高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)研究

梁怡爽

【摘 要】 信息化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)。高校財(cái)務(wù)部門(mén)依托現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，就財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)行了大膽嘗試。借鑒國(guó)內(nèi)外高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理工作信息化建設(shè)的研究，結(jié)合筆者在高校財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行學(xué)生事務(wù)管理工作的親身經(jīng)驗(yàn)，探討高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的理論和現(xiàn)實(shí)意義，并從收費(fèi)管理和學(xué)生“獎(jiǎng)助貸”管理等方面提出高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)生事務(wù)； 高校財(cái)務(wù)； 信息化

【中圖分類號(hào)】 F812.4；G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2016）21-0125-02

高校學(xué)生事務(wù)管理工作是高校教育教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分。有關(guān)我國(guó)高校學(xué)生事務(wù)管理工作的研究主要集中在教育學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等領(lǐng)域[1]，幾乎沒(méi)有文獻(xiàn)從財(cái)務(wù)視角討論過(guò)高校學(xué)生事務(wù)工作。財(cái)務(wù)部門(mén)是高校的重要職能部門(mén)之一，是高校正常運(yùn)行的保障，學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理工作是學(xué)生事務(wù)管理工作的重要一環(huán)。通過(guò)信息化手段不斷完善對(duì)學(xué)生學(xué)費(fèi)收取、獎(jiǎng)助貸管理等方面的規(guī)范控制，對(duì)維持正常的教育教學(xué)秩序、保障學(xué)生利益、提高財(cái)務(wù)工作效率具有重要意義。

一、信息化發(fā)展及對(duì)高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理工作的影響

信息化概念的廣泛使用始于1993年9月美國(guó)克林頓政府提出的“信息高速公路”計(jì)劃。我國(guó)“十二五”“十三五”規(guī)劃均強(qiáng)調(diào)提高國(guó)家信息化水平，加強(qiáng)國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力推進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域信息化。《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》中也提出加快實(shí)施教育信息化戰(zhàn)略，把教育信息化納入國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

高校學(xué)生事務(wù)管理信息化是教育信息化的重要組成部分。在各高校中逐漸興起的“數(shù)字化校園”“一站式服務(wù)”“無(wú)紙化迎新/離?！钡雀拍罹褪歉咝W(xué)生事務(wù)信息化建設(shè)的具體應(yīng)用。

高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)工作對(duì)信息化建設(shè)的需求更是急迫。一方面，收費(fèi)管理難度增加，高校收費(fèi)壓力很大。隨著高校擴(kuò)招，在校生總?cè)藬?shù)和學(xué)生類別不斷增加，尤其是成教、自考等類別學(xué)生學(xué)費(fèi)情況多變[2]；為規(guī)范管理，各類培訓(xùn)費(fèi)、報(bào)名費(fèi)、測(cè)試費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)等零星收費(fèi)都收歸高校財(cái)務(wù)部門(mén)集中管理。使用先進(jìn)的收費(fèi)軟件、啟用多途徑收費(fèi)方式、建立數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)等，可以提高收費(fèi)效率和方便收費(fèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。另一方面，學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金和貸款管理亟須信息化手段支撐。國(guó)家對(duì)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助力度不斷加大，獎(jiǎng)助學(xué)金批次、額度、涉及人數(shù)不斷增加；貸款額度不斷提升，不同學(xué)生應(yīng)交學(xué)費(fèi)與獲得貸款金額不同，需區(qū)別不同情況進(jìn)行學(xué)費(fèi)抵交和退費(fèi)。財(cái)務(wù)與學(xué)工部門(mén)合作開(kāi)發(fā)學(xué)生獎(jiǎng)助貸管理軟件可提高數(shù)據(jù)傳遞的效率和信息準(zhǔn)確度；為學(xué)生開(kāi)放個(gè)人財(cái)務(wù)平臺(tái)，可使學(xué)生充分了解個(gè)人財(cái)務(wù)信息，減少現(xiàn)場(chǎng)咨詢量，避免矛盾發(fā)生。

二、高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（一）收費(fèi)管理的信息化建設(shè)

1.借助信息平臺(tái)加強(qiáng)收費(fèi)宣傳力度

學(xué)費(fèi)收入是高等教育經(jīng)費(fèi)的重要來(lái)源之一，是維持高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的有力保證，但是學(xué)生拖欠學(xué)費(fèi)的現(xiàn)象在各高校普遍存在。加強(qiáng)收費(fèi)管理是財(cái)務(wù)部門(mén)的重要職責(zé)，學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)工作首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的收費(fèi)宣傳。

借用信息手段加強(qiáng)收費(fèi)宣傳可采取如下措施：每學(xué)年集中收費(fèi)前通過(guò)短信或微信公眾號(hào)等宣傳媒介，向所有在校生及其家長(zhǎng)公開(kāi)收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、方式等，必要時(shí)可以強(qiáng)調(diào)按時(shí)足額繳納學(xué)費(fèi)對(duì)學(xué)生責(zé)任教育和誠(chéng)信教育的意義；在財(cái)務(wù)處主頁(yè)和微信公眾平臺(tái)上公示發(fā)改委批復(fù)的收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)放學(xué)費(fèi)查詢功能，方便學(xué)生隨時(shí)查詢個(gè)人學(xué)費(fèi)繳納情況；摘錄《學(xué)生手冊(cè)》中收費(fèi)相關(guān)條款告知學(xué)生，或明確指出欠費(fèi)給學(xué)生帶來(lái)的危害，如影響入學(xué)注冊(cè)、選課畢業(yè)等。

2.拓展收費(fèi)方式、提高收費(fèi)效率

目前各高校采用的收費(fèi)方式主要有：現(xiàn)場(chǎng)集中收費(fèi)（現(xiàn)金或POS機(jī)刷卡）、銀行托收、網(wǎng)上繳費(fèi)等。采用銀行托收和網(wǎng)上繳費(fèi)可以避免排隊(duì)等候、避免攜帶大量現(xiàn)金的不安全，可實(shí)現(xiàn)異地繳費(fèi)和多校區(qū)收費(fèi)一體化。隨著技術(shù)不斷成熟，手機(jī)APP繳費(fèi)也逐漸興起。收費(fèi)方式越便捷，收費(fèi)效果越好。

采用網(wǎng)上繳費(fèi)方式，學(xué)生需開(kāi)通銀行網(wǎng)銀，進(jìn)行線上選擇和支付。財(cái)務(wù)人員僅需進(jìn)行后臺(tái)操作，定期核對(duì)收費(fèi)金額和繳費(fèi)人數(shù)，確保支付平臺(tái)、銀行進(jìn)賬單、學(xué)費(fèi)數(shù)據(jù)庫(kù)三者金額相等，即可批量生成并打印收費(fèi)收據(jù)，將收據(jù)交由各學(xué)院轉(zhuǎn)交學(xué)生本人，生成智能憑證、快速進(jìn)行賬務(wù)處理。

3.優(yōu)化收費(fèi)軟件、挖掘新功能

市面上有不少針對(duì)高校需求的學(xué)生收費(fèi)管理軟件。高校在軟件使用中要加強(qiáng)與軟件公司的交流，充分挖掘軟件功能，或要求軟件公司研發(fā)新功能、提供個(gè)性化服務(wù)，以提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力。在收費(fèi)管理中必須隨時(shí)關(guān)注收費(fèi)效果，掌握學(xué)費(fèi)應(yīng)收數(shù)、已收數(shù)、欠費(fèi)率等數(shù)據(jù)，只有依靠系統(tǒng)管理，才能快速讀取需要的信息。收費(fèi)軟件可提供相關(guān)數(shù)據(jù)作為賬務(wù)系統(tǒng)金額的佐證。目前已有軟件公司開(kāi)發(fā)了專為校園生活支付服務(wù)的手機(jī)應(yīng)用軟件，但主要使用范圍限于校園一卡通充值等，高?？梢耘c軟件公司加強(qiáng)溝通，拓展軟件的收費(fèi)范圍，完善軟件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能。

4.實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息共享

在數(shù)字化校園建設(shè)中，很多高校依托信息中心建立起內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡(luò)，方便各部門(mén)相互提取信息。學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)工作也急需依賴該信息平臺(tái)減輕工作壓力，更好地服務(wù)于學(xué)生，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)處的共贏。

收費(fèi)管理信息化建設(shè)中，涉及兩方面事項(xiàng)急需各部門(mén)共享信息、協(xié)同工作[3]。一是學(xué)生異動(dòng)，包括教務(wù)部門(mén)管理的學(xué)籍信息異動(dòng)和公寓部門(mén)管理的住宿信息異動(dòng)。學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、降級(jí)、退宿、搬寢室等情況時(shí)有發(fā)生，這些變更直接影響學(xué)生應(yīng)收學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)數(shù)據(jù)變化，目前均由教務(wù)和公寓部門(mén)定期提供紙質(zhì)資料，由辦理學(xué)生事務(wù)的財(cái)務(wù)人員手工更改數(shù)據(jù)庫(kù)信息。更改信息工作量巨大、手工處理容易發(fā)生錯(cuò)漏、也缺乏有效的內(nèi)部控制，學(xué)生持紙質(zhì)單據(jù)跑各部門(mén)辦理變更事宜也不方便。為解決上述問(wèn)題，教務(wù)和公寓部門(mén)可向財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)放學(xué)生異動(dòng)模塊，財(cái)務(wù)部門(mén)將讀取到的更改信息批量轉(zhuǎn)入學(xué)費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行備注，并自動(dòng)更新應(yīng)收數(shù)據(jù)。二是學(xué)生欠費(fèi)催收工作。高校學(xué)生收費(fèi)工作不僅是財(cái)務(wù)部門(mén)的事，更需要相關(guān)職能部門(mén)和各學(xué)院的支持和配合。目前，很多高校財(cái)務(wù)部門(mén)已向各學(xué)院開(kāi)通查詢本學(xué)院學(xué)生繳費(fèi)情況的權(quán)限，通過(guò)信息共享，將學(xué)生欠費(fèi)催收工作下放到學(xué)院，并將欠費(fèi)情況列入學(xué)院考評(píng)機(jī)制，以提高收費(fèi)管理水平。

（二）學(xué)生“獎(jiǎng)助貸”管理的信息化建設(shè)

國(guó)家為資助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，出臺(tái)了一系列資助政策。目前，資助范圍不斷擴(kuò)大，資助標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，資助領(lǐng)域不斷拓展，向高校獎(jiǎng)助學(xué)金和助學(xué)貸款管理提出了更高的要求。

1.與學(xué)工部門(mén)合作建立“獎(jiǎng)助貸”管理系統(tǒng)

建立專門(mén)的“獎(jiǎng)助貸”管理系統(tǒng)將會(huì)大大提高財(cái)務(wù)和學(xué)工兩個(gè)部門(mén)的合作效率，也將讓高校學(xué)生更便捷地享受到全面的獎(jiǎng)助貸信息。一方面通過(guò)該系統(tǒng)發(fā)布所有可申請(qǐng)的獎(jiǎng)助學(xué)金項(xiàng)目，學(xué)生可根據(jù)自身?xiàng)l件查閱、篩選、申請(qǐng)資助項(xiàng)目。另一方面該系統(tǒng)有一個(gè)包含全校各類學(xué)生的基本信息庫(kù)，信息庫(kù)中有學(xué)生姓名、學(xué)院、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、銀行卡號(hào)等基本字段，學(xué)生可自己維護(hù)個(gè)人信息。資助項(xiàng)目一旦評(píng)定完畢，學(xué)工部門(mén)即可快速提取獲獎(jiǎng)學(xué)生基本信息，再將該信息快速傳遞到財(cái)務(wù)通道，進(jìn)入下一步發(fā)放流程?！蔼?jiǎng)助貸”系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于學(xué)生基本信息準(zhǔn)確率高，可大大降低發(fā)放失敗率；學(xué)工部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的信息傳遞通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，不用人工進(jìn)行U盤(pán)拷貝，確保信息安全，也避免時(shí)間耗費(fèi)；學(xué)生可以集中在一個(gè)平臺(tái)上獲得有關(guān)獎(jiǎng)助學(xué)金和貸款的所有信息，有效避免錯(cuò)過(guò)相關(guān)信息而導(dǎo)致沒(méi)能獲得可享有的資助。

2.優(yōu)化獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放流程

獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放流程涉及學(xué)工、財(cái)務(wù)、銀行三者。學(xué)工部門(mén)負(fù)責(zé)評(píng)定獎(jiǎng)助學(xué)金獲得者，將配上銀行卡信息的獲獎(jiǎng)人員名單傳遞給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理并通過(guò)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)進(jìn)行批量代發(fā)。高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理工作中可以與銀行建立合作機(jī)制，學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放都使用學(xué)校統(tǒng)一開(kāi)戶的銀行卡，則銀行可直接管理學(xué)生卡號(hào)信息，如有發(fā)放失敗情況，學(xué)生直接在校內(nèi)銀行網(wǎng)點(diǎn)更正個(gè)人信息，一旦姓名和銀行卡賬號(hào)核對(duì)相符，之前的發(fā)放流程可自動(dòng)重啟。這將大大減少獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放返工率。

3.優(yōu)化各類貸款到賬處理流程

助學(xué)貸款主要有兩種形式：校園地國(guó)家助學(xué)貸款和生源地信用助學(xué)貸款[4]。高校學(xué)生助學(xué)貸款財(cái)務(wù)管理的難點(diǎn)在于：貸款學(xué)生基本信息匹配；貸款金額抵交學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)；多余貸款退還學(xué)生本人。尤其是2014年7月財(cái)政部、教育部、中國(guó)人民銀行、銀監(jiān)會(huì)聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于調(diào)整完善國(guó)家助學(xué)貸款相關(guān)政策措施的通知》，調(diào)整了國(guó)家助學(xué)貸款資助標(biāo)準(zhǔn)，全日制普通本專科學(xué)生每人每年申請(qǐng)貸款額度不超過(guò)8 000元；全日制研究生每人每年申請(qǐng)貸款額度不超過(guò)12 000元。貸款金額普遍高于應(yīng)交學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)之和，批量退費(fèi)工作量大增。

目前情況下，需要學(xué)生個(gè)人持貸款證明到財(cái)務(wù)處確認(rèn)貸款到賬，以之沖抵學(xué)費(fèi)。為減少學(xué)生確認(rèn)貸款的繁瑣手續(xù)，同時(shí)提高貸款確認(rèn)和多余貸款退還學(xué)生的準(zhǔn)確度和時(shí)效性，信息化建設(shè)迫在眉睫。一種可能性是與校學(xué)生資助管理部門(mén)聯(lián)合開(kāi)發(fā)學(xué)生貸款管理軟件，凡是有貸款的學(xué)生可自行在端口登錄，并按固定格式填寫(xiě)個(gè)人貸款基本信息，包括貸款類型、日期、金額、姓名、學(xué)號(hào)、學(xué)院、銀行卡號(hào)、聯(lián)系電話等；或者在現(xiàn)有學(xué)費(fèi)收費(fèi)系統(tǒng)中開(kāi)辟新的貸款管理模塊，為學(xué)生開(kāi)放端口錄入貸款基本信息。財(cái)務(wù)部門(mén)定期將銀行到賬明細(xì)與學(xué)生貸款管理軟件中貸款信息進(jìn)行比對(duì)，信息核對(duì)無(wú)誤自動(dòng)抵交學(xué)費(fèi)，對(duì)貸款金額大于應(yīng)交學(xué)費(fèi)金額的學(xué)生，多余金額自動(dòng)退還到學(xué)生銀行卡上。并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上附加學(xué)生手機(jī)號(hào)信息，業(yè)務(wù)處理完畢將自動(dòng)短信告知學(xué)生進(jìn)行查詢。

該類系統(tǒng)使用初期，需要學(xué)校財(cái)務(wù)處、學(xué)生資助管理部門(mén)、各學(xué)院輔導(dǎo)員開(kāi)展大力宣傳，督促申請(qǐng)貸款學(xué)生登錄系統(tǒng)錄入個(gè)人信息，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完備準(zhǔn)確才能保證后續(xù)賬務(wù)工作的順利進(jìn)行。待學(xué)生以老帶新形成錄入貸款信息的習(xí)慣后，財(cái)務(wù)處可批量處理學(xué)生貸款業(yè)務(wù)，學(xué)生不用再到財(cái)務(wù)處排隊(duì)等待，財(cái)務(wù)處接到的有關(guān)貸款咨詢也會(huì)大大減少。

三、結(jié)語(yǔ)

樹(shù)立正確的信息化觀念、遵守高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)勝任能力和信息化水平是高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理工作信息化建設(shè)的基本前提。高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化是高校財(cái)務(wù)管理信息化體系中的重要一環(huán)，對(duì)推動(dòng)高校信息化建設(shè)，確保高校平穩(wěn)健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是高校財(cái)務(wù)工作者面臨的重要課題。

【參考文獻(xiàn)】

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