關(guān)于辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用的相關(guān)探討

胡敏強(qiáng)（福建省能源服務(wù)有限公司，福建 福州350003）

?

關(guān)于辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用的相關(guān)探討

胡敏強(qiáng)
（福建省能源服務(wù)有限公司，福建 福州350003）

摘要：辦公室是一個單位能夠正?？焖龠\(yùn)營的保障，它服務(wù)于整個機(jī)構(gòu)，其最主要的職責(zé)就是參謀助手和對整個單位進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。隨著社會的不斷發(fā)展，無論是政府單位、高校還是企業(yè)機(jī)構(gòu)都在時代發(fā)展的潮流中不斷地進(jìn)行著改革，尤其是處在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，企業(yè)體制的改革就顯得尤為重要，充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的職責(zé)也被各企業(yè)提上議程。目前，我國企業(yè)辦公室的改革建設(shè)還存在一些問題，使得辦公室工作起不到實(shí)際作用。本文就我國企業(yè)辦公室工作存在的不足之處，提出增強(qiáng)“五種意識”，充分發(fā)揮辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用的建議。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；五種意識；職責(zé)和作用；問題

一、引言

辦公室是一個單位企業(yè)不可或缺的部門，對機(jī)構(gòu)的發(fā)展有著重要的意義。隨著時代的變遷，社會的迅猛發(fā)展，辦公室工作的改革一直從未停止，在新的時期，新的環(huán)境下，辦公室工作的方向也需要不斷地調(diào)整。2014年5月，中共中央總書記習(xí)近平在中央辦公廳的工作視察中提出了“五個堅持”，這“五個堅持”雖然是對黨和國家各級辦公室提出的，但是這“五個堅持”表達(dá)出來的辦公室工作人員應(yīng)該有的五種意識同樣也適用于其他企業(yè)、機(jī)構(gòu)或者團(tuán)體。

辦公室工作的建設(shè)發(fā)展雖然在國外已經(jīng)取得了一定的成就，但是在我國無論是政府單位還是企業(yè)集團(tuán)都仍方興未艾。我國企業(yè)辦公室工作還存在許多不足之處，作為辦公室的工作人員必須認(rèn)識到這些不足之處，并根據(jù)中央的指示，不斷增強(qiáng)“五種意識”，解決辦公室工作中的不足之處，充分發(fā)揮辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，使其為企業(yè)的發(fā)展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

二、我國企業(yè)辦公室工作存在的不足之處

1、對辦公室工作的內(nèi)涵及意義認(rèn)識不到位

我國企業(yè)辦公室工作中存在的首要問題是對辦公室工作的內(nèi)涵以及其意義認(rèn)識不到位。一些企業(yè)特別是中小企業(yè)，有很多的辦公室工作人員都是領(lǐng)導(dǎo)者的親屬，任人唯親的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；還有一些企業(yè)為了能節(jié)省辦公室的開支，所聘請的一些辦公室工作人員沒有較高的文化水平等，文化水平的低下直接導(dǎo)致辦公室工作的效率低下。大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)沒有及時地對辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得辦公室工作人員一直保持著傳統(tǒng)辦公室工作人員的意識，人員意識得不到及時地提升，企業(yè)辦公室的工作能力與企業(yè)的迅速發(fā)展不能相適應(yīng)。辦公室工作的內(nèi)涵及意義如果認(rèn)識不到位，工作人員就不能盡職盡責(zé)，企業(yè)辦公室傳出信息的時效性和真實(shí)性就會大大降低，辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用得不到發(fā)揮，企業(yè)管理就會混亂，很大程度上阻礙了企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。

2、辦公室硬件設(shè)施與人員配備存在問題

硬件設(shè)施是辦公室工作質(zhì)量得以保證的物質(zhì)基礎(chǔ)。辦公室的職責(zé)有很多，企業(yè)辦公室工作種類多達(dá)二三十種，企業(yè)越大，辦公室工作業(yè)務(wù)種類也就越多。有的企業(yè)中一個辦公室的工作人員往往身兼數(shù)職，例如許多企業(yè)往往會使一人負(fù)責(zé)各類文件簽收、審閱、傳達(dá)、存檔、落實(shí)，負(fù)責(zé)公司各類報刊的征訂發(fā)放工作，這樣可以節(jié)省出很多人力資源，但由于人員配備較少，往往使得這些辦公室工作質(zhì)量和效率低下，在一定程度上也降低了工作人員的工作積極性。還有的企業(yè)為了節(jié)省物質(zhì)資源和辦公室設(shè)備往往幾種性質(zhì)不同的辦公室放在一起進(jìn)行辦公，這樣雖然減少了辦公用地，但是直接導(dǎo)致了辦公室工作及管理的混亂，辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用發(fā)揮起來就較為困難，更別說發(fā)揮其參謀助手的作用了。

3、辦公室工作相關(guān)制度不夠完善

現(xiàn)在許多企業(yè)在辦公室規(guī)章制度制定上做的不夠好，許多企業(yè)使用的辦公室規(guī)章制度往往是幾年甚至十年前的，一直沿用，并未根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和社會的發(fā)展來進(jìn)行相應(yīng)的編制和完善，使得辦公室規(guī)章制度名不副實(shí)。無規(guī)矩不成方圓，規(guī)章制度的缺乏會導(dǎo)致責(zé)任不明，使得工作人員責(zé)任意識低下，工作人員就會只顧自己的工作而不從大局出發(fā)，相應(yīng)的辦公室的服務(wù)水平和服務(wù)能力就會大幅度地降低，從而導(dǎo)致辦公室工作人員對一些分工不清的工作相互推諉，工作積極性大幅度降低，影響了工作的正常進(jìn)度，同時，工作人員的意識得不到及時創(chuàng)新，工作理念模糊不清，影響著企業(yè)文化的同時也阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。

三、增強(qiáng)“五種意識”，充分發(fā)揮辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用

1、“五種意識”內(nèi)涵

辦公室是企業(yè)運(yùn)營的樞紐，所以提升企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)能力是企業(yè)改革發(fā)展的首要任務(wù)。在中央不斷號召思想政治建設(shè)這一新形勢下，增強(qiáng)“五種意識”來做好辦公室建設(shè)工作就顯得尤為重要。根據(jù)習(xí)近平總書記的講話，作為辦公室工作人員必須要有大局意識、學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識和效率意識。大局意識就是要求辦公室工作人員在工作時候要善于從整個企業(yè)發(fā)展的角度去考慮問題，去處理問題；學(xué)習(xí)意識，要求各辦公室工作人員不斷學(xué)習(xí)中央出臺的思想政策，以及身邊有利于辦公室工作順利進(jìn)行的相關(guān)內(nèi)容，發(fā)揚(yáng)學(xué)無止境的精神；責(zé)任意識，要求各工作人員要有責(zé)任心，對自己的每項工作負(fù)責(zé)到底；服務(wù)意識，要求辦公室工作人員要不斷發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞的精神，全心全意為他人服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)；效律意識，保證辦公室工作速度快，質(zhì)量高，從而保證企業(yè)各項工作順利開展而提出的。

2、增強(qiáng)“五種意識”的必要性和重要性

“五種意識”對辦公室工作有著重要意義。首先，增強(qiáng)“五種意識”是對工作人員思想政治工作的教育和培養(yǎng)，從而在提升辦公室工作人員素質(zhì)同時，塑造出良好的企業(yè)文化和相應(yīng)的企業(yè)理念。其次，“五種意識”的增強(qiáng)可以更加高效地發(fā)揮辦公室的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)作用，因?yàn)榇缶忠庾R就是從整個企業(yè)出發(fā)的，這樣就可以保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。最后，“五種意識”在辦公室工作中的普及，可以為我國的思想政治建設(shè)文化建設(shè)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

3、增強(qiáng)“五種意識”的具體措施

（1）加強(qiáng)辦公室人員對“五種意識”的學(xué)習(xí)。企業(yè)要加強(qiáng)辦公室的管理，充分發(fā)揮辦公室參謀助手和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，就必須加強(qiáng)辦公室人員對“五種意識”的學(xué)習(xí)。首先，當(dāng)?shù)卣块T要加強(qiáng)對當(dāng)?shù)馗髌髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)層有關(guān)“五種意識”的教育學(xué)習(xí)，政府部門可以根據(jù)中央出臺的相應(yīng)地政策舉辦教育學(xué)習(xí)班，并要求各企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)習(xí)。其次，企業(yè)內(nèi)部也要加強(qiáng)“五種意識”的學(xué)習(xí)，尤其是對辦公室的工作人員，企業(yè)應(yīng)該要求將相應(yīng)的工作內(nèi)容和要點(diǎn)銘記在心，并且對各工作人員進(jìn)行定期的考核，對于考核不合格的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。最后，提升企業(yè)辦公室工作人員的文化素質(zhì)和工作能力，嚴(yán)格地對進(jìn)入辦公室工作的人員進(jìn)行審查，堅決杜絕任人唯親和走后門的現(xiàn)象。

（2）完善辦公室硬件設(shè)施與人員配備，為增強(qiáng)“五種意識”奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的規(guī)模大小和企業(yè)的發(fā)展方向，合理地對辦公室進(jìn)行人員和設(shè)施的配備調(diào)整，確保人盡其才，物盡其用，為增強(qiáng)“五種意識”奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)以及辦公室工作人員，要樹立從大局出發(fā)的意識，做好辦公室工作的定位，從而進(jìn)行合理地辦公室建設(shè)。只有辦公室的硬件設(shè)施跟上，工作人員才能夠有良好的工作環(huán)境，才能確保辦公室能夠及時地服務(wù)于企業(yè)各個部門，辦公室業(yè)務(wù)的進(jìn)行就會更加的順暢，從而推動著辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用的發(fā)揮。同時，硬件設(shè)施跟上了，工作人員才會意識到企業(yè)對辦公室工作的重視，為后期工作人員增強(qiáng)“五種意識”奠定基礎(chǔ)。

（3）增強(qiáng)“五種意識”，建立健全辦公室工作規(guī)章制度。自律意識要求企業(yè)以及辦公室工作人員要加強(qiáng)自身建設(shè)，在自身建設(shè)的同時，外在的規(guī)章制度的約束也至關(guān)重要。企業(yè)要不斷地完善辦公室工作的規(guī)章制度，保證辦公室工作規(guī)章制度的合法合理化、公正化、程序化以及標(biāo)準(zhǔn)化，使得企業(yè)工作人員有章可依，有例可循。另外還要嚴(yán)格地執(zhí)行辦公室工作規(guī)章制度，建立明確的獎懲措施，對于在辦公室工作過程中出現(xiàn)問題的工作人員應(yīng)及時地進(jìn)行懲處，對于在工作中業(yè)績突出且為企業(yè)辦公室建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的要給予較高的獎勵。完善的規(guī)章制度，合理的獎懲機(jī)制，才能夠保證企業(yè)辦公室工作的流暢性，同時也加強(qiáng)了相關(guān)人員的自律意識和責(zé)任意識。

（4）從大局出發(fā)，明確辦公室工作人員的責(zé)任，提高辦公室服務(wù)水平。要充分發(fā)揮辦公室的作用，在認(rèn)清“五個意識”的基礎(chǔ)上，制定出合理的規(guī)章制度，就需要從大局出發(fā)，對辦公室工作人員的職責(zé)明確規(guī)定，強(qiáng)化責(zé)任意識，并且做好相應(yīng)的監(jiān)督工作。企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門要定期的進(jìn)行辦公室工作的檢查，并對一定時間段內(nèi)的辦公室工作進(jìn)行總結(jié)評價，找出其中的不足之處并及時反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，以便問題得以及時解決。同樣，在落實(shí)責(zé)任的時候，要利用好辦公室服務(wù)性這一特點(diǎn)，因?yàn)檗k公室關(guān)乎整個企業(yè)內(nèi)部上下級、同事之間的聯(lián)系，同時也擔(dān)任企業(yè)與企業(yè)之間進(jìn)行交流合作的信使，故而工作人員在服務(wù)企業(yè)時候要靈活機(jī)動地處理問題，以便各方之間能夠協(xié)調(diào)，從而保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。責(zé)任得以落實(shí)，辦公室的服務(wù)工作質(zhì)量得以提升，辦公室的職能就能夠凸顯，辦公室工作的高效性和準(zhǔn)確性以及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用就可以充分發(fā)揮出來。

四、結(jié)語

辦公室是企業(yè)服務(wù)的核心，而辦公室作用的發(fā)揮是企業(yè)辦公室管理工作中舉足輕重的一項。企業(yè)集團(tuán)要想可持續(xù)發(fā)展，就需要加強(qiáng)辦公室工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，完善硬件設(shè)施，建立健全辦公室工作規(guī)章制度，來增強(qiáng)辦公室人員大局意識、政治意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識和自律意識?！拔宸N意識”的增強(qiáng)，可以充分發(fā)揮辦公室作用。我國各企業(yè)都應(yīng)該響應(yīng)黨中央的相關(guān)政策，做好辦公室業(yè)務(wù)，為企業(yè)自身發(fā)展打下基礎(chǔ)的同時，也為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興這一中國夢做出一定貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

［1］雷振紅：淺談做好辦公室工作的幾點(diǎn)思考［J］．法制與經(jīng)濟(jì)，2014（6）．

［2］郭賢彬：事業(yè)單位辦公室工作創(chuàng)新要點(diǎn)［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2015 （24）．

［3］王昌海：增強(qiáng)“五種意識”提升學(xué)校辦公室工作水平［J］．勝利油田黨校學(xué)報，2014（6）．

（責(zé)任編輯：李曉）