論煙草行業(yè)財務信息系統(tǒng)的問題及對策

陳東升

摘要：財務管理工作是企業(yè)經營管理中不可或缺的重要核心之一，企業(yè)財務管理水平的高低在一定程度上決定著企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展，那么，如何能夠提高企業(yè)財務管理水平，成為各行各業(yè)的企業(yè)管理者關注的焦點。隨著信息技術的不斷發(fā)展和革新，各行各業(yè)企業(yè)者找到了提高企業(yè)財務管理水平的方法，這既是一個機遇，同樣也是一個挑戰(zhàn)，本文將以煙草行業(yè)為例，針對其財務管理工作與財務信息系統(tǒng)之間的問題進行細致剖析，提出應對措施，協(xié)助各行各業(yè)企業(yè)管理者共同提升財務管理水平。

關鍵詞：財務管理 財務信息化 財務信息系統(tǒng) 軟件權限 問題 應對

一、煙草行業(yè)信息化發(fā)展基本情況

隨著信息技術的不斷發(fā)展和革新，中國煙草行業(yè)的財務管理工作也隨之進行了不斷地變革和發(fā)展，從90年代末期開始推行單機版本的會計核算軟件，煙草行業(yè)初步實現(xiàn)由手工記賬向應用會計核算軟件管理的轉變，在2003年到2008年期間，煙草行業(yè)也進行了會計核算軟件的普及和應用工作，有一部分煙草企業(yè)開始嘗試使用網絡化會計電算化管理，并獲得了一定的成效，隨著時間的推移，這類試點企業(yè)的數(shù)量不斷增加，會計電算化網絡化信息系統(tǒng)的使用在煙草行業(yè)逐漸盛行，初步帶動了煙草行業(yè)財務管理水平的發(fā)展，另外，近年來按照國家局“統(tǒng)籌規(guī)劃、系統(tǒng)設計、整體推進”的要求，各省市結合自身財務管理信息系統(tǒng)建設和管理的總體目標，運用應用集成和數(shù)據中心為核心的基礎技術平臺，實現(xiàn)財務管理信息系統(tǒng)數(shù)據信息內部融合、外部融合、上下貫通。通過數(shù)據傳輸交換平臺實現(xiàn)財務管理信息系統(tǒng)與外部業(yè)務系統(tǒng)、國家局財務管理信息系統(tǒng)之間可靠的數(shù)據傳輸和交換，是實現(xiàn)財務管理數(shù)據“一數(shù)一源、數(shù)入一庫和數(shù)出一門”的重要保障。但在獲得良性發(fā)展的過程中，煙草行業(yè)仍然有部分問題未能有效解決，需要進一步進行探究和處理。

二、煙草行業(yè)在財務信息系統(tǒng)發(fā)展過程中存在的問題

（一）對財務信息化管理及系統(tǒng)建設的重要性認識不到位

1、對財務信息化管理及系統(tǒng)建設的目的了解不足

在煙草行業(yè)內，部分企業(yè)和相應的人員對于財務信息化管理及系統(tǒng)建設的目的了解不足，存在局限性，認為其目的僅僅是為了減輕財務人員的工作量，提高效率，而并沒有認識到財務信息化管理及系統(tǒng)建設不僅可以提高業(yè)務人員的工作效率，還可以將財務和具體業(yè)務融合，提升整個行業(yè)的財務管理水平。

2、管理模式變更，基層企業(yè)主動性不強

在進行財務信息化管理及系統(tǒng)建設過程中，將會對行業(yè)的資金、預算、核算歸集進行集中管理，這樣就會采用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和管理模式，從而會直接改變大多數(shù)企業(yè)的根深蒂固的管理模式，使得各企業(yè)對于新的管理模式不適應，相關推進工作比較被動，基層企業(yè)的主動性較差，直接影響財務信息化管理及系統(tǒng)建設工作。

（二）財務信息化作業(yè)流程尚不規(guī)范和完善

隨著煙草行業(yè)財務管理體系的不斷完善和發(fā)展，基礎的財務制度已可以滿足實際需求，但針對財務信息化作業(yè)流程還未進行細化和完善，在實際系統(tǒng)操作過程中，仍然采取傻瓜式的管理和操作，財務人員并沒有對系統(tǒng)中的各類操作和職責進行了解，使得財務管理存在操作風險，不僅沒有起到提升財務管理水平的作用，反而增加了企業(yè)風險。

（三）煙草企業(yè)缺乏對財務系統(tǒng)數(shù)據進行科學分析與整合的意識

從2009年開始，全國煙草企業(yè)統(tǒng)一使用用友軟件公司專門為煙草行業(yè)開發(fā)的ERP，系統(tǒng)中包含有會計核算、報表管理、資產管理、資金管理、預算管理、采購銷管理、報銷管理等模塊，從一定意義上推動了信息化的進程，但從煙草企業(yè)實際操作過程中發(fā)現(xiàn)，雖然煙草企業(yè)都已按照要求使用相關系統(tǒng)，但是并沒有對系統(tǒng)數(shù)據管理進行重點關注，仍然處在“因為有系統(tǒng)，所以使用系統(tǒng)”的初級階段，缺乏對于系統(tǒng)數(shù)據的科學分析與整合管理，無法使得系統(tǒng)管理發(fā)揮最大化效用。

（四）煙草企業(yè)信息安全管理不到位，從業(yè)人員系統(tǒng)信息安全意識淡薄

隨著煙草企業(yè)財務信息系統(tǒng)不斷應用到實際工作中，提升了企業(yè)各類業(yè)務工作的效率，但同時，其所帶來的安全風險也相應的增大，從內部角度考慮，員工結構、數(shù)量的頻繁變化以及不良思想的沖擊，都會給企業(yè)信息安全造成不可挽回的損失，從外部角度考慮，企業(yè)網絡與外部網絡的鏈接更加頻繁和緊密，增加了外部網絡病毒對企業(yè)信息破壞的風險。這樣，可能導致企業(yè)內部信息泄露或遭到破壞，直接影響煙草企業(yè)的生存和發(fā)展。而目前煙草行業(yè)尚未意識到這一點，各煙草企業(yè)還未建立相應的信息安全管理流程，相應的人員也缺乏必要的信息安全管理意識，使得煙草企業(yè)面臨嚴峻的信息安全風險的考驗。

（五）具備財務和信息技術知識的綜合人才不足

財務管理工作對于專業(yè)性知識的要求很高，信息技術開發(fā)工作的技術性也比較高，目前，在各行業(yè)的財務人員中，能夠既熟悉財務管理，又精通信息技術的人才相對比較少，當然煙草行業(yè)也是其中之一，一般情況下，財務系統(tǒng)的開發(fā)，主要有企業(yè)財務管理人員根據自己的實際業(yè)務內容向軟件開發(fā)企業(yè)提供需求，再由軟件開發(fā)人員進行實際開發(fā)，由于財務人員不了解信息技術方面的知識，系統(tǒng)開發(fā)人員不熟悉財務知識，在軟件開發(fā)過程中常常會出現(xiàn)意見不一致的情況，有時會出現(xiàn)系統(tǒng)設計存在問題，直接影響后期使用，造成使用企業(yè)損失。

（六）財務信息化管理系統(tǒng)的培訓、宣傳對象單一

從目前實際的情況來看，煙草行業(yè)雖然逐漸意識到財務信息化管理及系統(tǒng)建設的重要性，對于相應的培訓工作也在不斷的增加，但是仍然存在一個重要的問題，在實際培訓和宣傳過程中，培訓對象僅涉及財務人員，對于業(yè)務鏈條中的其他部門實際操作人員并沒有進行培訓和宣傳，導致基礎數(shù)據錯誤，影響后續(xù)財務處理。同時在培訓的方式上，仍然采用集中一次性培訓的方式，缺乏持續(xù)的跟蹤培訓，使得被培訓人員僅能短時記憶，存在被培訓人員上課時能記得，后續(xù)無法用于實際的情況。

（七）財務系統(tǒng)線上線下操作“兩條腿”，無紙化財務任重道遠

對于大部分煙草企業(yè)來講，雖然都已經將財務管理系統(tǒng)運用到實際操作過程中，但一般比較形式化，比如，財務管理系統(tǒng)中已經設置好的業(yè)務流程，審批點及審批職責等已明確，但有的企業(yè)要求在系統(tǒng)正式審批前，需要進行線下的紙質審批后，方可錄入系統(tǒng)，導致相關業(yè)務人員需要對同一業(yè)務進行兩次審批，影響實際工作效率的提升。財務無紙化管理是未來的發(fā)展趨勢，如果一味按照這種模式進行操作，后續(xù)進行無紙化轉換過程中將會帶來更多的困難，從這一角度考慮，無紙化財務仍然任重道遠。

三、煙草行業(yè)在財務信息系統(tǒng)問題的應對措施

（一）改變對財務信息化管理工作的錯誤認識

首先，需要加強企業(yè)管理者的培訓，提升企業(yè)管理者的現(xiàn)代化信息管理理念和思想，從企業(yè)高層處獲得必要的支持，因為如果沒有企業(yè)搞成的支持，此項改革工作必將走向失敗；

其次，應當加大宣傳力度，提升全員信息化管理的意識，從執(zhí)行層面獲得必要的支撐，因為如果沒有基層人員的支撐，此項工作將無法具體落實，最終也將走向失敗。

（二）加強業(yè)務整合，規(guī)范業(yè)務流程

在企業(yè)進行財務信息系統(tǒng)具體搭建前，企業(yè)應當對自身的財務業(yè)務進行重新整合，對業(yè)務流程進行重新梳理，根據“職能相近，區(qū)域相鄰，有利操作”的原則進行實際業(yè)務整合，將各業(yè)務模塊進行歸集，加大業(yè)務幅度，盡量壓縮業(yè)務的管理層級，明確每個信息系統(tǒng)模塊的具體工作，在此基礎上進行財務信息管理系統(tǒng)相關業(yè)務流程的設計，保證業(yè)務流程合理、規(guī)范，對于各模塊的功能進行合理規(guī)劃，同時在不同管理系統(tǒng)進行開發(fā)過程中，應當充分了解具體業(yè)務，做好系統(tǒng)間的業(yè)務銜接，避免因銜接不善，增加工作量，降低工作效率。

（三）加強財務數(shù)據分析、整合能力，充分利用財務系統(tǒng)數(shù)據

在企業(yè)信息系統(tǒng)發(fā)展過程中，應當根據企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求和實際情況，在充分利用信息系統(tǒng)提升工作效率的基礎上，應當不斷的加強財務人員對于系統(tǒng)數(shù)據的分析、整合能力，使得企業(yè)盡快度過“因為有系統(tǒng)，所以使用系統(tǒng)”的初級階段，更好地為企業(yè)管理者提供真實、準確的數(shù)據支持，便于企業(yè)管理者做出科學合理的決策，從而促進企業(yè)的良性運轉。

（四）建立健全企業(yè)信息安全體系，提升企業(yè)員工信息安全意識

企業(yè)財務系統(tǒng)的有效管理可以提升企業(yè)的實際工作效率，而財務系統(tǒng)數(shù)據的安全則是保護財務系統(tǒng)有效運行的保障，因此，只有建立健全的企業(yè)信息安全體系，完善企業(yè)信息安全管理制度，提升企業(yè)員工信息安全意識，將信息安全管理工作在信息系統(tǒng)管理中充分落實，才能降低信息安全給企業(yè)帶來威脅的可能性，促進煙草行業(yè)穩(wěn)定運行和發(fā)展。

（五）加強信息化培訓與宣傳力度，提升溝通效率

1、加強財務部門與業(yè)務部門的溝通

財務部門的數(shù)據主要來源于各個業(yè)務部門，財務部門與業(yè)務部門之間的溝通和交流顯得尤為重要，因此，通過加強財務部門與業(yè)務部門的溝通，可以確保系統(tǒng)中的基礎數(shù)據客觀、真實，在溝通過程中也可以暴露管理盲點和漏洞，從而不斷完善財務管理系統(tǒng)。

2、重點培養(yǎng)具備財務和信息技術知識的綜合人才

從目前財務信息化管理發(fā)展的過程來看，具備財務和信息技術實施的綜合型人才對于財務信息化管理工作的相當重要，因此，我們需要根據行業(yè)的實際情況重點培養(yǎng)一批這樣的綜合性人才。從企業(yè)的角度來講，企業(yè)通過各種渠道和方式對財務人員提供必要的專業(yè)培訓。

3、培訓手段多元化

從培訓的方式上，改變原有的集中一次性培訓的模式，增加階段性培訓和考核的模式，持續(xù)性的增加培訓頻度，使得被培訓人員能夠持續(xù)不斷的獲取相關知識，更好的運用到實際操作中，也可以采取制作培訓視頻、培訓課件等手段，并將此部分內容上傳至企業(yè)公共平臺供大家隨時查看和學習。

參考文獻：

[1]常威.基層煙草單位信息化發(fā)展現(xiàn)狀及對策研究[J].軟件導刊.2015（5）

[2]施文全.財務信息化發(fā)展問題探[J].財經界.2010（12）

[3]郭艷平.財務信息化在集團管理中的構想[J].經濟師.2013（12）

[4]劉軻.論煙草行業(yè)信息安全風險及防控[J].重慶與世界.2014（11）

[5]高潔.西安煙草信息化標準體系建設初探[J].重慶與世界.2014（11）

[6]曾焱.重慶煙草行業(yè)財務管理信息化建設問題及對策探討[J].重慶與世界.2012（11）