略論企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

王巍

（神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室　徐州　221166）

略論企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

王巍

（神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室徐州221166）

檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，本文探討企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，科學(xué)、合理、規(guī)范化地實(shí)行企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理企業(yè)檔案管理規(guī)范化

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。同時(shí)是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、前言

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認(rèn)為檔案管理員只是一個(gè)企業(yè)資料倉(cāng)庫(kù)的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付借閱查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導(dǎo)致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)無法留存，企業(yè)成本增加，負(fù)擔(dān)加重，整個(gè)企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)大傷腦筋。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們認(rèn)識(shí)的進(jìn)步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標(biāo)準(zhǔn)化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切?？茖W(xué)認(rèn)識(shí)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對(duì)于能否全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，科學(xué)、規(guī)范化地實(shí)行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。

二、標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵

1、標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理

標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、職責(zé)和程序，并通過建立相關(guān)體系進(jìn)行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。目前，IS09000標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被100多個(gè)國(guó)家轉(zhuǎn)化成本國(guó)標(biāo)準(zhǔn)。它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標(biāo)準(zhǔn)化成為我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報(bào)表文件、數(shù)據(jù)資料等各個(gè)方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)：生產(chǎn)無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運(yùn)作管理的制度化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代生產(chǎn)與運(yùn)作管理要求的是科學(xué)化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標(biāo)。

2、企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案的總和（包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、生產(chǎn)技術(shù)、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料）。試想一個(gè)沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，一定是個(gè)難題。大量事實(shí)證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是企業(yè)生產(chǎn)、管理的憑證和依據(jù)；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標(biāo)本；是企業(yè)對(duì)外宣傳的資料庫(kù)；是員工成長(zhǎng)的珍貴史料；是有力的法律武器。

三、標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系

標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件，規(guī)范化的檔案管理是實(shí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范，它形成的各項(xiàng)記錄資料就越真實(shí)有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學(xué)更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史積累和真實(shí)記憶，科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價(jià)值，必要時(shí)還能起到指導(dǎo)作用。因此，標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與規(guī)范化企業(yè)檔案管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。

四、標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實(shí)踐

1、生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范

針對(duì)企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場(chǎng)各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系，并應(yīng)真正落到實(shí)處，不能各個(gè)部門各自為政。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一，應(yīng)嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，以方便于生產(chǎn)管理為原則。通過使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格，規(guī)范生產(chǎn)管理現(xiàn)場(chǎng)。當(dāng)然，生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。可見，全面推行規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。

2、“高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)、高效益”四高檔案室的建立

建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實(shí)施，使全廠各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在我廠多次體制改革中，我廠在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我廠每年列有檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案自身建設(shè)的需要。1992年開始，我公司就著手實(shí)施采用以光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的多媒體檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合我公司已經(jīng)實(shí)行的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的單軌運(yùn)行，制定了建設(shè)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理、全文級(jí)圖像管理和視頻音像管理融為一體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃，并逐步加以實(shí)施。我公司已經(jīng)建成了包括打字、文書、檔案為一體的辦公網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用了包括文書檔案、科技圖書、生產(chǎn)實(shí)時(shí)信息檔案等全方位的綜合檔案信息查詢功能，使授權(quán)用戶可以上網(wǎng)查詢所需信息，全公司各類文件的管理形成了完整的微機(jī)管理體系，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。1983年以來的文書檔案已全部著錄進(jìn)微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自建廠以來的科技檔案也已著錄進(jìn)計(jì)算機(jī)，檔案立卷、統(tǒng)計(jì)、檢索、打印均實(shí)行了微機(jī)管理，科技圖書資料實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理和目錄檢索?，F(xiàn)在，我公司綜合檔案科每位檔案人員配備IBM液晶顯示屏幕微機(jī)一臺(tái)，激光打印機(jī)6臺(tái)，光盤存儲(chǔ)器1臺(tái)，文件掃描儀1臺(tái)。檔案微機(jī)管理已與公司MIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，廠領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)職能部室均可按照管理權(quán)限，在各自的工作站或檔案信息站查詢所需的檔案信息資料。

檔案信息管理自動(dòng)化，是多媒體計(jì)算機(jī)、光電掃描儀、光盤機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，將載體有紙張、膠片和磁性記錄介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子信息，建立起一個(gè)能對(duì)檔案文獻(xiàn)和檔案目錄中圖、文、聲各種形態(tài)的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復(fù)制，融檔案保護(hù)與信息處理于一體并能實(shí)現(xiàn)信息近、遠(yuǎn)程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術(shù)與設(shè)備自動(dòng)化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)標(biāo)志，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的主要基礎(chǔ)。利用計(jì)算機(jī)及光盤技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現(xiàn)實(shí)。在江蘇省電力系統(tǒng)中已經(jīng)在連云港供電局、無錫供電局、揚(yáng)州供電局、蘇州供電局等單位完成了工程圖檔系統(tǒng)的實(shí)施，并獲得了用戶的好評(píng)。并且，它與電力系統(tǒng)基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。

我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對(duì)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，我公司圖形信息系統(tǒng)已在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案的電子文件。

筆者認(rèn)為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以，這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。

我公司按照高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)的要求，從四個(gè)方面著手強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量。我公司明確總工程師具體分管檔案工作，綜合檔案室共有專職檔案人員5人，各單位配備兼職檔案員。二是重視提高群體檔案意識(shí)。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念?！稒n案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識(shí)競(jìng)賽。我公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。同時(shí)，我們從檔案利用產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益中，明確了“檔案興企”的工作思路，使大家能夠理解和支持檔案工作，提高了群體檔案意識(shí)。三是加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)。我公司先后撥專款用于檔案庫(kù)房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。四是重視檔案骨于隊(duì)伍建設(shè)。要嚴(yán)把檔案人員的選配關(guān)和人員培訓(xùn)關(guān)，提高檔案人員素質(zhì)。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入我廠各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。目前，我公司已建立的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我公司檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

再如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。2× 1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程2臺(tái)機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。為爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，我公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專家組對(duì)我公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國(guó)電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場(chǎng)檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國(guó)施工協(xié)會(huì)專家組來我公司進(jìn)行國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。國(guó)優(yōu)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績(jī)。一致認(rèn)為我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程符合國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。

近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。本企業(yè)檔案室充分發(fā)揮出了檔案管理的重要作用，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

五、全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，應(yīng)全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。要想最終達(dá)成這一目標(biāo)，可以從如下幾個(gè)方面著手：

1、公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進(jìn)之力，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。

2、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長(zhǎng)期工作，也是日常工作。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個(gè)員工觸手可及、觸目可望，并對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)施進(jìn)行認(rèn)真的策劃，對(duì)實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)、分析和改進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn)，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3、企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。企業(yè)檔案管理部門與各部門應(yīng)密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，除認(rèn)真按國(guó)家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的

各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，適時(shí)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲(chǔ)和傳播為一體，促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4、管理層適時(shí)監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合，做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。

將標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理落到實(shí)處，才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會(huì)經(jīng)久不衰，百年傳承。

六、我公司企業(yè)檔案開發(fā)利用

企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價(jià)值的東西。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。

1、開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益

我公司從1994年開始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國(guó)內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長(zhǎng)了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2、發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益

例如為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計(jì)劃，我公司在#7、#8機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)?？萍脊こ逃邢薰竞臀夜旧\(yùn)部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了 0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價(jià)值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計(jì)、工程的順利實(shí)施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項(xiàng)目具有顯著的環(huán)保效益。再如2000年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財(cái)務(wù)部同志來到綜合檔案科查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細(xì)帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會(huì)計(jì)憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對(duì)方承認(rèn)了此款已匯出這一事實(shí)。為我公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失。又如2011年9月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用我公司經(jīng)營(yíng)管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。以及2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實(shí)我公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。再又如為確定我公司兩臺(tái)百萬機(jī)組工程投資項(xiàng)目竣工決算的合法性、真實(shí)性，資金使用的合理性和有效性，提高項(xiàng)目管理水平，保障資金合法使用，維護(hù)出資人合法權(quán)益，保證投資活動(dòng)合法、真實(shí)、合規(guī)，我公司委托天職（北京）國(guó)際工程項(xiàng)目管理有限公司進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員自2013年3月中旬進(jìn)駐至2013年9月，陸續(xù)對(duì)工程、服務(wù)、物資等合同結(jié)算情況、兩臺(tái)百萬機(jī)組財(cái)務(wù)決算情況、交付使用資產(chǎn)情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)人員到我公司檔案室借閱了大量基建檔案、設(shè)備檔案及光盤檔案，使我公司順利完成兩臺(tái)百萬機(jī)組工程項(xiàng)目竣工決算審計(jì)工作，取得天職（北京）國(guó)際工程項(xiàng)目管理有限公司出具的《建設(shè)工程項(xiàng)目結(jié)算報(bào)告》和天職國(guó)際會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具的《竣工決算審核報(bào)告》。及2013年9月10日，北京國(guó)華電力有限責(zé)任公司電力研究院專家組成的評(píng)審組對(duì)我公司進(jìn)行為期一周的安全標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)評(píng)審，此次評(píng)審標(biāo)志著國(guó)華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作已全面進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審階段。安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作，對(duì)于提升我公司安全管理能力，夯實(shí)我公司安全生產(chǎn)基礎(chǔ)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安全、健康、環(huán)境，全面改進(jìn)和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的安全管理工作，促進(jìn)安全管理水平不斷提高，具有十分重要的意義。2013年9月15日，我公司安健環(huán)監(jiān)察部葛某到檔案室借閱了0400-8048-1，2，3、0401-8041-007、0400-8080-009等檔案案卷，正是由于檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，使我公司順利通過國(guó)華公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作。以及2013年7月18日凌晨4：30分，我公司百萬機(jī)組運(yùn)行中的2號(hào)斗輪機(jī)突然無法回轉(zhuǎn)，燃料生產(chǎn)部迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，一方面協(xié)調(diào)保證兩臺(tái)百萬機(jī)組正常上煤，一方面組織精兵強(qiáng)將進(jìn)行設(shè)備搶修，燃料生產(chǎn)部班長(zhǎng)胡某到檔案室借閱了0400-913-008，009斗輪機(jī)案卷，至18日晚上22：40分，2號(hào)斗輪機(jī)回轉(zhuǎn)缺陷消除，投入運(yùn)行，輸煤系統(tǒng)恢復(fù)正常，為百萬機(jī)組安全運(yùn)行提供了有力保障。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

王 巍，男，漢族，1965年11月生，神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司檔案室科檔主管，研究館員。

A Brief Discussion on the Management Normalization of Enterprise Archives and Production Management of Standardization System

Wang Wei
（Comprehensive Archives，Shenhua Guohua Xuzhou Power Generation Company LimitedXuzhou221166）

The archives management work plays a crucial role to the health development of modern enterprise system. This paper discusses the essential connotations of enterprise archives management and production management of standardization system and correctly grasp the dialectical relationship between the two said above in order to scientifically，reasonably，normalized implement enterprise archives management to promote health and stable development of enterprise.

Standardization systemProduction managementEnterprise archives managementNormalization

G270.71

B

160621-7327