檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

◎王瑜

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檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

◎王瑜

檔案管理工作是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的檔案整理工作，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有助于提高檔案管理水平，提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理的主要工作意義是便于以后工作中需要查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案管理工作的必然要求。本文從多個(gè)方面對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了深入的分析研究，總結(jié)出了檔案管理的重要措施，以促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。

檔案整理工作相對(duì)比較繁瑣，且枯燥無(wú)味，主要的工作內(nèi)容是對(duì)檔案資料和數(shù)據(jù)的收集及整理，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性進(jìn)行日常的維護(hù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是靠管理人員人工分類整理，工作量較大，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了很大的應(yīng)用，檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展要求，需提高檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作研究

檔案管理工作繁瑣性提高了檔案管理工作的難度，對(duì)于檔案管理工作要遵循其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理原則，保證檔案資料和數(shù)據(jù)的完整性和安全性，便于檔案資料和數(shù)據(jù)的搜尋。檔案的前身是公文，公文制發(fā)對(duì)檔案管理有著一定的影響力。公文紙質(zhì)的質(zhì)量決定著檔案資料的存放時(shí)長(zhǎng)，對(duì)檔案資料的安全性和完整性有著重大影響。檔案紙質(zhì)的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范，便于存放和檔案室資料質(zhì)量的整潔性。在檔案的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中不易使用容易褪色的筆種或墨水，要考慮到后續(xù)長(zhǎng)久保管，保證字跡經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間保存仍然清晰如初。

公文檔案標(biāo)題要明確，不可采用簡(jiǎn)化的形式進(jìn)行標(biāo)注，要經(jīng)過(guò)多方審核審批公文標(biāo)題的準(zhǔn)確性，根據(jù)公文標(biāo)題對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。根據(jù)檔案整理需求，對(duì)檔案的文中要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便后續(xù)檔案的查找。

檔案管理工作人員的規(guī)范化管理

檔案管理工作人員是檔案整理的執(zhí)行者，其工作素質(zhì)的培養(yǎng)將關(guān)系著檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。首先是檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的管理，現(xiàn)代化的檔案管理工作隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)入了信息時(shí)代，檔案管理人員要具有專業(yè)的操作技術(shù)，能夠很好的完成檔案管理工作需求。然后是檔案管理工作的交接，檔案管理人員在工作交接時(shí)務(wù)必要具有明確性，確保交接工作的完整性，避免交接工作中出現(xiàn)遺漏，不利于檔案資料和數(shù)據(jù)的完整性。最后要提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，對(duì)于檔案的管理不可馬虎，敷衍了事，要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行檔案整理，方面以后的檔案查找，保證檔案的安全性及完整性。

管理人員要對(duì)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的清理，一些過(guò)期的檔案應(yīng)及時(shí)清理掉，以保證檔案管理的實(shí)效性。檔案管理工作的過(guò)程是收集數(shù)據(jù)資料，將數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理歸檔、保存管理檔案、檔案清理，這是一個(gè)從產(chǎn)生到銷毀的過(guò)程。檔案整理過(guò)程中也分為多個(gè)階段，每個(gè)階段都具有相應(yīng)的實(shí)效性和價(jià)值作用，對(duì)于不同的檔案要采取相應(yīng)的管理措施，對(duì)于失去價(jià)值性的檔案及時(shí)清理掉，提高檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性。檔案管理人員要明確自己的工作內(nèi)容和目標(biāo)，規(guī)范化管理工作人員的日常工作內(nèi)容，制定系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理

檔案管理工作的現(xiàn)代化要求就有必然性，檔案管理工作的繁瑣性和重復(fù)性比較嚴(yán)重，采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)可有效的提高管理工作的效率。制定完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，根據(jù)檔案管理的重要程度、層次性、類別性、效率性，制定一套適合檔案管理工作的管理系統(tǒng)，由管理工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和整理，最大程度的完成了檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化要求。

根據(jù)檔案管理的輕重程度逐步推進(jìn)。計(jì)算機(jī)在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先要根據(jù)檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所用的卷宗進(jìn)行順序排列，在檔案使用中可提高搜尋效率，及時(shí)的找出所需檔案。檔案管理采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的最主要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用，提高檔案的利用率。

檔案管理層次著錄分析研究。檔案管理著錄要具有層次性，可根據(jù)檔案的情況分為案卷級(jí)著錄、文件組合級(jí)著錄、文件級(jí)著錄。分層標(biāo)準(zhǔn)是案卷級(jí)著錄的，是一些利用價(jià)值不高，反映問(wèn)題相對(duì)單一的檔案；文件組合級(jí)著錄的是多個(gè)文件反映同一個(gè)問(wèn)題的檔案，這些問(wèn)題具有相似性，可分為組合的形式進(jìn)行著錄；文件級(jí)著錄是一個(gè)文件反映多個(gè)問(wèn)題，以及文件具有較高的利用價(jià)值。分層著錄極大程度的降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力的使用，提高了管理工作的效率。

根據(jù)檔案類別進(jìn)行分類管理。檔案管理分類根據(jù)檔案的屬性：時(shí)間、內(nèi)容、標(biāo)題、人名、地址等，按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類，這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可減少著錄環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，大大提高了著錄的效率。

尋找關(guān)鍵詞代替主題詞，提高管理工作效率。檔案管理關(guān)鍵詞代替出題詞，很大程度的提高了工作效率，在檔案搜尋過(guò)程中對(duì)于檔案的主題詞往往沒(méi)有關(guān)鍵詞來(lái)的熟悉，從提名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

通過(guò)上述現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可見(jiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，它決定著檔案管理的整潔性、完整性和安全性，以及檔案管理工作的效率。

計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用于檔案管理工作，不僅提高了檔案管理工作的效率，對(duì)檔案資料的完整性和安全性有著重要的作用。加強(qiáng)檔案管理工作人員的規(guī)范性，提高管理人員的工作素質(zhì)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理檔案，保證了檔案的質(zhì)量。對(duì)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行更新清理，將過(guò)期的檔案清理出去，保證檔案的實(shí)效性。完善計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，采用高科技的檔案管理技術(shù)，減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了工作效率，最大化的保證了檔案數(shù)據(jù)的完整性、實(shí)效性和安全性。

（作者單位：鎮(zhèn)賚縣人力資源和社會(huì)保障局）