數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題與分折

徐　靜黑龍江省黑河市愛(ài)輝區(qū)西峰山鄉(xiāng)人民政府　黑龍江黑河　164353

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數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題與分折

徐靜
黑龍江省黑河市愛(ài)輝區(qū)西峰山鄉(xiāng)人民政府黑龍江黑河164353

【摘要】隨著科技的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理方面有了數(shù)字檔案管理的出現(xiàn)，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，數(shù)字檔案管理存在著許多優(yōu)勢(shì)，然而相應(yīng)地，數(shù)字檔案管理也存在著一些問(wèn)題需要相關(guān)人員去解決。本研究將會(huì)對(duì)數(shù)字檔案做出簡(jiǎn)單闡述，分析其特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上分析當(dāng)前數(shù)字檔案管理存在的些許問(wèn)題，并提出有效的資料和建議，以望能對(duì)數(shù)字檔案管理的發(fā)展起到十分重要的作用。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理；特點(diǎn)；問(wèn)題與分析

一、前言

數(shù)字檔案是社會(huì)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著不小的作用，因此，對(duì)其的管理就顯得十分重要。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案管理更加方便省事，又因?yàn)閿?shù)字檔案管理是采用數(shù)字信息的方式管理的，因此就不容易被損壞，然而，數(shù)字檔案管理也是存在著各種各樣的問(wèn)題的，它們?cè)谝欢ǔ潭壬献璧K了數(shù)字檔案管理的發(fā)展，本研究將會(huì)對(duì)數(shù)字檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題做出分析，并以此提出筆者的意見(jiàn)和建議，希望能對(duì)研究人員起到啟發(fā)性作用。

二、對(duì)數(shù)字檔案的簡(jiǎn)單闡述

數(shù)字檔案是一種新型的檔案儲(chǔ)存方式，它起源于西方，是由西方提出的采用數(shù)字化來(lái)管理檔案。雖然數(shù)字檔案管理已經(jīng)被提出，然而，數(shù)字檔案管理卻沒(méi)有很明確的定義，較多的人對(duì)數(shù)字檔案管理進(jìn)行過(guò)定義，因此，數(shù)字檔案管理出現(xiàn)了多種的定義。不僅如此，很多人并不能分清楚數(shù)字檔案與電子檔案的區(qū)別，因此，他們也就認(rèn)為電子檔案與數(shù)字檔案是相同的，出現(xiàn)這樣的問(wèn)題的主要原因有：處于電子信息環(huán)境下，檔案與文件的區(qū)分度不大，人們不好進(jìn)行區(qū)分，另外就是國(guó)家法律中對(duì)于電子文件的法律效應(yīng)沒(méi)有明確的認(rèn)可。

三、數(shù)字檔案具有的特點(diǎn)

如今，數(shù)字檔案是一種新型的檔案儲(chǔ)存形式，它具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：易儲(chǔ)存：對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)講，它需要紙張作為其的儲(chǔ)存介質(zhì)，這樣一來(lái)，因?yàn)榧垙埦哂幸讚p害，不易保存的緣故，傳統(tǒng)檔案就具有不易保存的特點(diǎn)，而這一點(diǎn)對(duì)于數(shù)字檔案來(lái)講，就不具有威脅性，因?yàn)閿?shù)字檔案是由計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成的數(shù)字化記錄，所以數(shù)字檔案就不具有不易保存的特點(diǎn)，反而很好保存。儲(chǔ)存形式特殊：隨著科技的發(fā)展，信息的儲(chǔ)存具有了多種多樣形式，例如：u盤(pán)，移動(dòng)硬盤(pán)和磁盤(pán)等，采取這樣的儲(chǔ)存形式，就使得信息的儲(chǔ)存變得更加方便快捷，除此之外，也節(jié)省了更多的空間。儲(chǔ)存間接性：數(shù)字檔案的信息儲(chǔ)存具有間接性，人工并不能直接讀取其中的數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)檔案卻并不具有這個(gè)特點(diǎn)，也就是說(shuō)，數(shù)字檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，保密性更加強(qiáng)?？烧瓶匦裕嚎萍及l(fā)展到今天，人們完全可以非常便捷地將信息改為自己需要的，不僅如此，還可以跨越空間，調(diào)取其他地方的的數(shù)字檔案使用，因此，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案的可掌控性更加強(qiáng)。具有多樣性：數(shù)字檔案的存在形式具有多樣性的特點(diǎn)，主要是人們可以根據(jù)自己的需要，將檔案以不同的方式表現(xiàn)出來(lái)。

四、數(shù)字檔案存在的幾個(gè)問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案本身的安全性不高。數(shù)字檔案是以數(shù)字化信息的方式儲(chǔ)存，而這種儲(chǔ)存方式具有一定的安全隱患，因?yàn)槠涞膬?chǔ)存需要考慮到介質(zhì)的質(zhì)量與磁場(chǎng)等，如果達(dá)不到要求，檔案就會(huì)很容易丟失，數(shù)字檔案丟失后也比較難以找回。除此之外，數(shù)字檔案具有容易轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)，這里就存在著一定的安全隱患，數(shù)字檔案容易轉(zhuǎn)移，那么數(shù)字檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過(guò)程中就有可能出現(xiàn)因?yàn)檗D(zhuǎn)移過(guò)程中的某些問(wèn)題，造成了原檔案的丟失。

（二）互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來(lái)的不安全性。網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，它給我們帶來(lái)方便的同時(shí)，也給我們帶來(lái)了不安全，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定，黑客的攻擊等，都會(huì)對(duì)數(shù)字檔案造成一定的威脅。我們的數(shù)字檔案丟失，可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定，從而出現(xiàn)打不開(kāi)文件或者計(jì)算機(jī)自動(dòng)關(guān)機(jī)的情況，重啟后卻發(fā)現(xiàn)文件已經(jīng)丟失，還有可能因?yàn)楹诳偷目桃夤?，將大量有價(jià)值的資料偷竊出去，造成檔案丟失。更有可能的是文件不小心感染上計(jì)算機(jī)病毒，導(dǎo)致文件徹底無(wú)法打開(kāi)使用。

（三）人帶來(lái)的不安全因素。無(wú)論那個(gè)部門(mén)，其檔案都是具有很大價(jià)值的，尤其是政府部門(mén)，一經(jīng)泄露或損壞，就會(huì)給國(guó)家?guī)?lái)很大的損失和危害，在這些部門(mén)工作的員工如果法治意識(shí)淡薄，就會(huì)給不法分子有可乘之機(jī)，采取利誘的方式，竊取檔案資料。當(dāng)然，也有可能是因?yàn)楣ぷ魅藛T的一時(shí)疏忽，從而造成了檔案資料的泄露，但是，無(wú)論是哪種形式，都會(huì)對(duì)該部門(mén)產(chǎn)生巨大的危害。

五、相應(yīng)的解決策略

（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施的管理。數(shù)字檔案出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)原因就是硬件設(shè)施不過(guò)關(guān)，導(dǎo)致文件在儲(chǔ)存或者傳輸?shù)倪^(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，從而丟失，因此，在加強(qiáng)檔案管理時(shí)，工作人員不僅要選取合適的儲(chǔ)存介質(zhì)用來(lái)儲(chǔ)存數(shù)字檔案，還要對(duì)檔案進(jìn)行備份，一旦檔案丟失，還可以通過(guò)備份找到丟失檔案，從而進(jìn)行修補(bǔ)。經(jīng)過(guò)分析，文件在傳送的過(guò)程中也會(huì)發(fā)生檔案丟失，因此，工作人員在傳送文件時(shí)，需要十分注意，加強(qiáng)傳輸過(guò)程中的檔案管理。

（二）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力。網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字檔案的威脅性很大，因此，在進(jìn)行數(shù)字檔案管理時(shí)，工作人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)意識(shí)，除此之外，工作人員也要進(jìn)行一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而更好地進(jìn)行數(shù)字檔案管理。工作人員還可以在計(jì)算機(jī)上安裝一些評(píng)價(jià)較好，性能較高的殺毒軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)安全進(jìn)行實(shí)時(shí)防護(hù)。

（三）完善相應(yīng)的規(guī)章制度。數(shù)字檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，具有很多優(yōu)勢(shì)，然而這些優(yōu)勢(shì)也給數(shù)字檔案的管理增加了難度，部分問(wèn)題僅僅依靠工作人員是無(wú)法解決的，這是就需要政府部門(mén)根據(jù)時(shí)代的變化，對(duì)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行完善，在降低了數(shù)字檔案管理難度的同時(shí)，也減少了信息犯罪的發(fā)生。

六、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)在給數(shù)字檔案管理帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了不小的麻煩。雖然目前我國(guó)的數(shù)字檔案管理存在著一定的問(wèn)題，但是相信經(jīng)過(guò)研究人員的努力，這些問(wèn)題一定會(huì)迎刃而解，從而促進(jìn)數(shù)字檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

［1］宗亞菊.數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策分析［J］.科學(xué)管理，2014.3（2）:267-268.