淺析檔案鑒定工作

摘 要：檔案鑒定是檔案管理的重要工作環(huán)節(jié)，檔案鑒定是對(duì)檔案的存與毀、開放與否的唯一手段。做好檔案鑒定工作能夠提高檔案館館藏質(zhì)量，提升合理利用檔案資源的能力，提升檔案管理和服務(wù)水平，保證檔案的安全和合法利用。文章通過闡述檔案鑒定的意義，總結(jié)檔案鑒定中存在的問題，進(jìn)而提出解決的對(duì)策和措施，希望能為廣大檔案管理者提供工作借鑒參考。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定;意義;問題;對(duì)策

檔案鑒定是對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)，其基本內(nèi)容包括三個(gè)方面，一是制訂鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單項(xiàng)規(guī)定和檔案保管期限表;二是具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限;三是挑出無保存價(jià)值的保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理。檔案鑒定工作是衡量單位檔案管理水平高低的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作的質(zhì)量也決定著檔案館館藏檔案的數(shù)量和質(zhì)量，因此檔案鑒定工作具有非常重要的意義，也是檔案管理工作中必不可少的工作環(huán)節(jié)。

1 檔案鑒定工作的重要意義

檔案鑒定工作是檔案管理中的重要組成部分，檔案鑒定的目的是篩選出具有保存意義的有價(jià)值的檔案并對(duì)其進(jìn)行有效的保管，讓其為個(gè)人、國(guó)家和社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值;早期在歸檔立卷時(shí)，因檔案的規(guī)章制度不完善，導(dǎo)致檔案重復(fù)的情況非常嚴(yán)重，因此檔案鑒定工作也可避免因無價(jià)值的檔案或重復(fù)檔案過多造成人力、物力和財(cái)力上的浪費(fèi)。所以，做好檔案鑒定工作能夠有效地促進(jìn)檔案管理中的各項(xiàng)工作，提升檔案管理和服務(wù)水平，推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)健康地發(fā)展。

1.1 檔案鑒定工作有助于提高館藏檔案的質(zhì)量

通過對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，判斷檔案是否具有保存意義，是否具有參考和憑證的作用，是否能夠?yàn)閱挝粍?chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益或社會(huì)效益;剔除無保存價(jià)值的或到期檔案，留下精品檔案，既有利于提高館藏檔案的質(zhì)量，同時(shí)也有利于提高檔案管理工作效率。

1.2 檔案鑒定工作有助于提升檔案資源的合理利用，比如人力、財(cái)力的最優(yōu)化利用

通過對(duì)無保管價(jià)值或到期的檔案進(jìn)行鑒定并且予以銷毀，一方面能使檔案館的存儲(chǔ)空間得到更合理的利用，在一定程度上減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案服務(wù)能力。另一方面，檔案鑒定工作如果能夠科學(xué)地、定期地開展，能夠給單位節(jié)省不必要的開支，讓本就不充裕的檔案經(jīng)費(fèi)得到更加合理地利用，更好地改善檔案館、檔案設(shè)備以及人員等檔案基礎(chǔ)設(shè)施。

1.3 檔案鑒定工作有助于提高檔案管理和服務(wù)水平

通過開展檔案鑒定工作，能夠盡早發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足之處，比如檔案的立卷、整理、統(tǒng)計(jì)、編目、利用以及保管等工作環(huán)節(jié)的問題，在鑒定時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效的補(bǔ)救措施，避免出現(xiàn)長(zhǎng)久性的工作失誤，從而提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)質(zhì)化服務(wù)，進(jìn)一步提高檔案人員的社會(huì)地位。

2 檔案鑒定工作存在問題

2.1 對(duì)檔案鑒定工作不夠重視

據(jù)了解，大部分單位對(duì)檔案鑒定工作的重視程度不夠，對(duì)檔案鑒定工作缺乏整體規(guī)劃，只進(jìn)不出的現(xiàn)象較嚴(yán)重，有些單位甚至從未開展過檔案鑒定工作，檔案的數(shù)量有增無減。有的檔案館從建成之日起從未重新調(diào)整或建造，導(dǎo)致檔案館的存儲(chǔ)壓力越來越大，甚至出現(xiàn)因檔案太多導(dǎo)致檔案存放無序的現(xiàn)象，一旦需要調(diào)用檔案需要花大量的時(shí)間和精力。因此，檔案鑒定工作的滯后已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案館日常檔案管理工作的開展。

2.2 檔案鑒定工作無具體的操作規(guī)范

2018年10月，國(guó)家檔案局發(fā)布13號(hào)令（《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》），規(guī)定了檔案鑒定工作的大概流程，但未細(xì)化檔案鑒定的具體實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，檔案鑒定人員仍然很難把控鑒定尺度，并且每個(gè)單位的實(shí)際情況不一樣，也不具備參考價(jià)值[1]。另外，檔案鑒定工作有一定的主觀性和隨意性，每個(gè)人對(duì)檔案價(jià)值的理解程度不一樣，這都是導(dǎo)致檔案鑒定工作難以開展的重要因素。

2.3 檔案鑒定工作缺乏人力保障

檔案鑒定工作需要有較高的專業(yè)素質(zhì)，要對(duì)檔案內(nèi)容熟悉，有豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，有廣闊的知識(shí)面和較強(qiáng)的責(zé)任心[2]。據(jù)了解，目前，各個(gè)單位具備全面素養(yǎng)的檔案鑒定人員比較缺乏，這也是影響檔案鑒定工作順利開展的主要因素。

3 做好檔案鑒定工作的對(duì)策與建議

3.1 樹立檔案“精”的意識(shí)

檔案鑒定工作人員要樹立檔案“精”的意識(shí)，檔案不是多多益善，也不能只進(jìn)不出，要從意識(shí)上加以改變，將“多”的意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬钡囊庾R(shí)。在具體的檔案鑒定工作中，檔案鑒定工作人員要突出重點(diǎn)，從思想上有“精”的意識(shí)，從而建立精品檔案。精品檔案的建立一方面便于更好的發(fā)揮檔案價(jià)值，另一方面，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，最重要的精品檔案可以被重點(diǎn)照顧，快速地轉(zhuǎn)移，最大程度上保證檔案的安全。

3.2 依法定期開展到期檔案鑒定工作

國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中第四十三條規(guī)定，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置，保留仍有價(jià)值的檔案并且重新鑒定其保管期限，銷毀或妥善處理已經(jīng)失去價(jià)值的檔案。因此，各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，制定檔案鑒定制度并且定期開展鑒定工作，同時(shí)應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況和發(fā)展變化，不斷完善和改進(jìn)檔案鑒定制度，讓檔案鑒定工作更加規(guī)范和科學(xué)。檔案鑒定工作宜早不宜遲，越早越容易開展，對(duì)檔案管理工作越有利。在開展檔案鑒定工作之前，應(yīng)成立由檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和專業(yè)人員等組成的檔案鑒定小組，通過計(jì)劃性的、有組織、有條理的工作方式定期開展檔案鑒定工作。在檔案鑒定過程中，要從檔案的來源、內(nèi)容、形式特征和效益等幾個(gè)方面作為參考依據(jù)。檔案的來源是指檔案的形成部門，一般本單位的檔案都需要重點(diǎn)和長(zhǎng)期保存，外單位來文可以根據(jù)與本單位的關(guān)系來判斷檔案的價(jià)值。檔案的內(nèi)容是鑒定檔案的重要依據(jù)，主要是鑒定檔案的重要性、典型性、時(shí)效性等因素，檔案的重要性、典型性和時(shí)效性程度越高就越有保管價(jià)值。檔案的形式特征是指檔案的形成時(shí)間、記錄方式、載體形式等，不同形式的特征也會(huì)影響檔案的價(jià)值。檔案的效益就是指檔案的實(shí)用性，要考慮檔案保管投入與利用之間的比產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益。

3.3 提高鑒定人員綜合素質(zhì)水平

檔案鑒定工作的順利開展要依托于高素質(zhì)的人才，檔案鑒定人員應(yīng)具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。因此，檔案鑒定人員需要熟練掌握檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)的法律法規(guī)以及一定的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)結(jié)合自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況，了解被鑒定檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景等，要用歷史的、全面的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)鑒別檔案，讓檔案真正成為具有記錄歷史、傳承文明、造福人類、服務(wù)社會(huì)的寶貴財(cái)富[2]。檔案鑒定人員的綜合素質(zhì)水平?jīng)Q定了檔案鑒定工作的質(zhì)量，一方面鑒定人員要不斷提升自身素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)更新;另一方面，單位也要不斷的引入新鮮血液，引入有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，從而促進(jìn)檔案鑒定工作的順利開展。

3.4 規(guī)范文件材料的價(jià)值鑒定流程

檔案的前身是文件，因此對(duì)文件的價(jià)值鑒定是檔案鑒定工作的基礎(chǔ)，是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，也是最難把握的一項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，對(duì)于文件的價(jià)值鑒定帶有較強(qiáng)的主觀性。同一份文件，從不同的角度，不同的人對(duì)它的價(jià)值鑒定有可能完全不同。為了使這種主觀認(rèn)識(shí)活動(dòng)最大程度地符合實(shí)際、保證鑒定工作的質(zhì)量，避免“有文必檔”、“是檔不歸”的現(xiàn)象，筆者認(rèn)為從以下四個(gè)方面依次開展文件價(jià)值鑒定工作。一是建立明確的文件價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。比如，筆者工作的自然資源部南海局主要依據(jù)《國(guó)家海洋局南海分局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》開展文件的價(jià)值鑒定工作，有針對(duì)性地對(duì)文件材料進(jìn)行篩選。二是要按照“以我為主”的原則，各部門產(chǎn)生的文件材料由各部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)組織初次鑒定工作，對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定的同時(shí)，應(yīng)對(duì)文件的開放性進(jìn)行鑒定，即文件是否公開，公開的范圍等信息進(jìn)行鑒定，保證檔案信息的安全。三是在文件移交時(shí)，由檔案產(chǎn)生部門相關(guān)人員與檔案工作人員成立鑒定小組，按照一定的鑒定原則對(duì)文件的價(jià)值以及保管期限再次進(jìn)行鑒定，提高初次檔案鑒定結(jié)論的客觀性、可靠性和準(zhǔn)確性。四是經(jīng)鑒定小組鑒定后的目錄清單，應(yīng)經(jīng)文件產(chǎn)生部門的負(fù)責(zé)人同意后，最終確定文件的去或留。通過多次的反復(fù)的鑒定，能最大程度避免因工作失誤造成無法挽回的損失，從而影響檔案的利用。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案鑒定工作是檔案管理中一項(xiàng)特別重要的工作，直接影響本單位館藏檔案的質(zhì)量和數(shù)量，也關(guān)系到檔案的存與毀，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)從思想上重視檔案鑒定工作，制定完善的檔案鑒定制度，培養(yǎng)專業(yè)的檔案鑒定人才，規(guī)范檔案鑒定的流程，建立健全的檔案管理體系，從而保證檔案管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]李慧，姜淼.淺談科研單位檔案鑒定工作的重要性[J].網(wǎng)友世界，2014（15）：233-233.

作者簡(jiǎn)介

楊會(huì)（1978-），國(guó)家海洋局南海信息中心（南海檔案館），海洋科學(xué)工程師，研究方向：檔案管理。