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺系統(tǒng)，通過各種新媒體讓農(nóng)業(yè)檔案管理從館藏走向全社會，讓人們能共享電子文檔信息，獲得開放式的農(nóng)業(yè)檔案信息服務(wù)。

2.4加強農(nóng)業(yè)檔案安全管理

為加強農(nóng)業(yè)檔案安全管理，應(yīng)在檔案管理實際中實行紙質(zhì)版、電子版共存，而電子文檔的安全管理是工作重點。在農(nóng)業(yè)檔案的電子文檔一體化管理中，電子文檔信息安全風(fēng)險遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)文檔，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)檔案管理并沒有建立完整的電子檔案管理及安全責(zé)任制度，為滿足電子檔案信息的安全要求，嚴(yán)格制定管理法規(guī)迫在眉睫，它能最有效地保證電子文件信息的完整性、可靠性與安全性。因此，農(nóng)業(yè)檔案部門應(yīng)將電子文檔安全管理作為主體，在安全管理規(guī)章的支撐下完善電子文檔信息安全管理法規(guī)及制度，充實和細(xì)化農(nóng)業(yè)檔案管理信息化進程中的電子文檔管理情況，使安全管理更具針對性，以便農(nóng)業(yè)檔案管理信息化有章可循、有法可依。其中，電子文檔安全保密技術(shù)體系的構(gòu)建尤為關(guān)鍵：一要完善建立安全監(jiān)測系統(tǒng)，二要加強農(nóng)業(yè)電子檔案備份機制，三要加強檔案文件存儲及傳輸?shù)男畔⒈Ｃ堋?/p>

3　結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位在信息化時代里務(wù)必要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，憑借現(xiàn)代信息技術(shù)改進檔案管理工作，加快農(nóng)業(yè)檔案管理信息化進程，真正實現(xiàn)對檔案信息資源的交流及共享，提高農(nóng)業(yè)檔案管理水平，為發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)、促進現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動貢獻力量。

主要參考文獻

［1］安娟，呂曉男.信息化時代對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的認(rèn)識與思考［J］.農(nóng)業(yè)科技管理，2015（3）：48－50.

［2］羅勁梅，羅冠勇，邱小琴.淺談農(nóng)業(yè)科研檔案管理及信息化的應(yīng)用［J］.中國集體經(jīng)濟，2014（22）：35－36.

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.106

G271

A

1673-0194（2016）17-0187-02

0引言

2016-07-11息化水平。

如今，信息、信息技術(shù)在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中扮演的角色越來越重要，加強檔案管理信息化是主要潮流，是國家信息化建設(shè)的組成部分之一。鑒于此，農(nóng)業(yè)檔案部門應(yīng)積極把檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化、信息化，致力于提高農(nóng)業(yè)檔案管理信