淺談公文信息檔案保密的重要性

夏歡

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 “泄密事件無小事，保密工作勿小為?！毙畔r代，公文信息檔案的保密工作是一項非常重要的工作。電力企業(yè)的公文信息檔案涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，做好保密工作是保證電力企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要。本文就公文信息檔案保密的重要性做出闡述，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞 公文 檔案 保密 電力企業(yè)

改革開放以來，我國社會主義市場經(jīng)濟深入發(fā)展，信息化進程不斷加快，為公文信息檔案保密工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。在中國電力迅速發(fā)展的幾十年里，電力企業(yè)高度重視電力工程的建設(shè)，而忽視企業(yè)內(nèi)部公文信息檔案的保密工作，導(dǎo)致目前我國電力企業(yè)在公文信息檔案保密工作上普遍存在諸多問題。因此，對公文信息檔案保密的重要性這一課題的研究十分必要。

一、做好公文信息檔案保密工作的重要意義

（一）保護公文信息檔案中所承載內(nèi)容的秘密性

公文信息檔案中包含許多涉及國家秘密的科技成果和經(jīng)濟數(shù)據(jù)等資料，電力企業(yè)的公文信息作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，涵蓋調(diào)度運行、營銷收費等各方各面。將公文信息的內(nèi)容刊載于包括電子文檔在內(nèi)的各種信息載體上，就必須對信息載體采取相應(yīng)的保密措施。鑒于涉密公文信息產(chǎn)生的不定期性，公文信息檔案的保密工作應(yīng)該貫穿于收集、整理、加工、傳遞和反饋的整個過程。由此可見，做好公文信息檔案保密工作有利于保護公文信息方案中所承載內(nèi)容的秘密性。

（二）確保公文信息檔案的參謀性和專一性

參謀性是指公文信息主要是為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)的，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考資料和參謀意見，為決策提供依據(jù)和借鑒。電力企業(yè)公文檔案中的許多原始信息涉及國家秘密和行業(yè)機密，不能大范圍公開；專一性是指公文信息有特定的服務(wù)對象和服務(wù)范圍，電力企業(yè)的公文檔案是企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實寫照，主要為企業(yè)未來的發(fā)展提供借鑒，需要采取一定的保密措施。由此可見，做好公文信息檔案保密工作可確保公文信息檔案的參謀性和專一性。

（三）有效控制公文信息檔案所產(chǎn)生的效應(yīng)

有些公文信息涉及到國家和部門的核心事項，有些則是為核心事項的決策提供依據(jù)，因此所產(chǎn)生的效應(yīng)十分重要。電力企業(yè)庫藏的公文信息檔案可為企業(yè)未來的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，其中不僅包括成功的經(jīng)驗，也包括失敗的教訓(xùn)，對于這些信息資源采取保密措施，可有效防治失誤類信息流出，對企業(yè)造成負面影響。由此可見，做好公文信息檔案保密工作可有效控制公文信息檔案所產(chǎn)生的效應(yīng)。

二、公文信息檔案的保密工作存在的問題

近年來，我國電力企業(yè)在公文信息檔案的保密工作上取得了長足進步，但仍存在以下幾方面問題：一是文件管理。對內(nèi)部文件重要程度鑒定不準(zhǔn)，隨意自行標(biāo)注“秘密”。秘密文件與普通文件混放在一起，沒有放入專門保險柜存放，存在秘密文件丟失的風(fēng)險。二是檔案管理。部分電力企業(yè)因辦公條件所限，未設(shè)置專門檔案室，無專職的檔案管理員，沒有做到集中管理，而是將公文信息檔案資料隨意堆放在普通庫房，且沒有防火、防水、防濕、防盜等保護設(shè)施，存在極大的安全隱患和泄密隱患；三是文件、資料的印刷與銷毀。大多數(shù)電力企業(yè)的大型會議資料均選擇在系統(tǒng)外的正規(guī)印刷廠進行印刷，廢品由印刷廠自行銷毀，但很少與其簽訂保密協(xié)議，存在一定隱患泄露企業(yè)內(nèi)部秘密。大多數(shù)單位對過期無效文件、廢舊資料沒有統(tǒng)一集中到保密部門指定地點銷毀，或?qū)⑵潆S意出售給廢品收購站，存在一定泄密風(fēng)險；四是計算機與網(wǎng)絡(luò)管理。

三、加強公文信息檔案保密工作的重要舉措

（一）提高公文信息檔案管理人員的素質(zhì)

作為公文信息檔案管理工作的具體執(zhí)行者，具有知密早、知密多、知密深的特點，管理人員的工作態(tài)度和工作效率直接影響著保密工作的質(zhì)量和結(jié)果。提高公文信息檔案管理人員的素質(zhì)是做好保密工作的前提，首先，要提高管理人員的政治素質(zhì)，保持堅定的政治信仰，以國家利益和電力企業(yè)的利益為重，嚴守秘密；其次，要提高管理人員的思想道德素質(zhì)，使之具備高度的責(zé)任心和使命感、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和豐富的專業(yè)知識，把保守國家和企業(yè)秘密作為自己神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（二）建立科學(xué)的公文檔案保密管理制度

公文信息檔案保密管理制度是確保公文機密不被泄露的重要保障，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身工作實際，在遵循國家有關(guān)公文檔案保密，信息管理工作的法律法規(guī)和政策的基礎(chǔ)上，設(shè)立相應(yīng)的公文檔案管理機構(gòu)，建立健全保密工作的規(guī)章制度，制度中要有對涉密人員的培訓(xùn)教育、重要公文信息檔案的管理、涉密資料的印刷和銷毀、信息網(wǎng)絡(luò)安全管理、移動存儲介質(zhì)管理等的具體規(guī)定，對保密工作進行嚴格規(guī)范，做到有章可循。

（三）加強信息網(wǎng)絡(luò)安全

信息化時代，信息網(wǎng)絡(luò)已成為公文信息檔案的重要載體。電力企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)是智能電網(wǎng)的基礎(chǔ)，電力信息網(wǎng)絡(luò)的安全是電力企業(yè)公文信息檔案的保存、流轉(zhuǎn)以及電網(wǎng)信息化健康可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。加強信息網(wǎng)絡(luò)安全，確保電力信息網(wǎng)絡(luò)安全可靠運行、最大程度的阻斷非法攻擊、防止電網(wǎng)數(shù)據(jù)泄露或被非法篡改，直接關(guān)系電力企業(yè)公文信息檔案保密工作的順利開展。

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