基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

王旭陽

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言檔案管理工作是一項(xiàng)具有重要意義的工作，人員檔案、技術(shù)檔案、行政檔案不同的檔案都有著其不同的重要作用。在過往我國的檔案介質(zhì)一直采用的是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在保存以及使用的過程中存在著諸多不便，例如保存條件要求過高、使用時(shí)建檔、歸檔較為繁瑣等問題，使得基層事業(yè)單位的檔案管理工作效率低下并且檔案的質(zhì)量也較差。在這樣的情況下對(duì)基層事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化改革已經(jīng)成為了一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)，不過對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理工作起步較晚的我國而言，基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還有這一定的難度。本文將對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并且對(duì)基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的工作要求進(jìn)行闡述，并提出實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：基層 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)代化 有效途徑

我國自古以來就有進(jìn)行檔案記錄的習(xí)慣，在新中國建立之后國家領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案工作也相當(dāng)重視，建立了一套在當(dāng)時(shí)較為有效的檔案管理制度，但是隨著時(shí)代的變遷以及現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，原本的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)我國目前對(duì)檔案資料的需求，因此對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改變從而徹底進(jìn)入現(xiàn)代化檔案管理時(shí)代已經(jīng)成為了我國檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。近些年我國對(duì)現(xiàn)代化檔案管的推廣工作極為重視，并且也制定了相關(guān)的制度但是對(duì)于數(shù)量眾多且習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)代管理方式的基層事業(yè)單位，這種現(xiàn)代化檔案管理制度的出現(xiàn)無疑成為了一種挑戰(zhàn)。 今天筆者就來和大家談一談基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化有效途徑的相關(guān)話題。

1 目前基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國目前基層事業(yè)單位的檔案介質(zhì)有很大一部分還是紙質(zhì)檔案，這使得其在對(duì)檔案進(jìn)行保管以及應(yīng)用方面存在著諸多的不便以及限制，例如紙質(zhì)檔案難以長期儲(chǔ)存需要較為苛刻的儲(chǔ)存條件且容易被損壞，并且需要占據(jù)較大的面積進(jìn)行存儲(chǔ)工作，并且在檔案建立、檔案應(yīng)用以及檔案歸檔、檔案分類等諸多方面都較為復(fù)雜困難，使得檔案管理人員的工作量較為巨大。不僅如此，我國大部分基層事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理較為陌生，并且不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。從制度層面來看基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案序號(hào)不全、標(biāo)題欠缺以及組卷差異等諸多問題，這些問題的出現(xiàn)都是由于其檔案管理制度的缺失而引起的，也是由于其始終采用傳統(tǒng)的檔案管理方式而造成的。其次，由于缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段造成大部分基層事業(yè)單位的檔案資料檢索還沿用著人工檢索的方式，這種檢索方式錯(cuò)誤率較高并且當(dāng)量地浪費(fèi)人力影響檔案檢索的效率。除此之外，對(duì)于基層事業(yè)單位來說，文件檔案管理是對(duì)其未來改革與發(fā)展起到重要作用的工作，能夠幫助基層事業(yè)單位回顧歷史，規(guī)劃未來，有利于事業(yè)單位相關(guān)工作的開展。無論從經(jīng)濟(jì)角度講，還是從社會(huì)角度講，文件檔案管理工作都能夠?yàn)榛鶎邮聵I(yè)單位帶來一定程度的提升。但我國大部分基層事業(yè)單位缺乏有效的檔案利用方式，造成幾乎全部的檔案資料只能被束之高閣，不能被有效地利用，從而使得檔案資料失去了其存在的主要意義。

2 基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的要求

現(xiàn)代化檔案管理主要是指對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和更新，使得基層事業(yè)單位的檔案管理工作能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，從而可以使用目前社會(huì)對(duì)于檔案的需求。對(duì)于目前的現(xiàn)代化檔案管理而言其對(duì)于基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的要求主要有三個(gè)方面的內(nèi)容。下面我們來詳細(xì)介紹

2.1 實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理工作

就傳統(tǒng)而言檔案管理工作所采用的檔案資料載體都是紙張，但是紙張無論從檔案保管的角度來講還是檔案的利用效率角度而言都是存在著較為明顯的弊端的，在這樣的情況下隨著科技的發(fā)展將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案則成為了檔案發(fā)展的必然，這種轉(zhuǎn)換就是無紙化檔案管理的首要要求，即摒棄原本的紙質(zhì)檔案管理模式而是采用更加便于保存以及應(yīng)用的電子檔案管理模式，通過檔案載體的變化而提高檔案的管理效率以及降低檔案的保存難度。

2.2 提高檔案的使用效率

無紙化電子檔案檔案管理模式除了能夠降低保存難度以外其最大的作用就是提高檔案的使用效率。基層事業(yè)單位中的文件檔案管理能夠記錄歷史進(jìn)程與社會(huì)發(fā)展，是一種不可再生的資源獲取方法，檔案管理的市場(chǎng)化發(fā)展能夠激發(fā)社會(huì)對(duì)文件檔案的保護(hù)意識(shí)，有利于將文件檔案的作用充分發(fā)揮出來。

2.3 加強(qiáng)管理的數(shù)字化

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，許多原本檔案管理過程中難以解決的問題都得以妥善的解決，因此想要進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)就必須加強(qiáng)管理當(dāng)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用即加強(qiáng)管理的數(shù)字化，例如采用微縮技術(shù)能夠節(jié)省基層事業(yè)單位檔案管理的成本并且大幅提高檔案儲(chǔ)存的效率，并且延長檔案的保存周期。

3 基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的有效途徑

3.1 構(gòu)建完善的檔案檢索體系

對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作而言想要提高檔案的管理效率第一步就必須構(gòu)建完善的檔案檢索體系，只有檢索體系實(shí)現(xiàn)了電子化才能夠發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理模式的真正優(yōu)勢(shì)。對(duì)于檔案檢索體系而言目錄是檔案檢索過程中最重要的組成部分，如今的目錄分類已經(jīng)有了專業(yè)的目錄標(biāo)準(zhǔn)化分類軟件，只需要基層事業(yè)單位的檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案索檢索的目錄進(jìn)行編制就能夠在以后的電子檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匯總功能可以在很大程度上節(jié)省檔案檢索所需要花費(fèi)的時(shí)間。

3.2 對(duì)檔案庫房進(jìn)行現(xiàn)代化管理

檔案庫房作為存儲(chǔ)各類檔案的重地可以說對(duì)檔案工作而言是極為重要的，因此在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中對(duì)于檔案庫房進(jìn)行現(xiàn)代化管理也是必不可少的，隨著監(jiān)控以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展集成事業(yè)單位的檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件檔案庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，營造更適合檔案存放的環(huán)境，對(duì)文件檔案房中的溫度與濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，還能夠有效防火防盜，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫房的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理。

3.3 強(qiáng)化檔案工作的輔助工作

在基層事業(yè)單位中，檔案工作的流程比較繁瑣，在管理過程中，會(huì)產(chǎn)生一些再生的檔案信息，提升了文件檔案的管理難度。如果對(duì)這些再生的檔案信息不進(jìn)行處理則必然會(huì)使得檔案管理的工作量劇增給檔案管理人員帶來極大的工作眼里，因此，運(yùn)用現(xiàn)代化手段強(qiáng)化文件檔案的輔助工作是非常重要的，不僅能夠讓相關(guān)人員的執(zhí)行更加方便，還能夠保證文件檔案信息的實(shí)時(shí)性。

3.4 加強(qiáng)對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)培訓(xùn)

由于基層事業(yè)單位的檔案管理人員一般都年齡偏大并且對(duì)現(xiàn)代化檔案管理所知甚少，因此為了能夠讓現(xiàn)代化檔案管理模式真正植根于基層事業(yè)單位就必須對(duì)基層事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要是對(duì)其計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力和檔案管理軟件的應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使得基層事業(yè)單位的檔案管理人員能夠在日常的檔案管理工作中熟練使用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件，為基層事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理模式的推廣奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)可以在最大程度上提高檔案管理的效率以及應(yīng)用頻次，使得檔案資料不再被束之高閣而無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理引起重視，從而促進(jìn)基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作。

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