人事檔案信息失真的原因及處理建議

劉 霞

(四川省廣安市人民醫(yī)院， 四川 廣安 638000)

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人事檔案信息失真的原因及處理建議

劉 霞

(四川省廣安市人民醫(yī)院， 四川 廣安 638000)

指出了人事檔案信息失真主要分兩類：差錯(cuò)行為失真和造假性失真。差錯(cuò)行為失真主要表現(xiàn)為檔案信息前后的不一致；造假性失真主要表現(xiàn)為原始材料失真、假學(xué)歷、假年齡、假履歷等。對(duì)此，為加強(qiáng)人事檔案信息的真實(shí)性、有效性，保障人事檔案功能的充分發(fā)揮，提出了處理檔案信息失真的幾點(diǎn)有效措施。

人事檔案 ；信息失真；問題；對(duì)策

1　引言

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。但人事檔案信息失真現(xiàn)象的不斷出現(xiàn)，一定程度上導(dǎo)致了人力資源管理領(lǐng)域的信用危機(jī)，為日后的干部人事工作造成了嚴(yán)重的隱患[1]。因此檔案信息失真問題必須及時(shí)加以制止和解決。

2　人事檔案信息失真的具體表現(xiàn)

目前人事檔案信息的失真主要可分為兩類，一類是無意的差錯(cuò)行為失真，另一類是有意造假引起的失真。

2.1差錯(cuò)行為失真

差錯(cuò)行為失真主要表現(xiàn)為材料前后矛盾。主要表現(xiàn)為填表者和檔案工作人員的粗心大意而形成的信息失真，或信息形成過程的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確導(dǎo)致。例如，有些人在填寫履歷表的出生年月時(shí)，有時(shí)用公歷的出生年月，有時(shí)有用農(nóng)歷的出生年月，加上歸檔時(shí)工作人員沒有仔細(xì)審查所填寫的內(nèi)容，因而造成前后兩份履歷表的出生年月有出入。

2.2造假性失真

造假性失真表現(xiàn)為檔案材料完全虛假。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

(1) 假原始材料。原始檔案材料造假也時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)在學(xué)習(xí)成績、學(xué)位等方面的造假,把不及格的改為及格、低分?jǐn)?shù)的改為高分?jǐn)?shù)、把“處分、記過”改為“表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)”等，造成人事檔案從源頭上失真。

(2)虛假學(xué)歷。隨著國民教育水平的不斷提高，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，社會(huì)就業(yè)崗位對(duì)員工的學(xué)歷要求也越來越高，對(duì)此，部分人員受個(gè)人利益驅(qū)使，在文憑、學(xué)歷上大肆造假

(3)虛假年齡。為了上學(xué)、高考、參軍、就業(yè)結(jié)婚、退休等問題在年齡上大做文章，按照自身需求虛報(bào)年齡，隨意填報(bào)，以符合相關(guān)政策規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，滿足個(gè)人私欲。

(4)虛假籍貫、民族。利用國家對(duì)經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)、少數(shù)民族采取的優(yōu)惠政策，通過改換或謊報(bào)自己的籍貫、民族，來享受國家政策照顧及優(yōu)惠，主要表現(xiàn)在升序、轉(zhuǎn)干等方面。

(5)虛假履歷。履歷材料是人事檔案信息的重要組成部分，是正確反映一個(gè)人德、能、勤、績的主體，一些人為了證明自身的工作經(jīng)歷，從參加入伍時(shí)間、工作時(shí)間、工作單位、對(duì)口支援及科研成果等方面造假，從而牟取實(shí)惠。

3　人事檔案信息失真的原因

根據(jù)人事檔案信息失真的主要現(xiàn)象可總結(jié)出信息失真主要以造假性信息失真為主。而主要原因體現(xiàn)在如下幾方面。

3.1受利益的驅(qū)使，人為地更改、偽造檔案

介于人事檔案的重要性，由于就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審、提干、退休等各項(xiàng)事宜都以檔案資料的審核為重要依據(jù)，致使僥幸造假成功的果實(shí)誘惑巨大，不少人為之一搏。

3.2造假供給市場的存在

有需求就有市場，不合法的供給、需求亦是市場經(jīng)濟(jì)雙刃劍的現(xiàn)象之一。而造假市場的高額利潤更使供給市場“頑強(qiáng)”生存。

3.3領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)

檔案意識(shí)不強(qiáng)，在日常工作中就直接體現(xiàn)在了對(duì)檔案工作的不重視。任何崗位的工作人員都可以勝任檔案管理員崗位，退休返聘老員工、低學(xué)歷的醫(yī)護(hù)工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的不重視亦造成檔案管理設(shè)備的投入不足及基層工作人員的不重視心態(tài)，因此這些因素直接為“檔案材料真實(shí)性”創(chuàng)造了極大的過失性“造假”機(jī)會(huì)。

3.4監(jiān)督機(jī)制不夠完善

基于多數(shù)基層檔案管理部門對(duì)檔案工作的不重視，由此對(duì)于輔助做好檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制也不夠完善。具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：對(duì)于新產(chǎn)生的歸檔材料未按照規(guī)定與本人信息進(jìn)行前后對(duì)照，檢查流于形式，未盡義務(wù)；歸檔材料入檔過程無嚴(yán)格的核對(duì)過程或是或略核對(duì)程序；檔案工作人員對(duì)個(gè)人檔案信息“監(jiān)守自盜”，為朋友情誼或利益等原因直接動(dòng)手，從檔案管理終端制造假檔案。

4　對(duì)策與建議

4.1加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全民法制觀念和檔案意識(shí)

人事檔案的形成，涉及很多部門和員工，要制止和根除人事檔案中的弄虛作假的現(xiàn)象，必須采取得力措施。不僅領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，而且還要加大學(xué)習(xí)和宣傳力度，讓廣大員工了解人事檔案的政策法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念和檔案意識(shí)。

4.2嚴(yán)格執(zhí)法，加大對(duì)違法案件的處理力度

人事檔案長期以來只偏重政治性、紀(jì)要性、機(jī)密性，而忽略法制手段，特別是在其職能活動(dòng)中，輕視法律監(jiān)督[2]。而《檔案法》的確立，使檔案工作結(jié)束了無法可依的局面。有法可依、違法必究為維護(hù)人事檔案信息的真實(shí)、安全提供了最有力保障。因此，應(yīng)加大執(zhí)法力度，嚴(yán)厲查處人事檔案違法案件，掐斷造假供給線，從而加大造假的成本，從源頭上堵住造假信息。

4.3健全檔案管理工作制度與監(jiān)督機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓，過去由于領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視、檔案工作制度的不完善，造成檔案工作流程、規(guī)范毫無嚴(yán)謹(jǐn)性可言。工作人員隨性而為，無責(zé)任心，馬虎對(duì)待、處理檔案信息，更甚者鉆“制度”空子，主動(dòng)造假檔案信息，牟取私利。因此健全檔案管理工作規(guī)范制度與監(jiān)督機(jī)制，是從宏觀上控制檔案信息失真的重大途徑之一。

4.4強(qiáng)化培訓(xùn)

提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)技能水平，加快人事檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理工作人員思想政治教育，認(rèn)識(shí)人事檔案重要性，樹立檔案意識(shí)；加強(qiáng)誠信教育，培養(yǎng)工作責(zé)任心，嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待檔案管理工作。同時(shí)，專業(yè)崗位聘用專業(yè)人員，并適時(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)，更新管理理念，利用專業(yè)理論知識(shí)、嚴(yán)格把關(guān)；建立人事檔案工作信息網(wǎng)絡(luò)，利用公共網(wǎng)絡(luò)傳遞和提供所需人才信息[3]，多層面地保障檔案信息的真實(shí)有效。

[1]李靜.人事檔案信息失真的原因及對(duì)策[J].贛南醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2006,6(5).

[2]儲(chǔ)玉紅.人事檔案信息失真的原因及其規(guī)避措施[J].武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2005,4(5).

[3]劉冰. 淺析人事檔案信息失真的原因及對(duì)策[J].世界華商經(jīng)濟(jì)年鑒,2012(3).

[4]儲(chǔ)玉紅. 人事檔案信息失真的原因及其規(guī)避措施[J]. 武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2005(5):39～41.

[5]李東. 人事檔案信息失真問題及對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)世界,2005(1):40～41.

[6]趙亞敏. 基于開放和實(shí)用的人事檔案管理改革研究[D]. 濟(jì)南:山東大學(xué),2007.

[7]唐晶. 當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索[D].濟(jì)南:山東大學(xué),2007.

[8]韓曉偉. 數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[D]. 濟(jì)南:山東大學(xué),2008.

Analysis on Cause andTreatment of InformationDistortionin Personnel File

Liu Xia

(SichuanGuanganMunicipalPeople’sHospital,Guangan,Sichuan638000，China)

Personnel file information distortion is mainly divided into two categories: error behavior distortion and pseudo distortion. Error behavior distortion ismainly theinconsistency between archives informationbefore and after; build pseudo distortion is mainly raw material distortion, false record of formal schooling, age and false record, etc. To strengthen the authenticity, validity of personnel file information, and ensure the security personnel file function into full play, we suggestedseveral measures to deal with the file information distortion problem from the following aspects:(1) strengthening the propaganda, the national legal system idea and archives consciousness; (2) strengthening the strict law enforcement, especially the illegalcases; (3) improving the file management system and supervision mechanism; (4) strengtheningthe trainingto improve the ideological understanding andskill levelsof file management personnel.

personnel file; information distortion; problem;strategy

2016-05-30

劉霞(1989—)，女，主要從事人事檔案管理研究。

G275

A

1674-9944(2016)14-0311-02