關(guān)于民政社會(huì)救助檔案管理的思考

洪坦秋 /山東省威海市文登區(qū)龍山街道辦事處

關(guān)于民政社會(huì)救助檔案管理的思考

洪坦秋 /山東省威海市文登區(qū)龍山街道辦事處

社會(huì)的救助工作對(duì)維持我國(guó)的穩(wěn)定發(fā)展有著非常重要的作用，它不僅是我國(guó)社會(huì)保障中的最后一道防線，同時(shí)也是解決我國(guó)民生問(wèn)題的重點(diǎn)內(nèi)容。民政社會(huì)救助體系的構(gòu)建所涉及的文件材料非常復(fù)雜，而且數(shù)量龐大，如何進(jìn)行民政社會(huì)救助的檔案管理工作已經(jīng)成為了檔案管理著重點(diǎn)研究的課題。在本文中，筆者將對(duì)目前我國(guó)民治社會(huì)救助檔案管理中存在著的問(wèn)題和解決對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)的分析，希望可以給相關(guān)工作者提供一些參考。

社會(huì)救助；檔案管理；存在問(wèn)題；管理對(duì)策

一、民政社會(huì)救助檔案管理工作中存在的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)研究以及結(jié)合筆者多年工作實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)階段在民政社會(huì)救助檔案管理工作中主要存在著以下四方面問(wèn)題：

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理意識(shí)是檔案管理工作這所必須具有的基礎(chǔ)條件，但在目前的民政社會(huì)救助檔案管理工作中，管理意識(shí)欠缺的情況還比較嚴(yán)重。由于受到“輕檔案，重業(yè)務(wù)”傳統(tǒng)思想的影響，許多民政社會(huì)救助檔案管理人員都不重視檔案知識(shí)以及檔案管理的法律法規(guī)，甚至還有部分的領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案管理工作只是管理人員的個(gè)人事情，這種思想的存在非常容易導(dǎo)致檔案資缺少、檔案管理混亂的情況出現(xiàn)，大大降低了檔案資料的保存壽命。

（二）檔案資料缺失或不全

由于民政社會(huì)救助工作所涉及的內(nèi)容非常官?gòu)V泛，使得檔案的資料的數(shù)量越來(lái)越大，而且在其管理工作中，還存在著比較嚴(yán)重的各自管理問(wèn)題，不同業(yè)務(wù)的部門、科室都存在著各自為陣的情況，無(wú)法實(shí)行統(tǒng)一的管理，非常容易導(dǎo)致檔案的缺失。不僅如此，在檔案的收集、整理過(guò)程中，許多部門的都存在著歸檔資料遺漏的情況，這就加大了民政社會(huì)救助檔案管理的難度。

（三）檔案人員專業(yè)知識(shí)缺乏

在近些年中，我國(guó)的有關(guān)部門雖然已經(jīng)逐步建立起了有檔案管理工作的規(guī)章制度，當(dāng)在實(shí)際工作中，制度的落實(shí)程度并不是很高，導(dǎo)致規(guī)則制度的實(shí)際作用沒(méi)有能夠充分的發(fā)揮除了“名存實(shí)亡”的情況非常明顯。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，主要有兩個(gè)方面的原因：第一，相當(dāng)一部分的檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不足，缺乏檔案管理和檔案開(kāi)發(fā)建設(shè)的基本知識(shí)；第二，部分檔案管理工作者認(rèn)為，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行收集、整理，不明白什么樣的檔案資料需要上交，也不清楚怎么樣才算是科學(xué)規(guī)范的管理。

（四）檔案利用效率不高

民政社會(huì)救助工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，而且涉及部門繁多，檔案的種類、數(shù)量都比較復(fù)雜，部分檔案是為廣大群眾直接提供服務(wù)的，當(dāng)在實(shí)際的檔案使用過(guò)程中，存在著比較明顯的利用效率不高的情況，許多需要經(jīng)常使用到的檔案資料的使用程序過(guò)于復(fù)雜，在加深檔案的缺、錯(cuò)漏等情況，使得檔案的利用變得更加困難，從而大大降低的民政社會(huì)救助檔案的使用效率。

二、加強(qiáng)民政社會(huì)救助檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)現(xiàn)階段民政社會(huì)救助檔案管理工作中所存在問(wèn)題，要想確保救助檔案得以發(fā)揮其巨大作用，筆者認(rèn)為民政部分應(yīng)當(dāng)采取以下對(duì)策將此項(xiàng)工作做好。

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，注重資料的系統(tǒng)化收集

要全面提升民政社會(huì)救助檔案管理工作的科學(xué)性及規(guī)范性，首先，必須強(qiáng)化檔案管理工作者的管理意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)干部、管理人員等從根本上意識(shí)到檔案管理工作的重要性。與此同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)的宣傳工作，讓民政社會(huì)救助的檔案管理工作變得更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，根據(jù)管理制度去進(jìn)行檔案管理的每一項(xiàng)工作，有效的提升工作人員的積極性、自覺(jué)性，嚴(yán)格的進(jìn)行歸檔資料的上交工作。除此之外，還應(yīng)該動(dòng)員所有工作人員都參與到檔案的收集工作中，盡最大的努力去保證檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。在檔案資料的使用過(guò)程中，必須進(jìn)行嚴(yán)格交接登記工作，以便清楚的知道檔案的使用動(dòng)態(tài)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著民政社會(huì)救助工作的不斷深入，檔案資料的數(shù)量也在不斷增加、內(nèi)容也變得越來(lái)越的富。同時(shí)檔案資料的載體形式也逐漸多樣化起來(lái)，管理手段也變得更為現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的民政社會(huì)救助檔案管理工作要求檔案管理人員必須具有較好的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，并能夠數(shù)量的運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的問(wèn)題上看，加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是一項(xiàng)非常重要的工作。首先，應(yīng)該通過(guò)開(kāi)展各種專業(yè)技能的培訓(xùn)來(lái)提高相關(guān)工作人員的管理意識(shí)和也是素質(zhì)，并進(jìn)行定期的民政歷史、民政實(shí)踐、民政理論等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，突出檔案管理工作的針對(duì)性與超前性。其次，合理的進(jìn)行管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，促進(jìn)管理人員間的學(xué)習(xí)和提高，為提升檔案管理工作的效率打下良好的基礎(chǔ)。第三，對(duì)檔案管理工作者給予一定的重視和關(guān)系，其中包括政治、生活、工作等方面上的支持和獎(jiǎng)勵(lì)，積極的去了解工作人員的需求和困難，并采取有效的解決措施，這樣不僅可以提高檔案工作人員的積極性和主動(dòng)性，還有利于管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。

（三）完善管理制度，并強(qiáng)化制度的落實(shí)

檔案管理制度是檔案管理工作的重要指導(dǎo)，為此應(yīng)該在深入貫徹并實(shí)施《檔案法》的同時(shí)，還應(yīng)該不斷的完善有關(guān)的檔案管理制度，并建立起一個(gè)健全的保密制度來(lái)維護(hù)和檔案資料的完整性和隱私性。不僅如此，還應(yīng)加強(qiáng)管理制度的落實(shí)工作，讓檔案工作符合規(guī)章制度中的要求，同時(shí)還要求并檔案管理工作向著朝標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化的方向發(fā)展。重視檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并將其歸入到民政工作目標(biāo)考核當(dāng)中，讓民政社會(huì)借助的檔案管理事業(yè)能夠與民政的業(yè)務(wù)共同發(fā)展，共同進(jìn)步。

（四）注重檔案的利用，提高檔案的實(shí)際意義

檔案的收集、管理等工作都是為了可以更好的對(duì)其進(jìn)行利用，所以在加強(qiáng)民政社會(huì)救助檔案資料的管理中，還應(yīng)該注重檔檔案資料的利用，讓檔案資料可以更好的服務(wù)于社會(huì)。建立統(tǒng)一的檔案管理部門，讓各部門、個(gè)科室中的檔案資料可以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣不僅個(gè)可以簡(jiǎn)化檔案的分析、整理過(guò)程，也可以提高檔案的使用率。同時(shí)，還可以剔除檔案使用過(guò)程中的一些不必要步驟，例如：檔案使用的逐級(jí)申請(qǐng)等，從根本上去簡(jiǎn)化檔案管理、檔案使用的步驟，讓民政社會(huì)救助的檔案規(guī)律工作更規(guī)范，讓檔案的更具有實(shí)際意義。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代化的民政社會(huì)救助檔案管理工作，不僅要符合時(shí)代的發(fā)展，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備運(yùn)用當(dāng)檔案管理工作中，從根本上去保證檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，同時(shí)還要提高管理的人員的管理意識(shí)，為提高檔案的使用率帶來(lái)更大的幫助。

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