5S在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用研究

王佳佳

[摘要]現(xiàn)場改善理論旨在降低成本、減少浪費(fèi)，提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，多用于生產(chǎn)制造領(lǐng)域，在企業(yè)行政管理中應(yīng)用較少。基于5s理論，進(jìn)行相應(yīng)的定性分析，對(duì)行政管理中的現(xiàn)場進(jìn)行改善，以提升行政管理形象，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]5S；現(xiàn)場改善；行政管理

全球經(jīng)濟(jì)一體化的加速，使得人類社會(huì)已從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代進(jìn)入了信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這一背景下，傳統(tǒng)的行政管理模式已不能適應(yīng)新的外部環(huán)境。現(xiàn)場改善理論是對(duì)現(xiàn)場環(huán)境進(jìn)行整頓和改善，從而提高工作效率的一種管理方法，其在生產(chǎn)領(lǐng)域已得到廣泛推廣和應(yīng)用，一些國家也將這一方法應(yīng)用到行政管理中，并為管理者帶來了可觀收益。本文運(yùn)用現(xiàn)場管理中的5S理論，進(jìn)行相應(yīng)的定性分析，對(duì)行政管理中的現(xiàn)場進(jìn)行改善。

1.5S現(xiàn)場改善理論

現(xiàn)場改善就是運(yùn)用科學(xué)的管理思想、方法和手段，對(duì)現(xiàn)場的各種生產(chǎn)要素5M1E（Man，Measurement，Machine，Method，Material，Environment）進(jìn)行合理配置和優(yōu)化組合的動(dòng)態(tài)過程，通過對(duì)生產(chǎn)工序和過程的優(yōu)化不斷消除各種浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效、低耗、均衡、安全、文明的生產(chǎn)作業(yè)翻。現(xiàn)場改善為企業(yè)帶來的好處可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：一是減少浪費(fèi)，降低成本；二是優(yōu)化環(huán)境與工作流程，提高生產(chǎn)效率；三是提升員工素質(zhì)，推動(dòng)管理水平的上升；四是形成相應(yīng)的企業(yè)文化，提高企業(yè)的核心競爭能力?？傊?，現(xiàn)場改善的運(yùn)用，可以使企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益并積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。

5s現(xiàn)場管理法是現(xiàn)場改善理論的一種，起源于日本，“5S'即日文的清掃（sEISO）、清潔（sEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、整理（SEIRI）和整頓（SEITON）。5S過程從基礎(chǔ)的整理和整頓開始，最終目的是獲得干凈、整潔且愉快、高效的工作環(huán)境，從而提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)效益。

2.企業(yè)行政管理現(xiàn)場改善現(xiàn)狀分析

我國的企業(yè)行政管理置于全球企業(yè)行政管理體系之中，與世界發(fā)達(dá)國家相比，我國先天不足。在國際化行政管理相關(guān)科技快速發(fā)展的時(shí)候，我國又由于同時(shí)期的政治經(jīng)濟(jì)因素而落后。因此，我們國家目前的行政管理水平非常的不容樂觀。其問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是缺乏科學(xué)的管理理論支撐，我國的行政管理在科學(xué)管理理論方面的應(yīng)用非常少，因此，造成了行政管理缺乏科學(xué)性；二是缺乏先進(jìn)的科學(xué)管理方法和科學(xué)管理技術(shù)，從結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、運(yùn)作過程等方面都非常薄弱，缺乏相應(yīng)的方法和技術(shù)，許多管理人員憑經(jīng)驗(yàn)辦事，根據(jù)個(gè)人理解開展工作；三是行政管理脫離實(shí)際，管理人員對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)不熟悉不了解，進(jìn)行管理時(shí)脫離各部門實(shí)際，致使相應(yīng)工作無法推行，引起部門工作人員的反感和排斥，從而進(jìn)入惡性循環(huán)，越不了解越脫離實(shí)際，越脫離實(shí)際越遭到排斥，越不了解。上述問題嚴(yán)重制約了我國企業(yè)行政管理的發(fā)展，要想達(dá)到國際化水平，必須不斷學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，還要結(jié)合我國行政管理的實(shí)際情況，進(jìn)行相應(yīng)的應(yīng)用研究，不斷改善和提升行政管理水平。

3.5S在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用

以A企業(yè)為例，利用5s管理方法對(duì)其行政管理進(jìn)行優(yōu)化改善。

3.1A企業(yè)行政管理現(xiàn)狀

在實(shí)際的調(diào)研活動(dòng)中，通過與管理者和工作人員進(jìn)行交談，對(duì)A企業(yè)行政管理中存在的問題總結(jié)如下：一是缺乏行之有效的規(guī)章制度，在對(duì)員工的管理方面，沒有任何針對(duì)懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)的約束激勵(lì)機(jī)制，缺乏對(duì)新進(jìn)員工的培訓(xùn)，也缺乏對(duì)老員工的持續(xù)培訓(xùn)；二是員工的工作情緒低迷，由于工作效率不高，導(dǎo)致其整天疲于應(yīng)付各類工作，使得員工和被服務(wù)人員都怨聲載道，更加降低了員工的工作熱情；三是工作環(huán)境混亂無序，多數(shù)辦公室的衛(wèi)生較差，地面不整潔，物品隨意擺放，除了必要的工作文件外，存在大量非必需品；四是工作流程不合理，整個(gè)工作流程復(fù)雜冗余，分工不均，個(gè)別部門和崗位工作量大，也有一些部門空閑，導(dǎo)致整個(gè)工作流程不能高效的運(yùn)作。綜上，由于缺乏有效的規(guī)章制度，員工本身工作情緒低迷，工作環(huán)境混亂和工作流程極度不合理，導(dǎo)致整個(gè)管理工作效率低下，急需進(jìn)行相應(yīng)改善。

3.2 5S現(xiàn)場管理的實(shí)施

通過上述對(duì)該企業(yè)的調(diào)研，針對(duì)現(xiàn)場問題的描述和分析，本文基于5s理論對(duì)整個(gè)行政管理活動(dòng)進(jìn)行改善，預(yù)期要達(dá)到的目標(biāo)如下：消除工作現(xiàn)場環(huán)境臟亂差的狀況，做到物品擺放有序，環(huán)境整潔清新，完善各個(gè)職能崗位的職責(zé)，優(yōu)化完整的工作流程，最終提高工作效率，促使5s管理制度化。

3.2.1成立5s負(fù)責(zé)小組。根據(jù)A企業(yè)的具體情況，分析其原有的行政結(jié)構(gòu)和人力配備，選擇了熟悉5s理論的精干人員，設(shè)置了負(fù)責(zé)小組，該小組為多層次組織結(jié)構(gòu)，具體分工如圖1所示。

在5s負(fù)責(zé)小組的基礎(chǔ)上，制定了更為詳盡的職責(zé)說明，如表1所示。

3.2.2制定5s活動(dòng)計(jì)劃。首先，制定企業(yè)5s活動(dòng)的總體目標(biāo)，該企業(yè)行政管理部門結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況和發(fā)展理念，制定了“重塑A企業(yè)行政管理新形象”的方針目標(biāo)；其次，根據(jù)目標(biāo)，制定切實(shí)可行的活動(dòng)計(jì)劃，確定5s實(shí)施的各個(gè)階段所要完成的工作，并確定相關(guān)負(fù)責(zé)人，同時(shí)對(duì)各個(gè)階段的時(shí)間進(jìn)度做出安排。

3.2.3員工5s理論培訓(xùn)。對(duì)全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其首先從理論上了解5s的相關(guān)理念，再分析本企業(yè)存在的問題，使員工認(rèn)識(shí)到實(shí)施這一活動(dòng)的重要性和緊迫性，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下合心，領(lǐng)導(dǎo)和全體員工共同努力，推進(jìn)5s活動(dòng)的實(shí)施。培訓(xùn)的方式可以多種，講座、考試和座談等等，使員工真正參與到這一活動(dòng)中來。

3.2.4 5s理念宣傳。完成相應(yīng)培訓(xùn)工作，后續(xù)的宣傳活動(dòng)可以使5s理念更加深入企業(yè)，主要的宣傳手段有：一是征集活動(dòng)口號(hào)和制作相應(yīng)標(biāo)語，在制定這些口號(hào)和標(biāo)語時(shí)，5s負(fù)責(zé)小組采取了廣泛搜集的方式，使得員工真正參與其中；二是制作板報(bào)和宣傳欄，這些日常的宣傳領(lǐng)域，是員工最熟悉也是最容易接觸到的，各個(gè)部門要組建專門的宣傳小組負(fù)責(zé)本部門的板報(bào)和宣傳欄，定期對(duì)5s的內(nèi)容進(jìn)行更新，同時(shí)還可以設(shè)置一些討論板塊，使員工暢所欲言，使之成為真正有效的宣傳陣地。

3.2.5 5s活動(dòng)推進(jìn)。A企業(yè)5s負(fù)責(zé)小組借鑒其他企業(yè)在行政方面進(jìn)行5s管理的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，根據(jù)自身對(duì)這一理論和方法的理解，制定了以下5s活動(dòng)的推進(jìn)步驟，如表2，這些步驟的確定和前期制定的5s活動(dòng)計(jì)劃是相一致的。

3.2.6 5s活動(dòng)全面實(shí)施。第一，確定責(zé)任區(qū)和相應(yīng)責(zé)任人：根據(jù)辦公區(qū)整體的設(shè)施布局，按照辦公功能進(jìn)行區(qū)域劃分，同時(shí)對(duì)劃分好的各個(gè)區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確定每個(gè)責(zé)任區(qū)的相應(yīng)責(zé)任人，做到“任務(wù)到區(qū)，責(zé)任到人”。第二，整理和整頓：在該階段，所有行政員工必須對(duì)所屬辦公室的所有物品進(jìn)行徹底地整理和整頓。在整理階段，首先對(duì)工作場所進(jìn)行全面性檢查，接著區(qū)分必需品和非必需品，去掉不經(jīng)常使用的物品，再根據(jù)使用頻率來決定其具體的管理辦法。在整頓階段，對(duì)通過整理后留在工作現(xiàn)場的物品，按照便于使用的原則分門別類放置，定點(diǎn)、定位擺放，明確數(shù)量，有效地進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)識(shí)。第三，清掃和清潔：在前一階段完成整理和整頓的基礎(chǔ)上，使整個(gè)辦公環(huán)境處于整潔且隨時(shí)可用的狀態(tài)，主要活動(dòng)包含掃除一切垃圾灰塵，這里一定要工作人員親力親為，對(duì)清掃中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行整修，同時(shí)查明污垢的發(fā)生源。清潔表現(xiàn)的是一種狀態(tài)和結(jié)果，是前期所有活動(dòng)的外在呈現(xiàn)，清潔就是認(rèn)真做好前面的3s，并進(jìn)行保持，所以清潔的核心就是將3s做到制度化和規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行。第四，素養(yǎng)形成：這一階段是5s的最后一個(gè)階段，也是要求最高的階段。素養(yǎng)要求員工自覺遵守各類規(guī)章制度，以創(chuàng)造舒適有序的工作環(huán)境，更重要的是在遵守規(guī)則的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)不足加以完善，這樣才能避免惰性，持之以恒，堅(jiān)持到底。第五，制定檢查和考核標(biāo)準(zhǔn)：5s負(fù)責(zé)小組綜合征求各個(gè)部門主管的意見，制定出對(duì)5s活動(dòng)的檢查標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)內(nèi)容，再制定出對(duì)各個(gè)部門的考核標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)都要形成書面的檢查表。第六，全面檢查和考核：5s負(fù)責(zé)小組根據(jù)前期制定的檢查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整個(gè)活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行全面檢查，檢查過程要求深入了解實(shí)際情況，對(duì)于問題嚴(yán)重的，認(rèn)真督促其進(jìn)行及時(shí)改善，每次檢查后的檢查結(jié)果要告知區(qū)域負(fù)責(zé)人，同時(shí)利用考核標(biāo)準(zhǔn)在不同區(qū)域形成競爭機(jī)制。第七，員工信息反饋：在做好日常檢查工作的同時(shí)，通過調(diào)查問卷、座談會(huì)等方式，搜集員工的合理化建議和意見，促使整個(gè)5s活動(dòng)能得到進(jìn)一步的改善。第八，活動(dòng)深化：推進(jìn)5s完成“形式化一行事化一習(xí)慣化”的轉(zhuǎn)變，通過強(qiáng)制規(guī)范員工的行為，改變員工的工作態(tài)度，使之習(xí)慣化。同時(shí)開展一系列的活動(dòng)來增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感，例如5s先進(jìn)個(gè)人的評(píng)選，5s征文活動(dòng)等等。

3.2.7 5s活動(dòng)總結(jié)。針對(duì)5s活動(dòng)中取得的成果進(jìn)行匯總，同時(shí)及時(shí)解決新問題，在活動(dòng)中不斷檢查、不斷改進(jìn)。將5s活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)積累成文檔文件，以便5s工作的繼續(xù)開展。

4.結(jié)語

A企業(yè)開展5s管理6個(gè)月后，存在的問題得以明顯改善：工作設(shè)計(jì)合理、流程通暢，滯留現(xiàn)象減少，環(huán)境清潔衛(wèi)生，員工精神面貌好、熱情高，增強(qiáng)了對(duì)企業(yè)的認(rèn)同度，工作效率大幅提高。

當(dāng)前，國內(nèi)企業(yè)對(duì)于5s的應(yīng)用大多局限于企業(yè)生產(chǎn)制造領(lǐng)域，在企業(yè)行政管理領(lǐng)域的運(yùn)用還有待進(jìn)一步的推廣。本文運(yùn)用5S理論對(duì)企業(yè)行政管理進(jìn)行了相應(yīng)的理論分析和實(shí)證研究，把5s有機(jī)地與企業(yè)行政管理結(jié)合，使5s在企業(yè)行政管理的實(shí)際工作中發(fā)揮積極的作用，提高了企業(yè)行政管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，提升了員工的工作滿意度，進(jìn)一步證實(shí)5s在企業(yè)行政管理中的重要作用和進(jìn)一步推廣的必要性。