中職學籍信息系統(tǒng)化管理中存在的問題及對策初探

【摘 要】隨著科技不斷提高，學籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來越重要的作用。本文針對由廣東開放大學附屬職業(yè)技術(shù)學校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學生學籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學籍問題，并在思考的基礎(chǔ)上提出幾點對策。有利于加強我校學生學籍管理，不斷提高分校的教學質(zhì)量，實現(xiàn)我校的辦學宗旨，推進中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】學籍管理；中職；系統(tǒng)化管理；問題；對策

所謂學籍是指一個學生屬于某所學校的一種法律上的身份或者資格，專指作為某校學生的資格。學籍具有唯一性、依附性（依附學生和學校）、流動性（隨學生流動）等特點。而學籍管理是指學校根據(jù)國家有關(guān)政策、法規(guī)對學生從入學到畢業(yè)期間實施培養(yǎng)過程的管理，是學校教務(wù)管理的重要組成部分。學籍管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分，它能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案存在著諸如效率低、保密性差、不易查找、更新和維護等缺點。隨著科技不斷提高，計算機科學日漸成熟，學籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來越重要的作用。2013年9月1日起，全國已經(jīng)初步建立了小中大學籍的信息管理系統(tǒng)。

廣東開放大學附屬職業(yè)技術(shù)學校（以下簡稱為省校）是一所依托于廣東開放大學系統(tǒng)辦學的中職學校，采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學和分級管理的辦學模式，充分利用了廣東開放大學系統(tǒng)的教學設(shè)備、場地、師資等資源。目前統(tǒng)管廣東省各地市（縣）范圍內(nèi)的三十多所分校。本文所研究和探討的主要是針對由我校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學生學籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學籍問題，并在思考的基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對策。通過研究，有利于進一步加強我校學生學籍管理，不斷提高分校的教學質(zhì)量，實現(xiàn)我校的辦學宗旨，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)高、操作技能強的應(yīng)用型人才，推進中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

因為我校屬于省屬公辦學校，下轄分校眾多，采用系統(tǒng)化管理的方式來進行管理，表面上看是一所中職學校，但實際上相當于一個“小型的教育局”，處理的學籍問題直接涉及到所管的各個分校，所以管理起來相對比較困難。我校在學籍管理工作過程中存在部分問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，招生管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法同步。由于中職招生錄取平臺隸屬于省考試院，學籍管理平臺則隸屬于省教育廳，所以兩個平臺均有不同的系統(tǒng)開放和數(shù)據(jù)上報截止日期，這樣就直接影響到中職新生的注冊數(shù)據(jù)。我校實行一年春秋兩季招生，其中春季新生學籍電子注冊的截止日期為四月底，然而春季新生錄取平臺的系統(tǒng)開放時間要到五月份。在此期間，已辦理電子注冊的新生可能會出現(xiàn)退學、轉(zhuǎn)學等流失，這種先注冊后錄取的操作方式，極易導致招生管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不吻合，進而影響到中職資助系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護。

第二，學生學籍異動與信息變更沒有及時上報。學籍異動包括轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、休學、退學、注銷及復學。信息變更是指變更姓名、身份證號碼及戶籍等。全國中等職業(yè)學校學生管理信息系統(tǒng)僅分配給我校一個登錄賬號，學生是在各分校就讀的，因此學籍異動與信息變更都由分校學籍管理員上報給省校統(tǒng)一操作。然而，由于各分校上報數(shù)據(jù)不及時和不細心，導致出現(xiàn)個別學生在籍不在?；蛳到y(tǒng)信息有誤的情況。這種滯后的學籍異動與信息變更，將給后續(xù)的學生資助工作帶來一定程度的影響。

第三，系統(tǒng)問題學籍的處理顯得有些被動。所謂問題學籍主要是指在學籍管理系統(tǒng)中的“雙重學籍”和“已畢業(yè)未處理學籍”等。對于“雙重學籍”情況，由于各分校學籍管理員沒有及時核實該生是否在校，沒有積極聯(lián)系對方學校退出學籍，從而影響到免學費助學金的正常發(fā)放。對于“已畢業(yè)未處理學籍”情況，由于一方面學籍管理系統(tǒng)還不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)無法正常登陸的情況；另一方面是由于時間緊任務(wù)重，加上我校學生人數(shù)基數(shù)大，處理畢業(yè)申請的日期很短，所以導致了部分畢業(yè)生數(shù)據(jù)未能正常進行畢業(yè)申請。此外，經(jīng)常有其他學校讓學生本人直接致電省校，要求幫其取消學籍或恢復學籍，犯了越級上報的錯誤。

第四，學生畢業(yè)與結(jié)業(yè)的標準不夠嚴格。根據(jù)我校2015年修訂的學籍管理辦法中第33條中規(guī)定，三年制專業(yè)學生畢業(yè)應(yīng)修滿的總學分不少于170分。第36條中規(guī)定，對于在規(guī)定的學習年限內(nèi)，考核成績（含實習）仍有不及格且未達到留級規(guī)定，或思想品德評價不合格者，以及未修滿規(guī)定學分的學生，發(fā)給結(jié)業(yè)證書。同樣是因為學生是在各分校就讀，成績考核、紀律與考勤、獎勵與處分等環(huán)節(jié)都由分校在負責管理。省校除了統(tǒng)籌管理及定期實地檢查以外，給予了他們更大的辦學管理自主權(quán)。這種抓大放小的管理方式，也在一定程度上放寬了對學生畢（結(jié)）業(yè)資格審查，從而無法排除個別分校有虛報非省管課程的學生畢業(yè)成績和相應(yīng)科目所對應(yīng)的畢業(yè)總學分。

第五，分校學籍管理員責任心不夠，辦事效率較低且穩(wěn)定性不高。對于省校交辦的有明確截止日期的工作任務(wù)，存在拖拉作風或抱有僥幸心理，不按文件要求準確上報學籍相關(guān)信息，總是存在格式或內(nèi)容不齊全等問題。例如：無故超過某項任務(wù)應(yīng)完成的截止日期；新生注冊上報數(shù)據(jù)的表格內(nèi)容填寫不全；上傳學籍系統(tǒng)的相片規(guī)格不符；上報未經(jīng)核對的畢業(yè)生籍貫和性別信息導致畢業(yè)證書內(nèi)容有誤等。學籍管理工作任務(wù)繁重，需要相對穩(wěn)定的人員負責此項工作。但各分校的學籍管理員出現(xiàn)經(jīng)常更換的情況，這樣給省校管理帶來不少困難。

筆者作為一名省校學籍管理員，在多年的實際工作經(jīng)歷中，針對學生學籍信息管理過程中所產(chǎn)生的各類學籍問題，基于思考的前提下，提出以下幾點對策（建議）作為參考：

一、制訂學籍管理制度，完善相關(guān)實施細則

為了使學籍管理工作能夠有法可依、有章可循，必須制訂出一套靈活有效的管理制度。不斷簡化和完善學籍管理文件，修訂和補充學籍管理的工作流程和操作步驟。細化學籍管理規(guī)定，用制度促進學籍管理工作的規(guī)范化和科學化。另外，還要建立學籍管理工作的目標考核制度，包括省校對各分校學籍管理工作的考核和對學籍管理員的績效考核制度，以激發(fā)各分校學籍管理員的工作積極性。按照實事求是和嚴寬適度的要求，結(jié)合本校的具體情況，制訂并完善學籍管理實施辦法（細則）。我校于2015年印發(fā)了《廣東開放大學附屬職業(yè)技術(shù)學校學生學籍管理辦法（修訂）》，明確入學與注冊、學習形式與修業(yè)年限、學籍異動與信息變更、成績考核、工學交替與頂崗實習、獎勵與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)等一系列相應(yīng)的管理制度。后續(xù)應(yīng)當研究并制訂出更多有關(guān)規(guī)范分校管理的規(guī)章制度，比如類似《某某分校學籍管理人員工作條例》、《某某分校學籍檔案管理規(guī)范》等，進一步加強學生學籍管理，保障基本工作條件，落實分校管理責任，增強各分校學籍管理員的責任心，使學籍管理能夠順利高效地進行。

二、完善學籍管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)管理效率

針對目前招生管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法同步的情況，建議將招生管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)能夠合二為一，即考慮在省考試院和省教育廳層面，將以上兩個管理系統(tǒng)適當?shù)卣夏承┕δ?，減少不必要的重復勞動。例如從招生管理系統(tǒng)里導出的表格數(shù)據(jù)，經(jīng)檢查無誤后，可直接導入學籍管理系統(tǒng)作為學生入學的電子注冊數(shù)據(jù)。此外，必須改變以往“先電子注冊后錄取”的操作方式，改為“先錄取后電子注冊”，因此應(yīng)當調(diào)整新生錄取平臺的系統(tǒng)開放時間。這樣才能保證招生管理系統(tǒng)與學籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。針對學籍系統(tǒng)的“雙重學籍”問題，建議放開與技工學校及高中學籍查重的權(quán)限，即在當前的學籍管理系統(tǒng)中，除了能夠查詢到與全國其他中職學校是否學籍重復，還能夠查詢到與其他技工學校及高中是否學籍重復。最后，建議省教育廳多向教育部反映各類在系統(tǒng)操作過程中出現(xiàn)的提交數(shù)據(jù)無故消失及系統(tǒng)滯后等故障問題，學籍管理系統(tǒng)還應(yīng)不斷完善技術(shù)服務(wù)，增強系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高系統(tǒng)管理的效率。

三、加強學籍管理意識，促進學籍管理有序運行

為了維護教育的嚴肅權(quán)威性和確保數(shù)據(jù)的精準無誤，必須高度重視學籍管理工作，必須加強自上而下的學籍管理意識。認真貫徹執(zhí)行教育部和省教育廳的各項工作規(guī)范和政策法規(guī)，堅持原則、按章管理、嚴守工作職責、嚴肅工作紀律、嚴明管理程序、嚴格自我約束、強化服務(wù)理念、自覺履行制度約束。省校學籍管理員、分校學籍管理員、教務(wù)科、學生科和班主任要層層把關(guān)，各司其職，強化各部門之間的聯(lián)系，明確各部門的職責和上下級之間的關(guān)系，形成良好的管理運行機制，保障學籍管理工作正常有序運行。省校在給予分校一定管理自主權(quán)的同時，也應(yīng)當適應(yīng)加強對學生學籍異動、信息變更、畢（結(jié)）業(yè)資格等的審查，保證學籍和畢業(yè)數(shù)據(jù)的有效性。分校要配備作風嚴謹、業(yè)務(wù)精準、吃苦耐勞、敢于堅持原則、樂于服務(wù)學生和社會的高素質(zhì)專職人員從事學籍管理工作。新任學籍管理員應(yīng)參加業(yè)務(wù)培訓，熟悉學籍管理政策工作程序和加強信息化素質(zhì)培養(yǎng)后方能上崗，應(yīng)保持學籍管理隊伍相對穩(wěn)定，如無特殊原因，不應(yīng)頻繁更換學籍管理人員，促進學籍管理有序運行。

總之，隨著教育改革的不斷深入，中職學籍管理也將面臨更多新內(nèi)容，此項管理工作也將變得更復雜。作為一所統(tǒng)管全省各市（縣）分校的省校，在學籍管理這塊業(yè)務(wù)上，應(yīng)該不斷推陳出新、與時俱進，使學籍信息系統(tǒng)化管理水平更上一層樓。

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作者簡介：

李蘇（1984.10-），女，漢族，廣東梅州人，大學本科學歷，教育學碩士學位。廣東開放大學直屬學院（附屬職業(yè)技術(shù)學校合署），高教研究研究實習員。主要研究方向：行政管理、職業(yè)技術(shù)教育學。