醫(yī)院改擴(kuò)建工程檔案的管理

文/廣西百色右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室 黃桂敏 談?dòng)衿?/p>

醫(yī)院改擴(kuò)建工程檔案的管理

文/廣西百色右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室 黃桂敏 談?dòng)衿?/p>

近幾年來，醫(yī)院對(duì)內(nèi)科綜合大樓、門診大樓等建筑進(jìn)行改造，由于改造工程工期比較緊，工程投資資金較少，且對(duì)醫(yī)院的正常醫(yī)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生了較大的干擾，因此在改造工程建設(shè)時(shí)，工程檔案管理人員都未重視這方面的工作，未能和新建大樓那樣展開全面的檔案管理工作，從而導(dǎo)致了改造擴(kuò)建工程檔案資料缺失，影響了檔案資料的利用，因此，做好醫(yī)院改擴(kuò)建工程檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財(cái)富，成為醫(yī)院檔案管理人員不可推卸的責(zé)任 。

建改；擴(kuò)建；工程檔案；管理

右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院成立于1980年，經(jīng)過30多年的發(fā)展，已經(jīng)由昔日的草棚醫(yī)院發(fā)展為桂西及周邊地區(qū)規(guī)模最大的集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，在防病治病、醫(yī)學(xué)教育、重大災(zāi)害事故及疫情防治中發(fā)揮了重要的作用，為革命老區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)和諧作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、重視醫(yī)院基建改擴(kuò)建工程檔案管理

（一）醫(yī)院基建改擴(kuò)建工程項(xiàng)目文件作為醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)的記錄，具有參考、憑證、再利用和增值等作用。每位參與改擴(kuò)建項(xiàng)目工作人員必須高度重視，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并積極配合檔案管理人員的工作。基建工程管理部門在項(xiàng)目工程開始時(shí)，把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，檔案資料管理人員要重視基建資料的完整性，在建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)段階產(chǎn)生的檔案資料，要及時(shí)收集、整理、移交，并辦理移交手續(xù)，分類留存，以避散失，保持資料的完整性。

（二）醫(yī)院基建改擴(kuò)建項(xiàng)目與新建項(xiàng)目一樣要經(jīng)過提議、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收并投入使用一個(gè)完整周期。同時(shí)醫(yī)院基建改擴(kuò)建項(xiàng)目作為配合醫(yī)學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)配套設(shè)施，為了與現(xiàn)代設(shè)計(jì)理念相吻合，我們利用近年來新的施工技術(shù)對(duì)醫(yī)院大樓進(jìn)行改造，新的建筑設(shè)計(jì)要比過去的建筑有進(jìn)一步的創(chuàng)新，且新的設(shè)計(jì)在改造工程正式施工的過程中會(huì)形成很多新的檔案資料，這些檔案資料非常有利用價(jià)值且不可再生，因此檔案管理人員必須要及時(shí)收集并整理這些文件材料。

（三）在改擴(kuò)建工程基建檔案的管理中，必須嚴(yán)格遵循基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有關(guān)法律和法規(guī)、有關(guān)業(yè)務(wù)文件、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件，不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)改造工程檔案管理制度。在正式施工時(shí)，必須要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，明確施工過程中各方的主要職責(zé)，參與方都必須要對(duì)檔案管理工作制度有一定的了解，同時(shí)根據(jù)相關(guān)規(guī)定向檔案管理人員提供必須歸檔的材料，比如說建設(shè)單位的項(xiàng)目申請(qǐng)、資金預(yù)算審批表、改造擴(kuò)建施工圖紙等材料，項(xiàng)目監(jiān)理單位的管理文檔、表格通知等資料也應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行歸檔。最后是在施工管理工作中應(yīng)該規(guī)范有序地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，明確各方參與人的職責(zé)，檔案收集歸檔作業(yè)過程中必須做到獎(jiǎng)懲分明，第一時(shí)間通報(bào)相關(guān)情況，避免由于主觀因素而忽略了檔案管理工作，從而造成有價(jià)值的檔案材料流失。

二、充分利用原始基建檔案資料，做好變更記錄

（一）原始基本建設(shè)檔案是工程設(shè)計(jì)、施工、使用、管理活動(dòng)過程中形成的、最原始的真實(shí)客觀的記錄文件，也是改造擴(kuò)建工程項(xiàng)目重要的參照資料，在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中都需要以其作為依據(jù)和參考。原始檔案材料中，我們能夠發(fā)現(xiàn)很多對(duì)工程用的材料，如地質(zhì)勘測(cè)記錄、總平面圖、結(jié)施圖、建施圖、水電通信管網(wǎng)圖、工程施工質(zhì)量、施工進(jìn)度等資料，這些文件資料都能夠被我們所運(yùn)用。

（二）在對(duì)原始文件資料進(jìn)行查閱之后必須要作詳細(xì)記錄。因此而產(chǎn)生的文字材料以及施工圖紙必須要給予說明，便于日后進(jìn)行歸檔。若是以原有圖紙作為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的新圖紙，必須在原有圖紙中備考表內(nèi)給予充分說明，以便于未來使用者進(jìn)行查閱。

（三）在改造擴(kuò)建工程正式施工時(shí)必須要將過去已有的檔案材料充分地利用起來。比如說一些可能會(huì)改變布局的施工作業(yè)進(jìn)行之前，應(yīng)該對(duì)施工過程進(jìn)行檔案查詢，確認(rèn)其施工方案的合理性，避免剪力墻受到破壞。施工作業(yè)完成以后要第一時(shí)間對(duì)原始檔案材料進(jìn)行修訂，將改造施工的具體情況在原始檔案材料中注明，并一式兩份保存到檔案盒之中，確保檔案的完整性。

三、改造工程檔案的收集和管理

（一）在組織建立管理機(jī)構(gòu)的過程中，必須要選配專門的檔案管理工作人員。檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行崗前培訓(xùn)，從而明確改造工程檔案收集與管理工作的具體職責(zé)，專職檔案管理人員應(yīng)該對(duì)施工建設(shè)以及監(jiān)理單位的檔案工作作出指導(dǎo)，要積極參與到工程施工例會(huì)以及其他一些有關(guān)工程施工的活動(dòng)中去，例如說計(jì)劃布置、招投標(biāo)會(huì)議、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)或變更等，從而確保自己能夠?qū)Ω脑旃こ痰那闆r有詳細(xì)地了解，能夠第一時(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔收集。另外，還必須要督促建立單位與施工建設(shè)單位的專職檔案管理人員做好施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理資料的收集與保管，檔案管理工作人員必須要定期對(duì)檔案材料的收集歸檔情況進(jìn)行檢查，同時(shí)要按照工程進(jìn)度以及施工具體內(nèi)容第一時(shí)間對(duì)施工各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的文件材料作出歸檔要求，協(xié)助相關(guān)單位進(jìn)行文件資料的整理與收集，為工程建設(shè)和檔案建設(shè)的同步實(shí)施打下良好基礎(chǔ)。

（二）檔案材料的收集與歸檔工作人員，對(duì)改造擴(kuò)建工程項(xiàng)目應(yīng)該與新建項(xiàng)目一視同仁，堅(jiān)決按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度執(zhí)行。對(duì)于請(qǐng)示、批復(fù)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)環(huán)節(jié)所形成的文件資料必須嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)工作過程中產(chǎn)生的過程性與結(jié)論性文件的收集整理也必須嚴(yán)格把控，避免出現(xiàn)文件資料缺少、遺漏、延遲交付的情況。在檔案材料的整理時(shí)如果發(fā)現(xiàn)存在不規(guī)范材料應(yīng)該第一時(shí)間退回整改，如果發(fā)現(xiàn)資料不齊，應(yīng)查明原因，采取補(bǔ)救措施，補(bǔ)齊資料，切勿不管不問、得過且過，造成檔案資料的丟失。

（三）應(yīng)明確檔案資料收集范圍。如醫(yī)院改造項(xiàng)目的可行性報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、工程招投標(biāo)文件、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工現(xiàn)場(chǎng)管理文件資料，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程財(cái)務(wù)報(bào)告等文件資料都必須要及時(shí)進(jìn)行歸檔收集，同時(shí)要做好建筑、消防、水電、信息、通信等必須分類歸檔文件的整理工作。但是往往我們?cè)趯?shí)際工作過程中，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候不清楚檔案材料的歸檔范圍，導(dǎo)致很多珍貴的文件資料缺失遺漏，我們必須要解決好這些問題。

（四）做好檔案資料的歸檔。1.必須按照改造擴(kuò)建工程檔案管理相關(guān)制度，明確檔案材料整理歸檔負(fù)責(zé)人，強(qiáng)化常態(tài)性的檔案管理工作，做好基礎(chǔ)建設(shè)改造擴(kuò)建工程檔案管理培訓(xùn)工作，確保每一名檔案管理人員都能夠自覺樹立規(guī)范入檔的意識(shí)?，F(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作中也會(huì)運(yùn)用到非常多的計(jì)算機(jī)軟件，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上增強(qiáng)了檔案管理工作的效率，降低了檔案管理工作人員的失誤率和工作量。檔案管理工作人員也應(yīng)該努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升自身的信息管理能力。2.檔案收集工作結(jié)束后，歸檔負(fù)責(zé)人必須要對(duì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行核查，在保證檔案完整的前提下進(jìn)行入檔工作，保證收集、整理、分類、編碼以及目錄編制工作的規(guī)范有序開展，以便于使用者日后進(jìn)行查詢。

[1]秦奕.試論如何加強(qiáng)高校基建檔案管理.城建檔案，2013(1)：73-74.

[2]余斌.對(duì)醫(yī)院基建改造工程檔案管理的思考.蘭臺(tái)世界，2013(z5)：108-109.

[3]李雪梅.醫(yī)院基建檔案特點(diǎn)和管理.中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2013，2 （4）：270-271.