對檔案工作的深思

鄭曉薇

【摘 要】檔案工作是一個(gè)容易大家忽視的工作，一說起檔案工作，大家的想法都是那是不重要，十分輕松的工作，是可有可無的工作，是任何人都可以干的工作，不想要腦子的工作。但是，我要告訴他們，這種想法完全錯(cuò)誤，如果沒有檔案，我們的歷史記載就無從而來，我們就不會(huì)知道我們?nèi)祟?，我們中華民族的歷史，不知道我們民族從何而來，從什么時(shí)候產(chǎn)生，那時(shí)候人們的生活及社會(huì)狀態(tài)，我們的語言及文字如何生成而來等從歷史到今的變化過程，就是靠這些檔案文獻(xiàn)才了解了這些真實(shí)的歷史事實(shí) 。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案文獻(xiàn)；數(shù)字檔案館

檔案工作是十分重要及專業(yè)的工作，工作人員需要具備專業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)及知識，而且檔案人員在體力和腦力上都要求十分的高，不僅需要強(qiáng)大的工作體力，同樣，因?yàn)闄n案館中存放著不同年代的檔案，數(shù)量十分眾多，經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員有時(shí)僅憑經(jīng)驗(yàn)就可以找到大概的存放地點(diǎn)，而且檔案工作不管是從收集、整理、編號、裝袋、裝盒、上架入庫各個(gè)環(huán)節(jié)都需要工作人員保持高度精神集中進(jìn)行工作，而且都需要與相關(guān)部門溝通，檔案人員都有強(qiáng)大的責(zé)任心，才可以做到保證檔案的完整與齊全，所以檔案工作人員并非他人所說的不需要專業(yè)，不需要腦力的工作，而且需要極強(qiáng)的專業(yè)知識、責(zé)任心，且是體力及腦力雙路進(jìn)行的工作。檔案事業(yè)是我們企業(yè)、黨、國家發(fā)展必不可少的重要方面，檔案的記錄，檔案中傳繼的經(jīng)驗(yàn)及數(shù)據(jù)，是我們企業(yè)、國家進(jìn)行決策的重要依據(jù)，重要憑證，如果沒有這些檔案，我們將不知道從何入手，如何去做，特別在在企業(yè)發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)人決策及企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中表現(xiàn)的作用尤為重要。檔案做為一種原生的信息，其作用的重要性表現(xiàn)的日益明顯，而且企業(yè)中各個(gè)專業(yè)都開始重要檔案信息資源，不管是生產(chǎn)經(jīng)營、還是企業(yè)財(cái)務(wù)、人事管理、經(jīng)營者決策，檔案都在發(fā)揮著十分重要的作用。作為檔案工作者的我們，也面臨著更大的挑戰(zhàn)，專業(yè)知認(rèn)的深造、經(jīng)驗(yàn)的積累，辦公自動(dòng)化的學(xué)習(xí)，多元化多媒體技術(shù)的掌握，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作帶來的幫助與輔助。

當(dāng)然，我們也清楚的意識到我們的檔案工作也肯定存在著一些不足之處。主要表現(xiàn)在：

一、檔案管理人員素質(zhì)、專業(yè)水平急需大幅度提高，目前檔案管理人員年齡偏老齡化，應(yīng)不斷吸收年輕、綜合素質(zhì)高的新生力量，更快的壯大檔案人員隊(duì)伍，可以通過外出學(xué)習(xí)，或?qū)I(yè)培訓(xùn)，提升檔案人員的綜合素質(zhì)，及確定新入職檔案人員培訓(xùn)機(jī)制，利于檔案新生力量快速成長，成為檔案團(tuán)隊(duì)的主干力量。

二、加大對檔案工作重要性及有關(guān)執(zhí)行法規(guī)的宣傳力度，由于以前宣傳力度較為薄弱，制約了大家對檔案事業(yè)及檔案工作的重要視的認(rèn)識，給檔案工作帶來阻礙和困難。只能通過大力的宣傳，提高大眾對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高歸檔意識，才可以更順利的開展檔案工作。

三、加快檔案現(xiàn)代化檔案管理工作突的突破，目前，已經(jīng)建立了多元化的數(shù)字檔案館，加快了信息化建議的步伐，使檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，檔案工作從收集、整理、裝袋、裝盒、上架都可以通過互聯(lián)網(wǎng)及電腦系統(tǒng)來進(jìn)行，而且有利于保證數(shù)據(jù)的完整性，比如檔案內(nèi)容的完整性、檔案數(shù)量的完整性等，可以通過審批系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接，來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)按一定條件篩選后，符合歸檔條件的文件或合同等文件進(jìn)入數(shù)字檔案館記錄中，保證電子記錄的無縫過渡，不再需要檔案人員再去人力的進(jìn)行翻找檔案，對大量的實(shí)物檔案進(jìn)行人力排序，這樣會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間及人力勞動(dòng)，而且會(huì)造成丟失或缺失，通過數(shù)字檔案館，這些工作可以準(zhǔn)確的、快速的解決，通過數(shù)字檔案館只需要通過選中需要?dú)w檔的電子文件檔案，可以進(jìn)行核對查看，也不需要再手寫實(shí)物檔案的頁數(shù)，在數(shù)字檔案館中這項(xiàng)工作系統(tǒng)是自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的，且電子系統(tǒng)可以自動(dòng)生成相應(yīng)的唯一的檔號，避免了人工操作時(shí)造成的重號或缺號的情況。檔案整理工作中最費(fèi)人力的文件裝袋及裝盒工作，但是在數(shù)字檔案館中無需在浪費(fèi)這種人力操作，只需要選中需要?dú)w檔的電子記錄，選中相應(yīng)檔案盒，將定量的文件通過電子方式裝入相應(yīng)檔案盒中，只需要通過一個(gè)裝盒鈕，就可以完成裝盒操作，只需要幾個(gè)小時(shí)就可完成。緊后還有一個(gè)同樣費(fèi)時(shí)費(fèi)體力的工作就是將實(shí)物檔案裝盒以后需要將盒排序，且需要逐盒的打印盒內(nèi)目錄及備考表等，還有盒的測標(biāo)簽等，這類工作估計(jì)要用掉好幾個(gè)月的時(shí)間，但是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館后，我們的裝盒操作只需要一到二個(gè)小時(shí)的時(shí)間，只需要選中相應(yīng)電子文件就可以完在，同時(shí)可以用極短的時(shí)間完成電子庫房的庫架的規(guī)劃，并將電子盒選中直接點(diǎn)入相應(yīng)黽子庫架上來完在上架操作，從前幾個(gè)月完成的工作現(xiàn)在幾個(gè)小時(shí)就完成了，而目錄方面更加的方便，無須再按盒手動(dòng)錄入，當(dāng)電子裝盒工作完成以后，盒內(nèi)的目錄入備考表都會(huì)自動(dòng)生成，完整的一個(gè)歸檔的工作就完成了。

四、積極轉(zhuǎn)變工作及服務(wù)意識，拓寬服務(wù)渠道，積極開發(fā)檔案工作服務(wù)的廣度及范圍。檔案工作最終的目的是為了檔案方便利用，如果沒有利用工作的實(shí)現(xiàn)，檔案管理就失去了利益，如何給經(jīng)營者提供決策依據(jù)，如何圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中心使檔案發(fā)揮他的作用，為推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)揮作用，就是通過提高檔案的服務(wù)工作，從前檔案的利用工作沒有深度推廣，大家沒有意思要通過檔案來尋找歷史的經(jīng)驗(yàn)，或通過提取不同時(shí)期的檔案來分析提取出有利于工作的方法及經(jīng)驗(yàn)，大部分都是依靠大家的工作經(jīng)驗(yàn)來決定，必須有造成失誤的可能性，檔案利用在國外非常的普及，從每年國外的各大檔案館檔案資料的調(diào)取數(shù)據(jù)就可以看了，可我們國內(nèi)的檔案館的調(diào)取據(jù)相對而言要少很多，這就證明我們國內(nèi)檔案利用工作還沒普及，所以我們要加大檔案的宣傳力度，努力推廣檔案利用工作的普知性，這樣人們才可以認(rèn)識到檔案中記錄的歷史數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)分析同，對我們現(xiàn)在的決策可以起決定性用作。

適應(yīng)社會(huì)的需要，社會(huì)的發(fā)展與變革，努力推動(dòng)新時(shí)代檔案工作的步伐，開辟新的檔案服務(wù)模式，促使檔案信息化、電子化更加成熟，是我們盡期各檔案部門著重要做的工作，面對新的時(shí)代，新的挑戰(zhàn)，檔案部門及檔案工作者更需要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能，提高檔案人員的信息化操作水平，冷靜思考，沉著應(yīng)對，及時(shí)調(diào)整及優(yōu)化檔案管理工作的制度及規(guī)范，突破傳統(tǒng)時(shí)期檔案工作的思想模式及工作方式 ，努力開拓更適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的工作方式，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，努力在開拓中發(fā)展，提高創(chuàng)新發(fā)展，提高服務(wù)意識，拓寬檔案服務(wù)范圍，使檔案工作跟上時(shí)代的節(jié)奏。