財(cái)務(wù)視角下高職院校固定資產(chǎn)賬聯(lián)動(dòng)管理模式的構(gòu)建探究

朱麗敏

摘要：本文主要著力于構(gòu)建固定資產(chǎn)賬的管理模式，期望通過固定資產(chǎn)賬的聯(lián)動(dòng)管理模式構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的即時(shí)確認(rèn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管控工作目標(biāo)。在實(shí)踐工作中，模式的建立、推行及內(nèi)控是“財(cái)務(wù)、資產(chǎn)”聯(lián)動(dòng)管理固定資產(chǎn)賬模式的關(guān)鍵因素。通過模式的探究，提出實(shí)踐措施和建議，促進(jìn)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校 固定資產(chǎn)賬 聯(lián)動(dòng)管理模式

固定資產(chǎn)賬聯(lián)動(dòng)管理模式是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將固定資產(chǎn)管理過程中傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門人工進(jìn)行固定資產(chǎn)賬賬核對的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訉~的方式，同時(shí)達(dá)到即時(shí)確認(rèn)目的的一種管理模式。固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式是以財(cái)務(wù)核算、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為平臺，將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了有效的對接，學(xué)校財(cái)務(wù)部門工作人員根據(jù)報(bào)銷單信息選擇已錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的固定資產(chǎn)編碼、分類等信息的同時(shí)，可進(jìn)行相關(guān)信息的核對，核對完成確認(rèn)后，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可即時(shí)提取財(cái)務(wù)有效信息，兩部門同時(shí)完成對賬，工作人員無須再人工進(jìn)行對賬，比之傳統(tǒng)的管理方式，更加高效、快捷、準(zhǔn)確，且有利于資產(chǎn)的管控。

一、固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式的背景分析

（1）管理環(huán)境背景分析。為貫徹落實(shí)《國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》精神，提升高職院校的辦學(xué)水平，教育部和財(cái)政部正式啟動(dòng)了被譽(yù)為中國高職院校建設(shè)“211工程”的“百所示范性高等職業(yè)院校建設(shè)工程”。國家、地方財(cái)政加大了對高職院校的經(jīng)費(fèi)投入，除此之外，加上學(xué)校擴(kuò)招等客觀因素，教育事業(yè)收入逐年增加。高職教育事業(yè)的快速發(fā)展的同時(shí)，固定資產(chǎn)的數(shù)量、總值也在快速增長，資產(chǎn)構(gòu)成趨于復(fù)雜，對固定資產(chǎn)的管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

（2）固定資產(chǎn)管理現(xiàn)況分析。目前，高職院校固定資產(chǎn)管理普遍存在以下問題：重購置、輕管理，各使用部門爭相購置，追求大而全，管理工作卻沒有跟上；固定資產(chǎn)管理部門固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)不符，“家”里實(shí)際有多少資產(chǎn)未能摸清；管理制度不健全，管理方法不科學(xué)，造成固定資產(chǎn)缺乏動(dòng)態(tài)管理等。同時(shí)，日常工作中，高職院校普遍使用的財(cái)務(wù)核算管理軟件與固定管理軟件是相對獨(dú)立的，在各管理部門中各司其職，在提高效率、改善管理現(xiàn)狀等各方面都發(fā)揮了不少的作用。但是，這兩個(gè)相對獨(dú)立的軟件存在著一定的局限性，數(shù)據(jù)管理獨(dú)立，無法共享數(shù)據(jù)資源。所以，將財(cái)務(wù)賬務(wù)核算系統(tǒng)與資產(chǎn)管理軟件的固定資產(chǎn)管理模塊做有效的對接，達(dá)到數(shù)據(jù)共享，應(yīng)該成為未來固定資產(chǎn)管理發(fā)展的新方向。

（3）信息化環(huán)境分析。隨著近些年計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷更新進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)信息互通、軟件兼容已具備現(xiàn)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。將財(cái)務(wù)賬務(wù)核算系統(tǒng)與資產(chǎn)管理軟件的固定資產(chǎn)模塊取得關(guān)聯(lián)，構(gòu)建聯(lián)動(dòng)管理模式，已具備技術(shù)支撐條件。

（4）理論價(jià)值分析。為了達(dá)到對教育總體管理水平的整體提升，對固定資產(chǎn)管理一定要加強(qiáng)。從保護(hù)固定資產(chǎn)的安全完整，到實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)保值增值；從提高高校固定資產(chǎn)配置的科學(xué)性和利用的有效性，到探索適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要的高校固定資產(chǎn)管理方式；從創(chuàng)新高校固定資產(chǎn)管理模式，到建設(shè)創(chuàng)新型、節(jié)約型校園，促進(jìn)高校教育管理質(zhì)量提升和效益協(xié)調(diào)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

二、固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式的構(gòu)建

（一）聯(lián)動(dòng)管理準(zhǔn)備工作

1.固定資產(chǎn)管理角色分工

固定資產(chǎn)管理工作實(shí)行四級管理，資產(chǎn)設(shè)備處、財(cái)務(wù)處為一級管理，各資產(chǎn)使用處室、院系為二級管理，部門資產(chǎn)管理員為三級管理，資產(chǎn)使用人員為四級管理。一級管理部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)的管理，負(fù)責(zé)制定固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度，完善對資產(chǎn)管理員的監(jiān)控機(jī)制，監(jiān)督各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行。二級管理部門對該部門固定資產(chǎn)增加、減少事項(xiàng)的真實(shí)性合理性負(fù)責(zé)。資產(chǎn)管理員作為三級管理，負(fù)責(zé)所屬部門固定資產(chǎn)的日常管理工作，如實(shí)反映本部門固定資產(chǎn)的使用情況。資產(chǎn)使用人員負(fù)責(zé)有效使用資產(chǎn)，并保證所使用資產(chǎn)的安全、完整。

固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式下，資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理職能部門、財(cái)務(wù)等部門工作人員角色分工無變化?，F(xiàn)階段，高職院校各部門工作人員普遍存在人手不足的情況，本著減小管理成本、提高管理效率的想法，固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式構(gòu)建中不需增加新的工作人員。

2.固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)備工作

做好信息系統(tǒng)準(zhǔn)備工作。建立固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理體系，以財(cái)務(wù)核算、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為平臺，將財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)部門系統(tǒng)做有效對接接口，以做好數(shù)據(jù)共享準(zhǔn)備。

3.固定資產(chǎn)賬賬核對工作

在模式構(gòu)建時(shí)，固定資產(chǎn)賬賬核對尚未完成的院校建議提前或同時(shí)進(jìn)行歷史資產(chǎn)明細(xì)的清查核對工作，否則新發(fā)生的業(yè)務(wù)可即時(shí)核對，但已經(jīng)核對不符的資產(chǎn)會(huì)影響賬賬核對的結(jié)果。

（二）固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理工作流程

（1）以購置固定資產(chǎn)為例，資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)信息（如：資產(chǎn)編號、物品名稱、型號、購買日期、已使用年限、數(shù)量、原值、使用狀態(tài)、使用人、日期、存放地點(diǎn)等），錄入完成后資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動(dòng)生成固定資產(chǎn)驗(yàn)收單及資產(chǎn)編號。

（2）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持報(bào)銷單（附固定資產(chǎn)驗(yàn)收單）到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門接單在核算系統(tǒng)錄入增加固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)分錄時(shí)，輸入驗(yàn)收單號即可提取資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，省卻二次錄入人力的同時(shí)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行了審核校對工作。會(huì)計(jì)憑證完成后，財(cái)務(wù)核算管理系統(tǒng)的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證日期、編號等相關(guān)數(shù)據(jù)即時(shí)傳至資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，賬賬核對工作即時(shí)完成，無須再人工進(jìn)行對賬。

（三）定期進(jìn)行賬賬核對確認(rèn)工作

系統(tǒng)中可按需設(shè)置固定資產(chǎn)賬賬核對調(diào)節(jié)表（見表格），表末一級管理部門（資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門）可簽字蓋章確認(rèn)，存檔備查。

三、實(shí)踐工作中可能遇到的問題和幾點(diǎn)建議

（1）資產(chǎn)信息傳遞過程中，會(huì)遇到下一工作環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)信息有誤需退回上一工作環(huán)節(jié)的問題。建議在模式構(gòu)建時(shí)，按實(shí)際工作需要設(shè)計(jì)退回功能及流程。

（2）為加強(qiáng)內(nèi)部控制，更好地管理資產(chǎn)信息，建議設(shè)置各環(huán)節(jié)工作人員不得修改他人數(shù)據(jù)功能，預(yù)防不良后果的發(fā)生。

（3）固定資產(chǎn)賬賬核對表中，建議將“未達(dá)”賬項(xiàng)，即核對出存在問題的資產(chǎn)進(jìn)行逐項(xiàng)核實(shí)并一一確認(rèn)，把固定資產(chǎn)賬賬核對工作做實(shí)做好。

（4）制定規(guī)范固定資產(chǎn)管理制度，定期進(jìn)行賬賬核對工作，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。

（5）明確各部門職責(zé)分工。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的要求，建立健全固定資產(chǎn)管理體制，落實(shí)單位負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用人員等有關(guān)人員。

例如：當(dāng)固定資產(chǎn)驗(yàn)收入庫或報(bào)廢手續(xù)形成之后，二級管理員要及時(shí)到網(wǎng)上查看本部門固定資產(chǎn)變動(dòng)情況，如有接納的錯(cuò)誤及時(shí)反饋一級管理員核對。當(dāng)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)公布超過規(guī)定時(shí)間后，其一切責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失主要由已接納或簽字確認(rèn)的二級管理員負(fù)責(zé)。使用人要及時(shí)查看本人領(lǐng)用固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況，如有資產(chǎn)簽字錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)反饋一級或二級管理員糾正。當(dāng)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)公布超過規(guī)定時(shí)間時(shí)，其一切責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失由簽字確認(rèn)的使用人負(fù)責(zé)。

綜上，構(gòu)建固定資產(chǎn)聯(lián)動(dòng)管理模式，靜態(tài)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，事后檢查監(jiān)督為事前審查和實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)部門數(shù)據(jù)的對接，方便了資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)核對，固定資產(chǎn)賬、賬核對的及時(shí)性和準(zhǔn)確性得到確保，逐步讓管理更科學(xué)、更規(guī)范，使固定資產(chǎn)得到有效監(jiān)管。隨著信息化水平的不斷提升，此管理模式將隨之更新、優(yōu)化，最終必將取代傳統(tǒng)的管理體系，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的跨越式發(fā)展。

1.基金項(xiàng)目：本文系山東省教育會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)立項(xiàng)課題《高職院校財(cái)務(wù)管理體制研究》（課題編號：sdjk2014076）

2.基金項(xiàng)目：山東省教育會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)立項(xiàng)課題《財(cái)政滾動(dòng)預(yù)算改革下的高校預(yù)算編制研究》（課題編號：sdjk2014010）

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（作者單位：青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院）