水質(zhì)檔案資料電子信息化管理初探

支靜潔 鄢云玲 秦九紅

(長(zhǎng)江水利委員會(huì) 水文局，湖北 武漢 430010)

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水質(zhì)檔案資料電子信息化管理初探

支靜潔 鄢云玲 秦九紅

(長(zhǎng)江水利委員會(huì) 水文局，湖北 武漢 430010)

介紹了如何將水質(zhì)檔案資料管理從以手工摘錄和編制歸檔目錄、以傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式保存檔案，轉(zhuǎn)化為利用計(jì)算機(jī)、文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)及PDF軟件對(duì)紙質(zhì)檔案電子化處理，實(shí)行電子信息化管理的模式。同時(shí)，結(jié)合水質(zhì)檔案電子化管理的實(shí)踐，分析目前在水質(zhì)檔案電子信息化中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的對(duì)策與建議。

水質(zhì)檔案；檔案資料管理；電子信息化管理；文檔影像；數(shù)字化加工系統(tǒng)

1 研究背景

長(zhǎng)江水利委員會(huì)水文局現(xiàn)設(shè)有90個(gè)水質(zhì)常規(guī)監(jiān)測(cè)斷面、94個(gè)省界監(jiān)測(cè)斷面、86個(gè)重點(diǎn)水功能區(qū)監(jiān)測(cè)斷面、15個(gè)三峽工程生態(tài)與環(huán)境監(jiān)測(cè)水量水質(zhì)同步監(jiān)測(cè)重點(diǎn)站斷面，35口地下水監(jiān)測(cè)井和7個(gè)水生態(tài)試點(diǎn)監(jiān)測(cè)斷面，每年水質(zhì)資料整編成果150多卷。2004年建立了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的計(jì)算機(jī)信息化，同時(shí)，建立了檔案聯(lián)合檢索系統(tǒng)，通過(guò)建設(shè)的廣域網(wǎng)，初步實(shí)現(xiàn)了水文局機(jī)關(guān)與勘測(cè)局以及各勘測(cè)局之間檔案目錄的異地聯(lián)網(wǎng)檢索，促進(jìn)了檔案信息資源的共享。近期，在單位信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃中又提出了“升級(jí)改造原有檔案管理系統(tǒng)，建成智慧檔案管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)一體化智能化檔案管理和服務(wù)”的設(shè)想。這一新的設(shè)想，給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何對(duì)歷年積累和每年接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化處理，實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，是當(dāng)前工作必須解決的重要課題。

檔案電子信息化管理，就是指以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人利用的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程包括：水質(zhì)檔案資料的收集、整理、歸檔、案卷信息和卷內(nèi)文件目錄的錄入、原文掛接(上傳)和查閱、利用等。目前，對(duì)水質(zhì)檔案資料電子化的途徑和方法主要有兩種：①通過(guò)文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案的每頁(yè)資料轉(zhuǎn)化成圖像文件，將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化；②利用PDF轉(zhuǎn)換軟件將Word文檔或excel表格等形式的水質(zhì)資料電子文檔統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成PDF格式電子文件，便于用計(jì)算機(jī)直接查閱、打印，或“以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。建立以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以電子影像技術(shù)及電子軟件為支撐的電子信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱與計(jì)算機(jī)查閱互相結(jié)合的轉(zhuǎn)變。

2 對(duì)水質(zhì)整編資料數(shù)字化處理

數(shù)字化加工系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工流水線的操作和管理，包括紙質(zhì)媒體整理登記、批量掃描、圖像糾錯(cuò)、條碼識(shí)別以及自動(dòng)上載的功能。掃描后的水質(zhì)資料整編成果電子化文件通過(guò)條碼識(shí)別后自動(dòng)上載到文件服務(wù)器的相應(yīng)位置和紙質(zhì)文件掛接；通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以查詢(xún)水質(zhì)資料的數(shù)據(jù)信息，查看其在文件服務(wù)器中存在的對(duì)應(yīng)電子化文件。兩者可以無(wú)縫集成、相得益彰，從而實(shí)現(xiàn)了掃描工作的流程控制以及電子文件集中保存和靈活、方便的檢索、查詢(xún)、瀏覽、閱讀和打印等。所以，運(yùn)用文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)對(duì)水質(zhì)資料數(shù)字化處理是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化的重要途徑，尤其是只保存紙質(zhì)資料的2013年前的水質(zhì)整編等檔案文件，一般均使用文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化處理，這個(gè)工作開(kāi)展至今已有10 a。

2.1 數(shù)字化處理?xiàng)l件

2004年，配置了文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)所需的計(jì)算機(jī)及影像掃描儀，其中影像掃描儀的配置分兩個(gè)階段： ① 2005年，首先配置了高速掃描儀與平板掃描儀，建立了檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，開(kāi)展重要檔案的全文數(shù)字化加工作業(yè)； ② 2011年，為適應(yīng)檔案數(shù)字化工程中對(duì)不拆卷檔案的需要，又配置了書(shū)刊掃描儀，建立了特殊檔案(指不可拆裝的年鑒等刊印資料)數(shù)字化加工系統(tǒng)，形成特殊檔案數(shù)字化加工生產(chǎn)線。

2.2 數(shù)字化處理流程

水質(zhì)資料數(shù)字化處理包括：資料整理→批量掃描→一校檢查→圖像糾錯(cuò)→二校檢查→批量上載各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，各工序之間環(huán)環(huán)相扣、不可孤立，形成一個(gè)有機(jī)整體。最終通過(guò)識(shí)別的條碼將電子文件上載到文件服務(wù)器，并與對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，流程見(jiàn)圖1。

圖1 水質(zhì)資料整編成果檔案數(shù)字化處理流程

2.3 數(shù)字化處理后的存儲(chǔ)

完成整個(gè)數(shù)字化處理操作過(guò)程后,點(diǎn)擊退出程序，圖片會(huì)自動(dòng)保存在指定的文件夾，檔案管理系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描、電子文檔錄入后，每天會(huì)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，一份數(shù)據(jù)存在服務(wù)器本地硬盤(pán)當(dāng)中，一份在光纖存儲(chǔ)。同時(shí)，管理員會(huì)定期(半年)保存一份數(shù)據(jù)到移動(dòng)硬盤(pán)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與容災(zāi)數(shù)據(jù)分離。

3 資料電子化轉(zhuǎn)換處理與合成

隨著辦公自動(dòng)化的普及，目前每年接受的水質(zhì)等檔案資料一般均有相應(yīng)的Word文檔和Excel表格。因此，從2013年開(kāi)始，嘗試每年移交水質(zhì)整編資料紙質(zhì)文件資料時(shí)，同時(shí)提交對(duì)應(yīng)的PDF格式電子文件。PDF格式文件，就是利用現(xiàn)有的PDF軟件，把與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的Word文檔等資料統(tǒng)一轉(zhuǎn)化成PDF格式保存，以便在完成紙質(zhì)文件的編制、歸檔后，能與上傳到檔案管理系統(tǒng)中的紙質(zhì)資料的條目直接掛接，存儲(chǔ)進(jìn)計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上檢索、查詢(xún)、瀏覽、打印和利用，這是一種比全文數(shù)字掃描更省時(shí)、省力，并能清晰保持文件原貌的辦法，從而更便捷地進(jìn)行水質(zhì)檔案資料的電子信息化管理。

3.1 資料轉(zhuǎn)換與合成PDF的條件

首先，統(tǒng)一安裝相應(yīng)的PDF軟件，其次，所有與紙質(zhì)資料對(duì)應(yīng)的水質(zhì)整編資料必須同時(shí)提供對(duì)應(yīng)的Word文檔、Excel表或JPEG、JPG等可供PDF軟件進(jìn)行轉(zhuǎn)換的電子資料。

3.2 資料轉(zhuǎn)換與合成PDF的流程

水質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)換和合成包括：資料整理、資料轉(zhuǎn)換、編制頁(yè)碼、資料編輯、加蓋印章或水印(電子章)、文件加密、文件掛接和上傳及刻錄光盤(pán)內(nèi)部保存幾個(gè)環(huán)節(jié)，具體操作流程見(jiàn)圖2。

圖2 水質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換與合成PDF電子文件的流程

3.3 資料轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)

水質(zhì)檔案紙質(zhì)資料錄入檔案管理系統(tǒng)后，將對(duì)應(yīng)的PDF電子文件與之掛接，確定保存后，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)電子檔案保管要求及檔案數(shù)字化光盤(pán)標(biāo)識(shí)制作要求，將PDF電子文件刻錄成A、B、C三套，分別保存在庫(kù)房磁盤(pán)柜與勘測(cè)局檔案室。

4 影像數(shù)字化文件和PDF電子文件的運(yùn)用

2013年前，水質(zhì)整編檔案資料，一般只保留紙質(zhì)文件，通過(guò)文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化處理是唯一的途徑。2013年開(kāi)始，因?yàn)樘峤涣藢?duì)應(yīng)的PDF格式電子文件，只要稍加編輯和加密就可以直接和紙質(zhì)文件資料掛接。目前這兩種方法基本同時(shí)運(yùn)用于水質(zhì)檔案資料的電子化管理中，既有共同的優(yōu)勢(shì)，又各有千秋。

4.1 影像數(shù)字化文件和PDF電子文件的優(yōu)勢(shì)

(1) 保持了水質(zhì)資料的原貌，提高了檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。掃描的圖像文件和PDF電子文件能夠非常真實(shí)地再現(xiàn)文件的原貌，通過(guò)上傳的原文進(jìn)行打印，基本上是原件的復(fù)制品，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。

(2) 有利于數(shù)據(jù)共享、異地查詢(xún)，提高了工作效率及水質(zhì)檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理需要借助于紙質(zhì)媒介，依靠卡片目錄查詢(xún)、調(diào)閱，然后通過(guò)原始文件資料閱讀、摘錄，使用、交流極不方便，查找一份水質(zhì)資料需花費(fèi)大量的人力。而掃描或者轉(zhuǎn)換成PDF的水質(zhì)資料整編成果電子文件掛接到系統(tǒng)后，檔案管理人員或者通過(guò)授權(quán)用戶權(quán)限的方式，在檔案管理系統(tǒng)中點(diǎn)擊查詢(xún)(如圖3所示)，在出現(xiàn)界面根據(jù)需要填入相關(guān)的內(nèi)容“查詢(xún)”，即可在計(jì)算機(jī)上直接查詢(xún)、瀏覽、閱讀原文并下載打印，不僅縮短了查找時(shí)間，使檔案工作成員從繁瑣的紙質(zhì)目錄資料的查閱中解放出來(lái)，提高了工作效率，而且也節(jié)省了人力，減少了經(jīng)費(fèi)支出。另外，還可通過(guò)建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)、信息共享，提高檔案的利用率，從而促進(jìn)“大水文”建設(shè)的發(fā)展。

圖3 檔案錄入與查詢(xún)界面

(3) 使水質(zhì)資料檔案原件得到永久而完整的保護(hù)。水質(zhì)檔案資料原件如果頻繁使用(查詢(xún)、翻閱、摘抄或復(fù)印)，往往會(huì)造成破損，難以永久完整的保存，甚至?xí)G失重要的數(shù)據(jù)，而利用影像數(shù)字化文件或PDF文件進(jìn)行電子化管理，既方便了資料的查閱，也不損害原始資料，從而極大程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案的原件，實(shí)現(xiàn)無(wú)次數(shù)的調(diào)閱，強(qiáng)化了檔案的日常管理。

(4) 電子文件質(zhì)量保證、具有穩(wěn)定性。電子文件掛接到計(jì)算機(jī)后，可反復(fù)利用，不會(huì)像紙質(zhì)文件那樣會(huì)泛黃、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、破損等，也不會(huì)像光盤(pán)、磁帶等那樣產(chǎn)生圖像信號(hào)的損耗，只要系統(tǒng)正常運(yùn)營(yíng)，不出故障，上傳到系統(tǒng)的電子文件可無(wú)限制的使用。

4.2 影像數(shù)字化文件和PDF電子文件的比較

(1) 影像數(shù)字化文件比PDF電子文件更能再現(xiàn)文件的原貌。通過(guò)圖像掃描儀掃描的水質(zhì)整編檔案資料，文字部分幾乎是原件的100%還原(色彩和清晰度上有所差異)；PDF電子文件的文字部分目前還不能做到100%的復(fù)原，主要是每一份資料上的單位印章、檔案章、手寫(xiě)簽名不能做到完成吻合。

(2) PDF電子文件的色彩還原及清晰度高于影像數(shù)字化文件。PDF文件以PostScript語(yǔ)言圖象模型為基礎(chǔ)，無(wú)論在計(jì)算機(jī)上直接打開(kāi)瀏覽，或通過(guò)任意型號(hào)的打印機(jī)打印，都可保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印效果，即PDF會(huì)忠實(shí)地再現(xiàn)原稿的每一個(gè)字符、顏色和圖形。同時(shí)，影像掃描儀最大篇幅只能掃描A3大小的篇幅，大于A3的圖紙只能分段掃描，其效果也會(huì)大打折扣。

(3) PDF電子文件的真實(shí)性和安全性稍遜影像數(shù)字化文件。通過(guò)文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)，完成水質(zhì)資料整編成果檔案數(shù)字化處理后，以TIF的格式和錄入檔案管理系統(tǒng)的紙質(zhì)資料掛接，打開(kāi)“原文”標(biāo)志——“原文管理”，可以閱讀、打印，但不能修改；而PDF掛接的原文，如果不設(shè)置禁止修改的密碼，某些別有用心的人員根據(jù)利益需要可以任意取舍甚至篡改信息，從而使電子檔案的真實(shí)性和安全性得不到保證。

(4) PDF電子文件比影像數(shù)字化文件更省時(shí)省力。對(duì)于1份水質(zhì)整編資料的資料整理(包括拆線)→打印條碼→掃描(批量掃描)→校核→糾錯(cuò)→上載→裝訂，一個(gè)操作人員需要花費(fèi)近60 min；如果在安裝了PDF軟件后的計(jì)算機(jī)上直接把與紙質(zhì)資料對(duì)應(yīng)的Word文檔或Excel表格等電子文檔資料轉(zhuǎn)換成PDF格式電子文件，1個(gè)文件電子資料整理→轉(zhuǎn)換→編輯(頁(yè)碼編制、加蓋電子章、密碼設(shè)置)→上載，只需10多分鐘。

影像數(shù)字化文件和PDF電子文件運(yùn)用于水質(zhì)檔案電子化管理之中，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變，是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，尤其是PDF格式的電子文件，兼容性強(qiáng)、跨平臺(tái)操作、支持比較、鑒定不同級(jí)別的安全控制等特長(zhǎng)，更是圖像文件未來(lái)的發(fā)展方向。

5 水質(zhì)檔案資料電子信息化管理的思考

隨著信息化的快速發(fā)展，水質(zhì)檔案電子信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，但這種新型的模式畢竟處在形成之中，還存在一定的技術(shù)和管理上的問(wèn)題，需要在實(shí)踐中不斷完善并解決。

5.1 存在的問(wèn)題

(1) 對(duì)檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不足。水質(zhì)檔案電子化和信息化管理是第三次工業(yè)革命對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的挑戰(zhàn)，急需要得到水環(huán)境科技工作者和廣大檔案工作人員的正確認(rèn)識(shí)，但長(zhǎng)期以來(lái)形成的思維模式制約了人們對(duì)檔案電子化的認(rèn)識(shí)，只看到它的局限性，沒(méi)有看到水質(zhì)檔案電子化管理對(duì)檔案利用和管理帶來(lái)的便捷和優(yōu)勢(shì)。

(2) 電子檔案的保存缺乏延續(xù)性和制度化。2013年起，規(guī)定每年在移交水質(zhì)整編資料紙質(zhì)文件的同時(shí)，必須同時(shí)提交對(duì)應(yīng)的PDF格式電子文件。由于至今國(guó)家在檔案電子化管理方面尚未形成統(tǒng)一的規(guī)則，單位也沒(méi)有制定相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)基層勘測(cè)局也沒(méi)有統(tǒng)一要求，水質(zhì)整編歷史資料基本上都是個(gè)人保管。長(zhǎng)期以來(lái)，由于機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位的調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代以及工作移交過(guò)程中的疏漏，導(dǎo)致大量的水質(zhì)整編電子檔案資料缺失。2013年前的水質(zhì)整編資料只保留紙質(zhì)資料，要完成數(shù)字化工作，只能通過(guò)文檔影像數(shù)字化加工系統(tǒng)來(lái)完成。

(3) 電子檔案管理技術(shù)上的問(wèn)題。 ①操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)格式方面，目前計(jì)算機(jī)使用的操作系統(tǒng)主要有：XP、 win7、win10，一些win7、win10上操作和保存的電子文件不能在XP上順利使用。同時(shí)，由于所用應(yīng)用軟件不同，各類(lèi)電子檔案的制作方式與儲(chǔ)存格式也不同，同樣的PDF格式電子資料，因?yàn)槭褂玫能浖唤y(tǒng)一，導(dǎo)致接收的一些電子資料不兼容，無(wú)法進(jìn)行編輯、修改、閱讀。②保密方面，檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了水質(zhì)檔案管理與利用的便捷，但也加大了管理的風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人員根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全，這給水質(zhì)檔案電子化管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)的。③ 原始性與真實(shí)性方面，電子文件不具有特定的字跡，無(wú)法從字跡上分辨原始性，電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的；而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)、內(nèi)容“出錯(cuò)”，甚至電子檔案被原樣復(fù)制，篡改后可不留痕跡。④法律效力方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案移交接收時(shí)一般都加蓋移交單位的公章、單位負(fù)責(zé)人及技術(shù)人員的手寫(xiě)簽名，入庫(kù)時(shí)在每一份紙質(zhì)文件的扉頁(yè)要加蓋接收單位的檔案章并填寫(xiě)相關(guān)信息，但電子檔案目前還不能做到這一點(diǎn)，所以，不具備很強(qiáng)的法律效力。

5.2 對(duì)策與建議

(1) 提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。在水質(zhì)檔案的電子化管理過(guò)程中，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，必然給檔案及水環(huán)境工作者帶來(lái)相當(dāng)大的心理壓力及認(rèn)識(shí)上的偏差，電子文件的產(chǎn)生、積累、歸檔、存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等，都會(huì)增加一系列的工作量，繼而產(chǎn)生畏難情緒。所以，應(yīng)解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整心態(tài)，通過(guò)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和思想教育，改變思維方式，更新觀念，以適應(yīng)新的變革非常重要。

(2) 制定水質(zhì)檔案電子化管理的規(guī)范、政策和制度。檔案管理部門(mén)要與水環(huán)境監(jiān)測(cè)管理處協(xié)作，根據(jù)水質(zhì)資料編制的特點(diǎn)，積極尋求管理上的對(duì)策，把檔案的要求延伸到水質(zhì)資料的管理工作中，制訂一套符合水環(huán)境編制與管理的統(tǒng)一的電子檔案管理制度。例如：統(tǒng)一規(guī)范水質(zhì)電子檔案的收集、歸檔、制作、密碼設(shè)置、簽名等，專(zhuān)人負(fù)責(zé)、妥善保管、每年在移交紙質(zhì)檔案時(shí)，移交一份對(duì)應(yīng)的PDF電子檔案，紙質(zhì)檔案歸檔編錄進(jìn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，對(duì)應(yīng)的電子檔案同時(shí)掛接、上載，并按要求刻錄光盤(pán)保存，避免因各種原因引起的電子檔案資料的遺散，確保檔案資料的正確和完整。

(3) 提高水質(zhì)檔案電子化管理的技術(shù)水平。檔案電子化管理處于形成階段，存在一些問(wèn)題是在所難免的，但如果缺乏了技術(shù)上的支撐，那么檔案電子化管理也就成了一句空話。要規(guī)避檔案電子化過(guò)程中的弊端， 需要做到：①條件許可的情況下，對(duì)陳舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新，并安裝統(tǒng)一的操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，以滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接收、處理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案電子化管理的實(shí)施。 ②對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，設(shè)計(jì)出符合檔案電子化管理需要的軟件，使水質(zhì)檔案電子化管理進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化。 ③加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，PDF電子文件原文掛接時(shí)一定要設(shè)置密碼(根據(jù)單位實(shí)際情況在權(quán)限范圍內(nèi)設(shè)置能查詢(xún)、閱讀、打印，但不能修改的密碼)，同時(shí)，保證機(jī)房系統(tǒng)的安全運(yùn)行、即時(shí)備份，防止掛接的電子文件丟失。④借助單位現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)人才，針對(duì)水質(zhì)電子檔案的弊端，采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。⑤改進(jìn)技術(shù)，保障電子文件的法律效力，印章和簽名是文件生效的主要標(biāo)志，紙介質(zhì)形式保存的水質(zhì)整編成果資料和紙質(zhì)文件的電子掃描文件都具有這一特征，但目前接收的PDF電子文件還沒(méi)有做到這一點(diǎn)，除了將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全外，需逐步探索研制出一套軟件，能像財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)一樣實(shí)現(xiàn)電子手寫(xiě)簽名，并授權(quán)加蓋單位的電子印章，或直接對(duì)現(xiàn)有的水質(zhì)整編資料軟件進(jìn)行改進(jìn)，使之具備電子簽名和加蓋電子印章的功能，從而保障電子文件的法律效力。

(4) 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，專(zhuān)職檔案管理人員中大多數(shù)人沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧，檔案工作成了“萬(wàn)金油”、填補(bǔ)工作量的補(bǔ)充，這一現(xiàn)象對(duì)于水質(zhì)整編等檔案資料的電子化管理是極其不利的。隨著檔案電子信息化進(jìn)程的推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高，只有系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。因此，筆者認(rèn)為：①加大教育投入，對(duì)與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)等培訓(xùn)，使之能熟練掌握并運(yùn)用電子檔案管理的基本知識(shí)技能，適應(yīng)目前檔案電子化管理的需要。②在條件許可的情況下，引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的檔案專(zhuān)業(yè)人才，使檔案管理更規(guī)范、專(zhuān)業(yè)。③調(diào)配計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，因?yàn)闄n案電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴(lài)性，如：計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)等硬件配置，檔案管理軟件的軟件開(kāi)發(fā)、運(yùn)用、數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)的安全及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)維護(hù)并熟練運(yùn)用。

6 結(jié) 語(yǔ)

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，水質(zhì)整編檔案資料的電子信息化管理是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物，迎合時(shí)代發(fā)展的潮流，是整個(gè)社會(huì)進(jìn)步的一種大趨勢(shì)，更是對(duì)原有檔案管理模式的更新，在檔案信息的存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。但因?yàn)榧夹g(shù)的局限及受到固有思維模式的束縛，現(xiàn)階段我們?cè)谒|(zhì)檔案電子化管理中還存在一些問(wèn)題，需要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念和態(tài)度，提高檔案管理水平，利用各種新技術(shù)、新方法探索出一條適合水質(zhì)檔案特點(diǎn)的檔案電子信息化管理模式，為水文事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

(編輯：李 慧)

2016-09-15

支靜潔，女，長(zhǎng)江水利委員會(huì)水文局，高級(jí)工程師.

信息化建設(shè)

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G427.4

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