數(shù)字化時代電子檔案優(yōu)化管理路徑分析

任莎莎

【摘要】數(shù)字化時代，單位的檔案管理模式以及檔案管理內(nèi)容發(fā)生了變化，電子檔案數(shù)量不斷增多的同時，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。然而，部分單位對電子檔案管理模式缺乏正確的了解，難以充分發(fā)揮電子檔案管理模式的優(yōu)勢，降低了檔案管理實效。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;優(yōu)化管理;困境;基本路徑

數(shù)字化時代，各種信息資源的傳播速度不斷加快，檔案管理人員可供利用的信息化技術(shù)以及信息化工具也不斷增多，檔案事業(yè)迎來了新一輪的變革。在這一背景下，單位必須要抓住電子檔案管理的基本特征。

一、數(shù)字化時代電子檔案管理的必要性

（一）節(jié)約檔案管理成本，發(fā)揮檔案價值的必然要求。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，檔案管理人員通過數(shù)字化信息技術(shù)來管理檔案，可以有效縮減檔案所占據(jù)的物理空間，減少人力、物力以及財力消耗。例如，電子檔案只需要保管在硬盤、云儲存等相關(guān)的媒介中，而無需考量檔案管理室的物理環(huán)境以及化學(xué)環(huán)境。第二，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱、借閱過程中容易發(fā)生損毀、遺失，進(jìn)而給單位造成損失。與此相比，電子檔案管理模式不僅能夠?qū)崿F(xiàn)快速備份，而且可以更為高效地避免不法分子對檔案進(jìn)行更改，進(jìn)而確保檔案信息資源的完整性、真實性以及準(zhǔn)確性，提升檔案管理價值。

（二）提升檔案管理實效，利于實現(xiàn)檔案資源共享。檔案管理效率直接影響單位檔案的價值，影響檔案服務(wù)工作的開展。第一，檔案管理人員將數(shù)字化信息技術(shù)融入檔案管理的各個階段，可以進(jìn)一步縮減檔案管理中不必要的中間環(huán)節(jié)，有效提升檔案管理實效，減少檔案管理的繁瑣性。第二，電子檔案建設(shè)為檔案共享提供了可能。檔案管理人員通過構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理平臺，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，可以進(jìn)一步實現(xiàn)檔案共享，最大限度地發(fā)揮檔案價值，避免檔案資源的浪費。

二、數(shù)字化時代電子檔案管理存在的困境

（一）電子檔案共享程度低，檔案利用效率不高。總體而言，我國各個單位電子檔案共享程度仍然落后于國外發(fā)達(dá)國家的平均水平，由此產(chǎn)生了重復(fù)勞動、成本增加等問題。一方面，部分上下級單位以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間并沒有構(gòu)建完整的檔案共享鏈條以及檔案共享機(jī)制，仍然需要檔案管理人員手動通過互聯(lián)網(wǎng)來傳輸相應(yīng)的檔案資源，不利于滿足檔案需求主體在節(jié)假日以及休息時間的檔案需求。同時，這種操作方式也會增加檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，不利于實現(xiàn)一體化管理的基本目標(biāo)。另一方面，部分單位正處于檔案共享的探索階段，檔案管理人員對于檔案共享缺乏足夠的認(rèn)識和了解，難以推動檔案共享工作的開展。

（二）電子檔案安全建設(shè)不足，影響檔案價值的發(fā)揮。事物兩面性的辯證關(guān)系原理決定了電子檔案也有著固有的缺陷，即容易受到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中各種病毒程序的攻擊，進(jìn)而影響檔案管理工作的正常開展。第一，部分單位尚未構(gòu)建全方位的電子檔案安全管理機(jī)制，進(jìn)而發(fā)生了電子檔案損毀、電子檔案遺失等問題。部分單位忽視了事前防控以及事后處理的平衡性，單純重視事前防控。第二，部分單位安全管理模式滯后，仍然是通過防火墻技術(shù)以及殺毒軟件來對病毒進(jìn)行控制，難以應(yīng)對日益復(fù)雜化的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，使得檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險能力降低。第三，部分單位檔案管理人員的安全意識以及保密意識不足，沒有嚴(yán)格按照單位的相關(guān)規(guī)章制度對檔案資源進(jìn)行收集、整合、傳輸以及借閱，導(dǎo)致部分涉密檔案出現(xiàn)泄密問題。

（三）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，降低了管理效率和質(zhì)量。部分單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，對于不同類型電子檔案的處理格式、處理流程沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，降低了電子檔案管理效率以及質(zhì)量。一方面，單位沒有對電子檔案的格式進(jìn)行明確規(guī)定，檔案管理人員直接將電子檔案錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，不利于后期的檔案編研、檔案編纂以及檔案開發(fā)利用工作;另一方面，單位沒有對電子檔案的管理流程以及利用流程進(jìn)行明確規(guī)定，難以形成一體化、流程化以及專業(yè)化的管理機(jī)制。

三、數(shù)字化時代電子檔案優(yōu)化管理的基本路徑

（一）創(chuàng)新檔案利用模式，打造檔案共享機(jī)制。為了更好發(fā)揮電子檔案價值，推動檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展，單位必須要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案利用模式，更新檔案利用的內(nèi)容。第一，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性，避免重復(fù)勞動問題的發(fā)生。同時，業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間則可以探索檔案共享的合作領(lǐng)域，明確檔案共享的內(nèi)容，逐步實現(xiàn)從基礎(chǔ)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享到關(guān)鍵關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的檔案共享。第二，單位要進(jìn)一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為此，單位可以邀請相關(guān)行業(yè)專家舉辦以“檔案共享”為主題的交流活動以及培訓(xùn)活動，深化檔案管理人員對于檔案共享的認(rèn)識，提升檔案管理人員的實踐應(yīng)用能力以及創(chuàng)新能力，夯實檔案共享的基礎(chǔ)。

（二）加快檔案安全建設(shè)，搭建安全管理體系?，F(xiàn)代檔案管理理論強(qiáng)調(diào)檔案資源的真實性、完整性以及準(zhǔn)確性。同時，檔案資源只有具備真實性、完整性以及準(zhǔn)確性的特征，才具有相應(yīng)的價值。一旦檔案資源出現(xiàn)失真問題、遺失問題，勢必會給單位檔案管理工作帶來不可忽視的損失。為此，單位必須要將檔案安全管理作為一項系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性的工作來抓，解決安全管理中存在的漏洞。第一，單位要健全電子檔案安全管理機(jī)制，明確電子檔案安全管理的職責(zé)以及內(nèi)容。一方面，從事前防控的視角來看，單位必須定期對電子檔案管理工作進(jìn)行檢查，查找安全漏洞的同時，評估電子檔案安全管理的風(fēng)險;另一方面，從事后防控的視角來看，單位可以建立電子檔案安全應(yīng)急機(jī)制，避免安全問題發(fā)生后電子檔案管理工作陷入癱瘓。第二，檔案管理人員要進(jìn)一步創(chuàng)新電子檔案管理模式，綜合利用多項數(shù)字化信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行安全管理。一方面，檔案管理人員要進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字水印技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、云密鑰技術(shù)在電子檔案安全管理中的優(yōu)勢，進(jìn)一步減少病毒入侵的漏洞;另一方面，檔案管理人員可以充分發(fā)揮云儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行備份，充分保留好檔案原件，避免檔案遺失。第三，單位要進(jìn)一步明確檔案管理人員的安全責(zé)任以及保密責(zé)任，制定《電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)》以及其他相應(yīng)的規(guī)章制度，建立相關(guān)的責(zé)任清單，確保單位電子檔案管理工作的依法合規(guī)性。

（三）明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第一，單位可以制定《電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案建檔規(guī)范》等規(guī)章制度，明確不同類型電子檔案的基本格式，確保電子檔案管理的統(tǒng)一性。通常而言，電子文件、圖片以及聲像等類型的電子檔案可以分別采用pdf、jpg、avi等相應(yīng)的格式。第二，單位要進(jìn)一步細(xì)化電子檔案管理的流程，明確電子檔案管理的基本內(nèi)容以及分工，推動電子檔案精細(xì)化管理。第三，單位可以探索利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息資源進(jìn)行深度挖掘，進(jìn)一步豐富電子檔案的各項內(nèi)容，充分發(fā)揮電子檔案的決策咨詢作用以及信息憑證作用。

四、結(jié)束語

總而言之，數(shù)字化信息技術(shù)對于檔案管理的影響是非常深遠(yuǎn)的。它不但節(jié)約了檔案管理的成本，而且進(jìn)一步提升了檔案利用價值，值得在當(dāng)前實踐中加以推廣和應(yīng)用。一方面，單位必須要進(jìn)一步結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)的特點以及優(yōu)勢，不斷完善電子管理機(jī)制，為檔案管理人員提供更為明確的指引，規(guī)范檔案管理人員的各項管理行為，推動檔案管理轉(zhuǎn)型升級。

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