基于Access的技改大修項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)研究

沈潤夏++余秦軍++買文霞

摘 要：根據(jù)技改大修項目特征，探索、設(shè)計出基于Access的項目結(jié)算管理系統(tǒng)。借助Access數(shù)據(jù)庫的信息處理功能，搭建起項目管理系統(tǒng)，以實時整合、分析收集到的技改大修項目資料。通過數(shù)據(jù)庫平臺，精準量化項目指標(biāo)，并提出進度、成本控制方案和改進措施，指導(dǎo)技改大修項目結(jié)算順利完成。

關(guān)鍵詞：技改大修；Access數(shù)據(jù)庫；項目管理；結(jié)算

中圖分類號：TP316 文獻標(biāo)識碼：A

技改大修項目作為電網(wǎng)企業(yè)進行資產(chǎn)配套完善、建筑修繕、設(shè)備更新及檢修的重要途徑，是以項目形式保障電網(wǎng)安全穩(wěn)定運行的技術(shù)管理手段。但由于技改大修項目具有單項投資規(guī)模小、每年度項目數(shù)量多、涉及專業(yè)雜、項目實施周期短等特點，造成項目結(jié)算管理中極易出現(xiàn)進度安排不合理、成本控制不科學(xué)、歸檔資料不齊全、結(jié)算資料時間邏輯混亂等問題，甚至可能引發(fā)審計風(fēng)險。為有效解決技改大修工程結(jié)算辦理中存在的各類問題，提升項目辦結(jié)效率和質(zhì)量，亟須對現(xiàn)有的結(jié)算管理模式進行革新。

1.技改大修項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要性分析

1.1 系統(tǒng)操作復(fù)雜，項目人員操作費力，需建立操作手冊庫、典型經(jīng)驗庫

國家電網(wǎng)公司技改大修工程實施、結(jié)算過程中，涉及大量的軟件操作，常用的有ERP（企業(yè)資源管理系統(tǒng)）、PMS（生產(chǎn)管理系統(tǒng)）、ECP（電子商務(wù)平臺）等，貫穿于項目計劃下達、物資及服務(wù)招標(biāo)采購、資金入賬、結(jié)算、決算等多個環(huán)節(jié)。每類系統(tǒng)均具有較高的信息復(fù)雜性和操作難度，對項目管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了巨大挑戰(zhàn)。技改大修項目執(zhí)行過程中，經(jīng)常因項目人員不了解系統(tǒng)特性，未充分掌握其操作技能，造成項目信息錯誤、實施延誤，從而影響結(jié)算進度和質(zhì)量。因此，需要通過建立各信息軟件的操作手冊庫，對各環(huán)節(jié)的具體操作流程進行系統(tǒng)整合，穩(wěn)步提升項目人員業(yè)務(wù)能力，改善結(jié)算工作水平。

1.2 進度管控乏力，缺乏高效監(jiān)管手段，需建立報表管理庫、規(guī)章制度庫

大多數(shù)技改大修項目實施周期在1年以內(nèi)，尤其是大修項目為成本性支出，不得跨年實施，故項目進度管控尤其重要。但實際執(zhí)行中，部分項目由于工程點分散、進度報表不系統(tǒng)、監(jiān)控機制不健全，項目管理單位難以實時有效地把控項目實施進度，對結(jié)算的進度要求產(chǎn)生不良利影響。因此，需要通過報表管理庫來規(guī)范里程碑計劃，實時處理進度數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析，有的放矢制定改進措施，并通過對應(yīng)的規(guī)章制度庫結(jié)合精益評價體系，對結(jié)算進度滯后的單位提出考核措施。

1.3 資料歸檔不全，檔案管理質(zhì)量偏低，需建立項目信息庫、規(guī)章制度庫

現(xiàn)有的項目管理體系中，結(jié)算水平受項目管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)因素影響較大，由于項目人員業(yè)務(wù)能力參差不齊、項目結(jié)算時間倉促、項目之間差異性大等原因，在項目結(jié)算審查過程中，易出現(xiàn)收資不及時、過程資料缺失、信息錯誤、邏輯紊亂等問題，最終影響項目結(jié)算水平。最有效地解決途徑是變“人管”為“制管”，依據(jù)強大的項目信息庫和規(guī)章制度庫，建立完善的結(jié)算管理體系，最終實現(xiàn)科學(xué)結(jié)算、高效管理。

1.4 其他各類數(shù)據(jù)庫及報表管理的必要性分析

在創(chuàng)建多個主要數(shù)據(jù)庫的同時，需要建立項目結(jié)算后期工作體系、項目管理人員信息庫、培訓(xùn)及集中辦公管理體系等，以強化“橫向協(xié)同、縱向貫通”管理，全面落實項目結(jié)算管理提升的配套措施。

2.項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和功能設(shè)計

根據(jù)上述數(shù)據(jù)庫建設(shè)必要性分析中提到的各類數(shù)據(jù)庫，開展技改大修項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集工作。收集到充分的數(shù)據(jù)信息后，根據(jù)各類信息特征，設(shè)計出最終數(shù)據(jù)庫的模塊結(jié)構(gòu)和功能體系，對現(xiàn)有資源進行有效整合，并對未來的項目實施數(shù)據(jù)進行實時統(tǒng)計和研判。經(jīng)過多輪設(shè)計、優(yōu)化，最終確定的技改大修項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫構(gòu)架如圖1所示。

3.數(shù)據(jù)庫的軟件平臺選擇和實現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)庫軟件要求

良好的軟件系統(tǒng)是承載項目管理各大數(shù)據(jù)庫信息的有效載體。根據(jù)技改大修項目的結(jié)算管理特征，數(shù)據(jù)庫軟件需具備以下功能：

（1）必須超越簡單的excel二維報表，可利用軟件搭建起各類數(shù)據(jù)庫的信息整合平臺。

（2）充分考慮到不同項目管理人員的計算機水平，軟件必須面向?qū)ο?，編程量小?/p>

（3）各類工作圖表及報表信息容量大、編輯靈活、便于統(tǒng)籌管理。

（4）軟件通用度高，與常用信息處理軟件信息交互能力強，易兼容于各類服務(wù)器。

3.2 數(shù)據(jù)庫軟件選擇

通過對軟件的具體要求進行剖析，綜合對比常用的SQL Server、mySQL、Oracle、Access、Visual Foxpro、DB2等數(shù)據(jù)庫，擇優(yōu)選取適用的軟件系統(tǒng)。根據(jù)上述軟件的特性，選取Access數(shù)據(jù)庫，該軟件作為Microsoft Office家族的一員，具有兼容程度高、界面友好、操作簡便、成本低廉、擴展容易等優(yōu)勢，是非常適合技改大修項目管理的中型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3.3 Access項目管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計

根據(jù)圖1的數(shù)據(jù)庫構(gòu)架，運用Access 2007軟件的表、報表、窗體等模塊，導(dǎo)入收集、整理好的9大數(shù)據(jù)庫信息，在Access中完成數(shù)據(jù)整合，建立相關(guān)表格之間的對應(yīng)關(guān)系，加入各類表格和報表的查詢、篩選、修改等功能，最終開發(fā)出基于Access數(shù)據(jù)庫的技改大修項目結(jié)算數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，項目管理團隊可通過內(nèi)部加密服務(wù)器實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的信息共享。經(jīng)過逐步優(yōu)化后實現(xiàn)窗體定型，登錄數(shù)據(jù)庫后的系統(tǒng)界面如圖2所示。

4.數(shù)據(jù)庫的試運行及成效總結(jié)

4.1 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)試運行

完成Access數(shù)據(jù)庫的全部創(chuàng)建工作后，進入試運行階段，以2016年某公司技改項目里程碑計劃為例，進入結(jié)算進度報表系統(tǒng)的里程碑報表，不僅可以查閱項目明細、里程碑計劃，還可以根據(jù)需求鎖定具體項目，編輯其里程碑執(zhí)行情況，最終在Access系統(tǒng)中自動生成實時報表，進行指標(biāo)分析并針對落后指標(biāo)值制定改進措施。技改項目里程碑計劃報表如圖3所示。

4.2 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)成效總結(jié)

通過對基于Access的項目結(jié)算管理數(shù)據(jù)庫的研究，取得三大成效：一是實現(xiàn)項目實施全流程相關(guān)信息的大集成，對存在對應(yīng)關(guān)系的報表數(shù)據(jù)進行邏輯關(guān)聯(lián)，提高數(shù)據(jù)利用精度和深度；二是規(guī)范了整個項目執(zhí)行程序和管理機制，便于每個環(huán)節(jié)的責(zé)任部門各司其職、高效聯(lián)動，消除人力和時間浪費；三是建立了項目管理數(shù)據(jù)的實時分析系統(tǒng)，將查詢、編輯、優(yōu)化、報表等功能巧妙融于一體，全面提高結(jié)算實時效率。

結(jié)語

生產(chǎn)技改大修項目作為電網(wǎng)技術(shù)更新、設(shè)備完善整治的最有效方式，是未來國家電網(wǎng)長期重視的一項核心工作。結(jié)算辦理關(guān)乎項目進度、質(zhì)量、預(yù)算等核心問題，其管理的優(yōu)化工作具有重大意義。建立基于Access數(shù)據(jù)庫的技改大修項目結(jié)算管理系統(tǒng)，在實踐應(yīng)用中對其持續(xù)進行改進，并通過服務(wù)器實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的信息共享，為項目結(jié)算管理水平的精益化提升奠定了堅實基礎(chǔ)。

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