試析協(xié)同應(yīng)用國際檔案理事會(huì)系列檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)

郝春紅

摘要：本文通過介紹國際檔案理事會(huì)發(fā)布的系列檔案著錄國際標(biāo)準(zhǔn)的研發(fā)背景和主要內(nèi)容，指出協(xié)同應(yīng)用國際檔案理事會(huì)系列檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的必要性，并從結(jié)構(gòu)和內(nèi)容兩個(gè)方面具體分析了協(xié)同應(yīng)用的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)，以期為數(shù)字環(huán)境下我國檔案著錄工作發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案著錄著錄標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同應(yīng)用

Abstract： Based on briefly introducing a series of archival description standards promulgated by the International Council on Archives in research background and main content， this paper points out thenecessityofcollaborativedevelopmentof these archival description standards， then the inter？ nal drive of collaborative development is analyzed from the form and content of description， in order to provide reference for the progress of Chinas ar？ chival description in the digital environment.

Keywords：Archivaldescription；Descriptive standards；Collaborative development

一、引言

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案資源是檔案主體重要的信息資產(chǎn)。如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用，著錄工作是基礎(chǔ)。研究國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，是推動(dòng)檔案著錄工作實(shí)踐的前提。檔案著錄是指捕獲、分析、組織和記錄信息，以便識別、管理、檢索和解釋檔案材料產(chǎn)生背景和文件系統(tǒng)的過程。

迄今，國際檔案理事會(huì)發(fā)布了四個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，分別是《國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（總則）》即ISAD（G）、《國際檔案主體文件標(biāo)準(zhǔn)——公司、個(gè)人和家庭》、ISAAR（CPF）、《國際檔案職能著錄標(biāo)準(zhǔn)》（ISDF）和《國際檔案保管機(jī)構(gòu)著錄標(biāo)準(zhǔn)》（ISDIAH）。[1]其中，國際上對《國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（總則）》的研究成果豐碩，有學(xué)者指出：“《國際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則（總則）》是當(dāng)今國際上被應(yīng)用最廣的國際標(biāo)準(zhǔn)，其采標(biāo)率達(dá)到92%以上，可以說現(xiàn)在世界各國采用檔案著錄時(shí)，沒有不采用、不遵循該標(biāo)準(zhǔn)的?！盵2]國內(nèi)對國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的研究傾向于簡要介紹，而且文章數(shù)量偏少。[3]比較有代表性的研究內(nèi)容體現(xiàn)在：一是介紹標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容，并概括其基本結(jié)構(gòu)、功能和特點(diǎn)；[2][4]二是在此基礎(chǔ)上分析其對我國檔案著錄工作的啟示。[5]本文研究內(nèi)容略有不同，旨在簡介四個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)背景和主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，指出協(xié)同應(yīng)用國際檔案理事會(huì)系列檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的必要性，并從結(jié)構(gòu)和內(nèi)容兩個(gè)方面具體分析協(xié)同應(yīng)用四個(gè)國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)，以期為我國檔案著錄實(shí)踐工作提供參考。同時(shí)，關(guān)于另外三個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的研究整體上很少，而這四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一脈相承，互相聯(lián)系，是國際檔案理事會(huì)頒布的成套檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，本文認(rèn)為協(xié)同應(yīng)用才能發(fā)揮其最大作用。

二、四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的研發(fā)背景及主要內(nèi)容

（一）研發(fā)背景

自國際檔案理事會(huì)1989年正式開始標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)后，它的一項(xiàng)重要任務(wù)就是研究檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。隨后的二十多年里，國際檔案理事會(huì)共發(fā)布了四個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。具體研發(fā)內(nèi)容如表1所示。

由表1可知，國際檔案理事會(huì)設(shè)置了專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)四個(gè)國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)，而且還對ISAD（G）和ISAAR進(jìn)行修訂。其中ISAD（G）的第二版、ISAAR的第二版及ISDIAH分別是在第14、15和16屆國際檔案大會(huì)上作為重要理論成果發(fā)布，說明國際檔案理事會(huì)非常重視檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的研發(fā)。

（二）主要內(nèi)容

1.ISAD（G）包括7個(gè)大項(xiàng)，26個(gè)小項(xiàng)。七大類項(xiàng)包括特征、背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)、獲取和利用條件、相關(guān)檔案材料、一般附注和著錄控制。[6]其中特征項(xiàng)包括5個(gè)小項(xiàng)，揭示了檔案的外部表征信息；背景項(xiàng)包括4個(gè)小項(xiàng)；內(nèi)容和結(jié)構(gòu)項(xiàng)包括5個(gè)小項(xiàng)，主要說明了形成檔案的責(zé)任者、機(jī)構(gòu)和保管場所的歷史背景信息，以及檔案內(nèi)容和保管過程中產(chǎn)生的信息；著錄控制項(xiàng)包括3個(gè)小項(xiàng)，主要是為了規(guī)范監(jiān)管檔案著錄工作。

2.ISAAR包括4個(gè)大項(xiàng)，27個(gè)小項(xiàng)。四大類項(xiàng)分別是特征、描述、關(guān)聯(lián)和控制。[7]其中，特征項(xiàng)包括6個(gè)小項(xiàng)，揭示了檔案主體的基本信息；描述項(xiàng)包括8個(gè)小項(xiàng)，描述了檔案主體背景及內(nèi)部結(jié)構(gòu)信息；關(guān)聯(lián)項(xiàng)包括4個(gè)小項(xiàng)，主要揭示主體著錄信息之間層級和時(shí)間上的關(guān)聯(lián)；控制項(xiàng)包括9個(gè)小項(xiàng)，主要是為了規(guī)范著錄工作。

3.ISDF包括4個(gè)大項(xiàng)，22個(gè)小項(xiàng)。四大類項(xiàng)分別是特征、背景、關(guān)聯(lián)和控制。[8]其中，特征項(xiàng)包括4個(gè)小項(xiàng)，揭示了職能基本信息；背景項(xiàng)包括4個(gè)小項(xiàng)，描述了職能的歷史沿革、作用、目的和相關(guān)法規(guī)文件等；關(guān)聯(lián)項(xiàng)包括5個(gè)小項(xiàng)、控制項(xiàng)包括9個(gè)小項(xiàng)，主要揭示了職能著錄信息之間層級和時(shí)間上的關(guān)聯(lián)，并對職能著錄工作進(jìn)行了規(guī)范控制。

4.ISDIAH包括6個(gè)大項(xiàng)，32個(gè)小項(xiàng)。六大類項(xiàng)包括特征、聯(lián)系方式、描述、獲取、服務(wù)和控制。[9]其中，特征項(xiàng)包括6個(gè)小項(xiàng)，揭示了保管機(jī)構(gòu)的基本信息；描述項(xiàng)包括8個(gè)小項(xiàng)，描述了檔案保管機(jī)構(gòu)背景及內(nèi)部構(gòu)成信息；控制項(xiàng)包括9個(gè)小項(xiàng)，規(guī)范控制了檔案保管機(jī)構(gòu)的著錄工作。

三、協(xié)同應(yīng)用四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的必要性

國際檔案理事會(huì)陸續(xù)發(fā)布的四個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，ISAD（G）是應(yīng)用最廣泛的，其采標(biāo)率達(dá)到92%以上。那為什么國際檔案理事會(huì)還依次發(fā)布了之后的三個(gè)國際著錄標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)這四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)配套應(yīng)用呢？筆者認(rèn)為這是實(shí)踐工作推動(dòng)理論發(fā)展的必然結(jié)果。

（一）協(xié)同應(yīng)用有助于著錄信息去重

ISAD（G）為全宗及其組成部分提供了著錄指導(dǎo)，涵蓋了檔案形成者主體、形成者職能以及保管機(jī)構(gòu)的相關(guān)著錄信息。它的主要特點(diǎn)是提出了多級著錄規(guī)則，著錄從全宗到單份文件的所有檔案，適用范圍最廣。多級著錄規(guī)則是指著錄從整體到局部的過程、著錄層級相關(guān)信息、著錄不同著錄項(xiàng)之間的關(guān)系。多級著錄規(guī)則可以有效地保障不同著錄層級的文件之間的聯(lián)系，但也存在信息多次重復(fù)的問題，因此國際檔案理事會(huì)考慮到著錄信息去重的問題，又專門研發(fā)了接下來的三個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)。

ISAAR為檔案材料形成者主體信息提供了著錄指導(dǎo)；ISDF為檔案形成者的職能提供了著錄指導(dǎo)；為了更好地促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的利用，ISDIAH為檔案保管機(jī)構(gòu)提供了著錄指導(dǎo)。國際檔案理事會(huì)的四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在時(shí)間上是延續(xù)的，后一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)以之前標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。此外，在制定過程中，ISAD（G）與另外三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)呈現(xiàn)總分的發(fā)展趨勢。這四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間是互相統(tǒng)一的整體，協(xié)同應(yīng)用有助于著錄信息去重，提高檢索效率。

（二）協(xié)同應(yīng)用有助于增強(qiáng)整套標(biāo)準(zhǔn)體系的靈活性

ISAAR的主要特點(diǎn)是將文件形成者主體信息從ISAD（G）中剝離出來，使文件主體信息與文件材料之間能夠更好地建立關(guān)聯(lián)；ISDF的主要特點(diǎn)是將文件形成主體的職能剝離出來，使形成者職能和文件材料以及文件主體之間建立獨(dú)立關(guān)聯(lián)。ISDIAH的主要特點(diǎn)是將檔案保管機(jī)構(gòu)從ISAD（G）中剝離出來，使檔案保管機(jī)構(gòu)與檔案材料、檔案主體及職能分別建立關(guān)聯(lián)。它們之間主要通過四種方式建立關(guān)聯(lián)：一是文件材料的檔號、題名。二是文件材料的類型，包括檔案材料的層級、描述信息、檢索工具、相關(guān)出版材料、網(wǎng)站、展覽品、紀(jì)錄片或口述史料。三是關(guān)聯(lián)的本質(zhì)信息，包括形成者、保管者、擁有者、作者、主題和版權(quán)所有者。四是文件材料之間在時(shí)間上的關(guān)聯(lián)。將標(biāo)準(zhǔn)的部分功能獨(dú)立之后，其相互之間可以分別建立關(guān)聯(lián)，協(xié)同應(yīng)用有助于增強(qiáng)整套標(biāo)準(zhǔn)體系的靈活性，豐富檢索策略，有利于檢索利用。

四、協(xié)同應(yīng)用四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)分析

雖然國際檔案理事會(huì)發(fā)布以上四個(gè)國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的初衷是希望用戶能夠?qū)⑺鼈儺?dāng)成一個(gè)有機(jī)整體協(xié)同應(yīng)用，但是現(xiàn)實(shí)并不理想。實(shí)際應(yīng)用中，三個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)期，因此國家檔案理事會(huì)在2012年授命成立檔案著錄專家團(tuán)隊(duì)，并要求該團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)開發(fā)檔案著錄概念模型，整合并協(xié)調(diào)國際檔案理事會(huì)目前存在的四個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。成立該團(tuán)隊(duì)的核心任務(wù)就是開發(fā)協(xié)同應(yīng)用概念模型，該模型預(yù)計(jì)于2016年面世，以反映當(dāng)前國際檔案專家的共識，便于檔案共同體在當(dāng)前新興通訊技術(shù)的發(fā)展背景下充分合作并加強(qiáng)檔案利用，從而促進(jìn)對全人類檔案的理解，[1]可見，國際檔案理事會(huì)在研發(fā)四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的過程中，充分考慮了其協(xié)同應(yīng)用的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)。

（一）著錄結(jié)構(gòu)上的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)

表2四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)之間結(jié)構(gòu)上的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)

由表2可知，除了著錄對象本質(zhì)屬性著錄項(xiàng)差異外，還包括ISAD（G）的獲取和利用、相關(guān)檔案材料及一般附注項(xiàng)；ISDIAH的聯(lián)系方式、獲取和服務(wù)項(xiàng)等。四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上，使用了相同的標(biāo)準(zhǔn)語言，大致結(jié)構(gòu)基本一致。

1.從特征項(xiàng)看，四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)都描述了著錄對象的基本表征信息，比如ISAD（G）多級著錄對象的檔號、題名和載體類型。檔案形成者主體、職能和檔案保管機(jī)構(gòu)的類型、名稱、代碼和類別等。

2.從背景項(xiàng)看，四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)都反映了著錄對象的歷史發(fā)展信息。比如ISAD（G）的背景項(xiàng)包括檔案形成者主體名稱、職能歷史沿革、檔案收集和保管歷史沿革等。檔案形成者主體、職能和檔案保管機(jī)構(gòu)存續(xù)時(shí)間、法律地位、權(quán)限規(guī)定文件、內(nèi)部結(jié)構(gòu)和變更信息等。

3.從關(guān)聯(lián)項(xiàng)看，后三個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)都設(shè)置了相互之

間的關(guān)聯(lián)項(xiàng)，主要是通過主體、職能和保管機(jī)構(gòu)名稱、代碼、類型和時(shí)間等著錄項(xiàng)來互相聯(lián)系。其中，ISDIAH的關(guān)聯(lián)項(xiàng)內(nèi)容包含在特征項(xiàng)中。這一大類項(xiàng)的設(shè)置，有效建立了四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)聯(lián)，為四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)共有的著錄項(xiàng)是控制著錄項(xiàng)，ISAD（G）的控制項(xiàng)是著錄時(shí)間、依據(jù)文件以及著錄人員，后三個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)的控制項(xiàng)是代碼、相關(guān)規(guī)范、版本、著錄詳細(xì)程度、形成修訂和銷毀時(shí)間、語言和稿本、來源和維護(hù)記錄等。這充分說明，國際檔案理事會(huì)發(fā)布的四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)在著錄過程中規(guī)范可控，便于協(xié)同應(yīng)用。

（二）著錄內(nèi)容上的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)

由圖1可知，國際檔案理事會(huì)發(fā)布的四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)是通過檔案層級——全宗、類別、案卷和文件來相互關(guān)聯(lián)的，這極大地提升了協(xié)同應(yīng)用的實(shí)際可操作性。

1.從總體到局部的相互依存發(fā)展過程看，ISAD（G）是關(guān)于全宗及其組成部分的著錄，要綜合考慮所有著錄層面，而后三個(gè)著錄對象則或多或少地是從ISAD（G）中的某一類著錄對象中獨(dú)立出來的。比如在ISAD（G）的背景項(xiàng)中，提到行政管理沿革，就是檔案形成者主體的歷史發(fā)展過程，而這就是ISAAR檔案主體著錄標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。可見，國際檔案理事會(huì)國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)歷了從總體標(biāo)準(zhǔn)到局部標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展過程。1999年發(fā)布ISAD（G）總體規(guī)范性著錄標(biāo)準(zhǔn)后，又在實(shí)際工作的基礎(chǔ)上，對其中的檔案主體、職能和檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行分別著錄，并有針對性地研發(fā)了專門的著錄標(biāo)準(zhǔn)，這說明國際檔案著錄工作經(jīng)歷了從總體到局部的發(fā)展過程。同時(shí)，將檔案主體、職能和檔案保管機(jī)構(gòu)著錄信息分離，協(xié)同應(yīng)用四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)，對于在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下建立檔案材料與檔案主體、機(jī)構(gòu)職能和檔案保管機(jī)構(gòu)之間的關(guān)聯(lián)，促進(jìn)了對檔案材料的檢索和利用，有助于提升實(shí)際部門的檔案工作效率。

2.從四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)聯(lián)看，國際檔案理事會(huì)在發(fā)布ISAD（G）之后，又連續(xù)發(fā)布ISAAR、ISDF和ISDIAH，這三個(gè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)無一不強(qiáng)調(diào)在檔案著錄信息之間建立關(guān)聯(lián)的重要性。這表明檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)從描述著錄項(xiàng)內(nèi)容延展到體現(xiàn)著錄項(xiàng)之間的關(guān)聯(lián)，充分體現(xiàn)了檔案著錄項(xiàng)之間不是孤立的，而是存在有機(jī)聯(lián)系的整體。而檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)聯(lián)，也是協(xié)同應(yīng)用的前提。建立和發(fā)掘著錄項(xiàng)之間的關(guān)聯(lián)，是檔案著錄工作不得不考慮的工作，也是實(shí)際檔案著錄工作中迫切需要解決的問題，其直接影響到檔案信息系統(tǒng)的使用效率。

3.從著錄更全面的檔案信息看，傳統(tǒng)檔案管理“重藏不重用”的思維使檔案著錄工作習(xí)慣從保管的角度出發(fā)設(shè)置著錄項(xiàng)，但是檔案著錄工作的根本目的是為了提供檔案利用，這在當(dāng)前電子環(huán)境中體現(xiàn)得尤為明顯。有學(xué)者指出：“電子環(huán)境中可以將文件管理元數(shù)據(jù)理解為著錄信息?！盵10]文件管理的元數(shù)據(jù)信息是文件生命周期活動(dòng)的完整記錄信息，這也表明著錄工作是一個(gè)持續(xù)文件全生命周期的過程。在這個(gè)過程中，著錄的信息越全面，就越容易檢索到檔案材料。而從利用的角度出發(fā)，顯然協(xié)同應(yīng)用相互關(guān)聯(lián)的國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，更有助于著錄更全面的信息，豐富檢索策略，從而推進(jìn)檔案著錄工作實(shí)踐的發(fā)展。

檔案工作的根本目的是提供利用，而檔案著錄工作是提供利用的前提。我國檔案著錄工作起步早，但發(fā)展滯后。當(dāng)前我國使用的《檔案著錄規(guī)則》（DA/ T18——1999）是在1985年版本的基礎(chǔ)上，適當(dāng)吸取了ISAD（G）的思路和規(guī)定，于1999年以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式再次頒布的。國家檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)對于我國檔案著錄工作實(shí)踐起到了重要的指引作用，但在發(fā)展的過程中，也存在很多問題。比如適用范圍有限，不適應(yīng)電子檔案的著錄，著錄條目不全等問題。因此，應(yīng)充分借鑒國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的采用標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)同應(yīng)用以上四個(gè)著錄標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)數(shù)字環(huán)境下我國檔案著錄工作的發(fā)展。

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