關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的探討

孟祥霞，孟祥革，韓　東，蘆麗麗（牡丹江師范學(xué)院，黑龍江　牡丹江 157011）

關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的探討

孟祥霞，孟祥革，韓東，蘆麗麗
（牡丹江師范學(xué)院，黑龍江牡丹江 157011）

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)信息處理方式，極大地簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)核算流程，方便了會(huì)計(jì)信息的提供。但是，電算化系統(tǒng)也對(duì)會(huì)計(jì)核算環(huán)境、會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與防范提出了更高的要求。本文以會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響為切入點(diǎn)，探討了電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)相比在內(nèi)部控制對(duì)象、控制方式、信息存儲(chǔ)方式等方面發(fā)生的重要改變，進(jìn)而提出了適用于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的更加完善的內(nèi)部控制體系。

會(huì)計(jì)電算化；電算化系統(tǒng)；內(nèi)部控制

1　會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

1.1會(huì)計(jì)內(nèi)部控制對(duì)象發(fā)生變化

手工會(huì)計(jì)主要通過(guò)會(huì)計(jì)核算流程和會(huì)計(jì)人員崗位、權(quán)限設(shè)置進(jìn)行監(jiān)督和控制，以確保會(huì)計(jì)核算環(huán)環(huán)相扣、會(huì)計(jì)信息客觀完整，為利益相關(guān)者提供有用的會(huì)計(jì)信息。電算化會(huì)計(jì)不僅需要會(huì)計(jì)人員，更需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支撐；不僅需要設(shè)置會(huì)計(jì)崗位，還需要設(shè)置電算化崗位；會(huì)計(jì)核算流程不再單單是人與人之間的交接和監(jiān)督，更需要人機(jī)的相互配合；會(huì)計(jì)電算化不再是會(huì)計(jì)核算流程的全程監(jiān)管，而強(qiáng)調(diào)初始數(shù)據(jù)的錄入和審核，更多的后續(xù)會(huì)計(jì)處理是由電算化系統(tǒng)自動(dòng)完成。在這種情況下，內(nèi)部控制除了做好手工操作部分的監(jiān)控，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)操作部分進(jìn)行控制，及時(shí)做好計(jì)算機(jī)安全維護(hù)，確保電算化系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。

1.2會(huì)計(jì)內(nèi)部控制方式發(fā)生變化

手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是以憑證—賬簿—報(bào)表的會(huì)計(jì)核算組織程序設(shè)計(jì)的，其內(nèi)部控制方式是通過(guò)憑證復(fù)核、賬簿記錄、賬證核對(duì)、報(bào)表審批等方式實(shí)現(xiàn)的，控制關(guān)鍵點(diǎn)存在于業(yè)務(wù)流程的多個(gè)環(huán)節(jié)。電算化會(huì)計(jì)重在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入，許多人為操作程序被簡(jiǎn)化，重復(fù)、不增值環(huán)節(jié)的消除使內(nèi)部控制力度削弱，口令授權(quán)的形式存在密碼被盜甚至篡改風(fēng)險(xiǎn)，如果對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置不合理，系統(tǒng)將缺乏有效的反饋機(jī)制來(lái)約束其對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)督，系統(tǒng)中的一些會(huì)計(jì)信息將會(huì)變得非常透明，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全防范存在漏洞，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大，有可能導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。

1.3會(huì)計(jì)內(nèi)部控制流程發(fā)生變化

手工會(huì)計(jì)是通過(guò)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料的層層傳遞逐漸完成會(huì)計(jì)的核算和審核工作，形成了嚴(yán)密的、互相牽制的會(huì)計(jì)工作體系。而電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一次性輸入和即時(shí)傳遞給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問(wèn)題，一次輸入完成的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)是通用的，缺少手工會(huì)計(jì)下對(duì)數(shù)據(jù)的重復(fù)核對(duì)和檢驗(yàn)工作，如果初始數(shù)據(jù)錄入有誤，將會(huì)致使錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)自動(dòng)在系統(tǒng)內(nèi)的賬簿上被錯(cuò)誤記錄，并最終導(dǎo)致來(lái)自系統(tǒng)數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)報(bào)表有誤，提供的會(huì)計(jì)信息失去客觀性，造成企業(yè)相關(guān)決策失誤，電算化系統(tǒng)下無(wú)法形成整個(gè)過(guò)程的監(jiān)控。

1.4會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)形式發(fā)生變化

手工會(huì)計(jì)形成的信息最終以紙質(zhì)的憑證、賬簿和報(bào)表留存下來(lái)，從而保證了會(huì)計(jì)資料的安全完整。電算化會(huì)計(jì)的信息存儲(chǔ)主要是電子形式的機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)，這種沒(méi)有實(shí)物載體的電子信息極易被盜取、篡改、偽造而沒(méi)有任何痕跡，削弱了紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料所具有的控制功能，電子會(huì)計(jì)信息的輸出、備份和存儲(chǔ)等增加了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容和難度。

2　建立和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施

2.1建立健全內(nèi)部控制制度

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的環(huán)境和方式都發(fā)生了變化，適用于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的個(gè)性化內(nèi)部控制體系構(gòu)建顯得尤為重要。崗位手冊(cè)、嚴(yán)格的管理規(guī)章、權(quán)限劃分、崗位職責(zé)、各項(xiàng)控制制度、操作流程等都是制度中必須具備的。計(jì)算機(jī)崗位設(shè)置與財(cái)務(wù)人員崗位設(shè)置相分離，業(yè)務(wù)部門、信息部門、計(jì)算機(jī)管理部門相互獨(dú)立；數(shù)據(jù)庫(kù)管理授權(quán)和財(cái)務(wù)軟件操作授權(quán)分別由不同人員進(jìn)行；讓實(shí)際業(yè)務(wù)操作人員和系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)等技術(shù)人員各自獨(dú)立，做到各司其職。

對(duì)檔案管理制度要格外重視：一是查閱時(shí)手續(xù)完備、做好記錄，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，同時(shí)也要得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在查閱過(guò)程中有關(guān)的會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員也要參與；二是歸檔的及時(shí)性，購(gòu)買、使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的軟件程序和文件細(xì)節(jié)，都需要備份，并按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法安全

2.2加強(qiáng)組織控制、明確職責(zé)分離

電算化系統(tǒng)內(nèi)，某些職責(zé)是不相容的，須制定較完善的組織和控制制度。

2.2.1信息部門和用戶部門職能分離

用戶部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的審批和執(zhí)行，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)起并授權(quán)，信息部門負(fù)責(zé)信息的接收和處理，檢查處理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題并糾正部門內(nèi)部出現(xiàn)的漏洞以及錯(cuò)誤，并將更正后的信息錄入；信息部門不能保管計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以外的任何資產(chǎn)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的記錄單據(jù)和相關(guān)合同、協(xié)議等主要文件的變動(dòng)需用戶部門授權(quán)，信息部門無(wú)權(quán)干涉，且不得私自修改；所有現(xiàn)有系統(tǒng)的改進(jìn)、新系統(tǒng)的應(yīng)用都由用戶部門授權(quán)，信息部門無(wú)權(quán)修改系統(tǒng)程序。

2.2.2信息部門內(nèi)部不相兼容職能分離

首先，軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用分離，軟件開(kāi)發(fā)人員在系統(tǒng)交付使用后不得接觸操作軟件系統(tǒng)，電算化系統(tǒng)運(yùn)行后，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人才能進(jìn)入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)輸入需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格把關(guān)且具有完整無(wú)誤的原始單據(jù)為依據(jù)，數(shù)據(jù)錄入員對(duì)錄入信息有疑問(wèn)，要認(rèn)真核實(shí)，不得擅自修改。其次，系統(tǒng)內(nèi)不相容崗位分離。單據(jù)的錄入和審核應(yīng)分別由不同人員完成，系統(tǒng)中各類人員進(jìn)行合理分工，并制定相應(yīng)管理制度提供保障，以期設(shè)立一種彼此監(jiān)督、彼此約束的保障機(jī)制，達(dá)到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的客觀完整，減少錯(cuò)誤和舞弊發(fā)生。

2.3構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)包括管理風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等，企業(yè)在內(nèi)部控制方面應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)模式確定控制目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，全面系統(tǒng)地、持續(xù)地收集整理相關(guān)信息，為客觀地風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估提供依據(jù)。吸收專家、各部門專業(yè)人員等組成專業(yè)團(tuán)隊(duì)，采用合理的風(fēng)險(xiǎn)分析方法，定性分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率以及風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)?yè)p失的可能性，同時(shí)，運(yùn)用定量分析，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定應(yīng)對(duì)措施。管理者應(yīng)避免主觀臆斷，多聽(tīng)取專家和相關(guān)人士意見(jiàn)，客觀分析，冷靜應(yīng)對(duì)，權(quán)衡利弊，從規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受幾個(gè)方面去選擇合適的措施。

2.4加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

首先，要做到軟件安全。軟件的安裝與修改要做到嚴(yán)格監(jiān)管，定期對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行預(yù)防性檢測(cè)，及時(shí)更新維護(hù)，建立堅(jiān)固的病毒防衛(wèi)體系，禁止私人存儲(chǔ)設(shè)備在系統(tǒng)設(shè)備上使用，軟件系統(tǒng)受到破壞時(shí)，具有強(qiáng)制備份和自動(dòng)恢復(fù)功能。其次，要保證數(shù)據(jù)安全。輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保證不丟失，保證不被盜竊和篡改，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，保證備份數(shù)據(jù)的安全完整。最后，規(guī)范數(shù)據(jù)使用，設(shè)置操作人員的使用權(quán)限，對(duì)于重要、機(jī)密的數(shù)據(jù)，進(jìn)行加密管理。

2.5做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作

檔案保管包括存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的電子數(shù)據(jù)和打印出來(lái)的憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)文件。系統(tǒng)相關(guān)操作人員要注意備份計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的工作數(shù)據(jù)，并且有規(guī)律地存儲(chǔ)到光盤或磁性介質(zhì)上，確保電算化系統(tǒng)遭到破壞后，能在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，降低損失。由于磁性介質(zhì)易盜易篡改的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)由專人保管，并制定相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到戶，電子數(shù)據(jù)的查看和復(fù)制需由上級(jí)主管簽字審批。在保存過(guò)程中要做好防塵、防潮、防磁，更要注意定期的檢查和復(fù)制應(yīng)用磁性介質(zhì)保存的檔案，防止會(huì)計(jì)檔案因磁性介質(zhì)的損壞而丟失。

2.6加強(qiáng)會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人才是內(nèi)部控制實(shí)施的關(guān)鍵，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用不僅要求會(huì)計(jì)人員具備精通的專業(yè)知識(shí)、良好的職業(yè)道德，更要有計(jì)算機(jī)操作技能。注重對(duì)會(huì)計(jì)人員專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)，加深會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化系統(tǒng)和內(nèi)部控制的理解，加強(qiáng)日常防范。

內(nèi)部控制規(guī)范制度、會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度三位一體的復(fù)合型人才的培養(yǎng)是我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的需要。目前，大部分企業(yè)的電算化人員是由財(cái)務(wù)部門的出納和會(huì)計(jì)經(jīng)過(guò)短時(shí)間的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)而來(lái)，他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，除了使用財(cái)務(wù)軟件之外，對(duì)計(jì)算機(jī)本身的知識(shí)知之甚少，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，便會(huì)束手無(wú)策，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，工作成果付諸東流。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)或聘用一批兩棲或三棲人才，既懂會(huì)計(jì)又通計(jì)算機(jī)知識(shí)，甚至還精通企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面知識(shí)，他們能夠熟練地應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，并且精通信息技術(shù)。只有這樣的復(fù)合人才，才能真正推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化管理由“核算型”向“管理型”“智能型”轉(zhuǎn)變。相關(guān)行政和業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極支持并組織財(cái)務(wù)人員及計(jì)算機(jī)崗位人員掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)兩棲或三棲人才，為本企業(yè)建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造良好的條件。

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2016-03-30

黑龍江省高等學(xué)校教改工程項(xiàng)目（JG2014011052，JG2013010540）。保管；三是安全保管，對(duì)重要的材料信息要選擇高質(zhì)的儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行備份，并由財(cái)會(huì)部門和檔案部門指定專人進(jìn)行保管。