以創(chuàng)新為動力促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展

李雪

[摘 要]隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)，因?yàn)橐磺袡n案工作歸根到底要依靠“人”來推動，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展。所以，檔案管理工作的創(chuàng)新，就是以人為主體的隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新，要努力提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)起一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展，向檔案工作提出了新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，因此，必須創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，一方面要銳意進(jìn)取，充分發(fā)揮創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制新突破；另一方面又要對機(jī)制創(chuàng)新中見到成效的要充分肯定和堅(jiān)持，同時(shí)不斷地分析對比，不斷地評價(jià)和改進(jìn)，才能進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制，保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]創(chuàng)新；檔案管理

[中圖分類號]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）10 — 0088 — 02

“創(chuàng)新”一詞起源于拉丁語，原意有三層含義，即：更新、創(chuàng)造新的東西、改變。在世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，面對知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，唯有創(chuàng)新，才能令我們在參與激烈的市場競爭中去謀求生存與發(fā)展。創(chuàng)新固然需要有創(chuàng)新的個體行為，但更需要的是相互間的合作。馬克思講人是社會的人，生產(chǎn)力是社會生產(chǎn)力。任何一項(xiàng)事業(yè)，如果沒有創(chuàng)新，就沒有發(fā)展活力。檔案工作也不例外，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就必然在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新。

首先，隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因?yàn)橐磺袡n案工作歸根到底要依靠“人”來推動，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展。檔案工作人員應(yīng)被視為最有價(jià)值和最具競爭力的資本，努力創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境和員工的生活條件，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，注重知識更新，不斷提高整體質(zhì)量，從而保證了高質(zhì)量的信息服務(wù)的必由之路。所以，檔案管理工作的創(chuàng)新，就是以人為主體的隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新，要努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。檔案管理人員要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，既要懂檔案業(yè)務(wù)又要有計(jì)算機(jī)知識，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，進(jìn)而提高檔案信息的服務(wù)水平。一是培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神。愛崗敬業(yè)精神是對本職工作的專注和追求卓越的精神，是一種出自從業(yè)者內(nèi)心的、從情感上對本職工作深深的熱愛。如何培養(yǎng)檔案工作者的愛崗敬業(yè)精神，可根據(jù)單位檔案部門實(shí)際情況加以正確引導(dǎo)：堅(jiān)持經(jīng)常性思想政治教育工作，增進(jìn)愛崗敬業(yè)的持久熱情；加強(qiáng)職業(yè)道德教育，培養(yǎng)樹立甘為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)的高尚職業(yè)道德。在發(fā)達(dá)的市場經(jīng)濟(jì)形勢下，堅(jiān)守檔案管理工作這塊凈土，以行業(yè)楷模為榜樣，勤勤懇懇工作。作為檔案工作人員，其人生價(jià)值由檔案工作性質(zhì)決定，檔案部門相對于其他部門而言是一個弱勢部門，不能引起領(lǐng)導(dǎo)和社會的強(qiáng)烈重視，但我們不能妄自菲薄，一定要以“留存社會記憶、保存人類檔案文化遺產(chǎn)、傳播與弘揚(yáng)人類社會文化”為目標(biāo)，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，認(rèn)真做好檔案工作。

檔案工作不僅僅是檔案室和專業(yè)檔案員的事情，要從公司各個部門、各個層次選出多個兼職檔案員，培養(yǎng)員工的檔案意識，發(fā)動“群眾力量”以便于達(dá)到檔案工作收集的全面性和整體性，使檔案知識宣傳與培訓(xùn)工作盡量做到全員化。

其次，作為復(fù)合型人才的檔案工作者還要有觀念的創(chuàng)新，注重培養(yǎng)挑戰(zhàn)傳統(tǒng)觀念的創(chuàng)新意識。使用傳統(tǒng)的檔案，是服務(wù)方對檔案部門使用的檔案，參加檔案展覽，閱讀檔案的復(fù)制或出版，特別是需要使用原來的文件程序復(fù)雜。在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理工作逐步改變坐在家里的情況，變被動為主動服務(wù)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對服務(wù)創(chuàng)新的檔案管理功能。這就要求要突破服務(wù)思想，開拓新思路。傳統(tǒng)的檔案管理在服務(wù)的處理上不去想、不去聯(lián)系、不去實(shí)踐，而是等著人找上門來，或是由上級分配的硬任務(wù)。這不是一個積極主動的方式，已不能適應(yīng)促進(jìn)信息技術(shù)、高速度、高質(zhì)量的信息服務(wù)，它必然導(dǎo)致公共文件的遺憾。

作為檔案工作人員不應(yīng)該再有傳統(tǒng)的“坐等上門”的思想，應(yīng)該積極主動地“走出去”，主動去收集各門類的資料。創(chuàng)新思維就是不受現(xiàn)成常規(guī)思路的約束，尋求對問題全新的獨(dú)特性的解答方法的思維過程。這種創(chuàng)新思維主要的障礙有來自權(quán)威與公眾的思維定勢、習(xí)慣性思維、傳統(tǒng)性思維以及封閉的思維模式等。只有拓展思維的空間，不墨守陳規(guī)，擁有豐富的想象力，創(chuàng)新思維才可能展現(xiàn)出來。只有通過學(xué)習(xí)，才能積累豐富的知識和經(jīng)驗(yàn)，才能使思想靈活敏銳，進(jìn)而迸發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。這是做好一切工作的重要條件，也是進(jìn)行創(chuàng)新活動的必要前提。

再次，關(guān)于檔案信息管理創(chuàng)新方面是這樣的：檔案管理信息不僅要使用一些新的設(shè)備，它其實(shí)是一個系統(tǒng)工程，有很多因素相互制約，相互協(xié)調(diào)，只有這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代的管理理念和管理機(jī)制，適應(yīng)電子網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。如條碼取代Ref.的使用，條形碼是根據(jù)編碼規(guī)則編制一套圖形表達(dá)標(biāo)識符數(shù)字或字母的條碼和條碼識別功能的管理軟件信息，具有自動識別功能匹配的條碼閱讀器，讀者只要通過掃描條形碼掃描，計(jì)算機(jī)可以快速、準(zhǔn)確地識別和對象有關(guān)的自動顯示的信息，具有較高的準(zhǔn)確性和可靠性。安全、可靠、方便、快捷，可以大大提高文件的分類速度、借閱、歸還文件的速度。有利于提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，提高檔案管理的效率。

檔案信息的流動必須進(jìn)入計(jì)算機(jī)可以很快的掌握，我們將文件信息，如主題（或相關(guān)審計(jì)書圖紙）、箱數(shù)、位置等成條碼印在封面上或文件的檔案盒上，使用手持掃描儀，輸入速度是手動輸入的幾十倍。

根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，還可深化檔案工作的內(nèi)涵，對檔案工作的進(jìn)行延伸，構(gòu)建成文件管理、重點(diǎn)信息、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)……為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)本單位所屬各部門和基層的各種檔案信息的收集、存儲和使用其他排序工作，通過局域網(wǎng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)施，從而在共同發(fā)展中實(shí)現(xiàn)各種信息資源共享，這是一種新的檔案信息管理的形式。這符合現(xiàn)代檔案管理部門高效的原則，有利于提高檔案管理的自主性和靈活性。

最后，注重檔案管理機(jī)制方面的創(chuàng)新。比如積極引導(dǎo)競爭的激勵機(jī)制，改變現(xiàn)有的檔案管理工作中的思想創(chuàng)新的現(xiàn)狀，從源頭上解決問題。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，企業(yè)檔案管理機(jī)制有以下突出表現(xiàn)：一是堅(jiān)持“四到位管檔”?；具_(dá)到了機(jī)構(gòu)、人員、制度、措施的四到位，形成了檔案工作“層層有人抓，事事有人管”的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制。二是堅(jiān)持以法治檔，實(shí)行了“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)納入了各單位標(biāo)準(zhǔn)化體系有了制度保證，企業(yè)檔案工作制度納入了企業(yè)的法規(guī)建設(shè)。三是堅(jiān)持優(yōu)化治檔，對計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的企業(yè)檔案管理模式經(jīng)過不斷改革、整合、借鑒、嫁接等多種優(yōu)化方式，形成了條塊結(jié)合的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。四是堅(jiān)持文明管檔，各單位將企業(yè)檔案工作納入了企業(yè)的工作目標(biāo)管理和雙文明考核體系，將檔案管理工作融入文明創(chuàng)建工作之中。

新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展，向檔案工作提出了新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，因此，必須創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，一方面要銳意進(jìn)取，充分發(fā)揮創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制新突破；另一方面又要對機(jī)制創(chuàng)新中見到成效的要充分肯定和堅(jiān)持，同時(shí)不斷地分析對比，不斷地評價(jià)和改進(jìn)，才能進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制，保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展。

創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，是通過多種途徑主動了解利用者的需求，分析利用者的類型及需求結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新服務(wù)觀念、服務(wù)手段。以創(chuàng)新為著力點(diǎn)，積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域，探索新的服務(wù)模式。

總之，我們只有轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，不斷提高服務(wù)水平，不斷實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代的步伐，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供全方位、多樣化服務(wù)，緊密聯(lián)系檔案工作實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供更好地服務(wù)，迎接新世紀(jì)的挑戰(zhàn)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究〔M〕.北京：中國檔案出版社，2009.

〔2〕楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論〔M〕.北京：中國檔案出版社，2010.〔責(zé)任編輯：孫玉婷〕

Abstract： Team building is the basis for archives work， because all archives work in the final analysis to rely on "people" to promote， but also to promote "people" better development. Therefore， the innovation of the archives management work， is the innovation of the construction of the main body of the team， to strive to improve the comprehensive quality of the staff of the archives， and build a high quality team.

The rapid development of modern enterprises in the new period， to the archives work puts forward new requirements and new standards. Therefore， we must innovate the archives management mechanism， on the one hand to forge ahead， give full play to creativity， to achieve new breakthroughs in the management mechanism； on the other hand， to see the effect of mechanism innovation should be fully affirmed and adhere to， at the same time constantly comparative analysis， continuous evaluation and improvement， further improve the archives management mechanism to ensure the smooth development of archival undertaking.

Key Words： Innovation； Archives Management；strategies