新時期人事檔案管理存在的問題與對策研究

文/濟寧市疾病預防控制中心 孔祥錦

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新時期人事檔案管理存在的問題與對策研究

文/濟寧市疾病預防控制中心 孔祥錦

【摘要】本文就新時期人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，指出其管理中存在的問題并且給出合理化的對策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；存在問題；措施

人事檔案管理是我國人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要組成部分。人事檔案管理工作的有效運行對于整個行政管理制度的改革和發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。隨著人事制度的不斷更新，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，為了進一步深化人事檔案管理發(fā)展，拓寬人事檔案管理范疇，充實人事檔案管理內(nèi)容，使其向著科學化和制度化方向發(fā)展，我們需要做好新時期的人事檔案管理工作，改革目前人事檔案管理中存在的弊端，使人事檔案管理工作與檔案工作同步有效地健康發(fā)展。

一、人事檔案管理概念與基本內(nèi)容

（一）人事檔案管理概念。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及單位管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

（二）人事檔案管理基本內(nèi)容。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括5部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。

1.材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。最后，將新材料放入檔案。

2.檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：①突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。②對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。③發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

3.轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

4.保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。②庫房備有必要的防火、防潮器材。③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。

5.統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：①人事檔案的數(shù)量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理重視程度不夠。由于受我國傳統(tǒng)觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關(guān)系以及受教育程度等基本材料，這些都已經(jīng)很難跟上現(xiàn)在社會發(fā)展的步伐，更無法適應社會化發(fā)展的需要。當前一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不高，普遍認為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設的重視程度低，這些都嚴重影響到了我國人事改革的進度，無法適應現(xiàn)代化管理的需要。

（二）檔案利用繁瑣、檢索困難，神秘性依然嚴重。我國人事檔案管理工作長期以來奉行的是內(nèi)向型的封閉式管理，過分強調(diào)檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，缺乏檔案管理的服務宣傳，無法給單位員工提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。在實際工作中會出現(xiàn)檔案查閱困難的問題，因而單位員工對人事檔案充滿神秘感和敬畏感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案。

（三）信息數(shù)據(jù)庫建設落后、信息共享性差。當前，我國在人事檔案管理的信息化建設方面投入還不足，在數(shù)據(jù)庫建設過程中還存在著數(shù)據(jù)錄入不完整，數(shù)據(jù)更新及補充不及時，數(shù)據(jù)檢查不到位等問題。另外由于網(wǎng)絡安全不穩(wěn)定性因素的影響，一些計算機網(wǎng)絡犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。人事檔案信息和網(wǎng)絡建設的形式還不統(tǒng)一，人事檔案信息管理的建設缺乏規(guī)范性和標準化，嚴重制約了人事檔案的共享性，造成檔案信息資源建設發(fā)展的滯后。

（四）人事檔案信息管理缺乏高素質(zhì)人員。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理，這對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍整體素質(zhì)偏低，人員專業(yè)素質(zhì)和實踐操作等能力的培養(yǎng)還有待加強。由于缺乏大量的檔案管理復合型人才，加之檔案管理人員培訓力度不大，造成了我國兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡通信技術(shù)技能的人才大量匱乏，遠遠不能夠滿足新時期人事檔案信息化管理的需要。

三、解決人事檔案管理中存在問題的對策

（一）更新觀念是做好管理工作的前提。當前，我國正處在改革全面開放和發(fā)展的新時期，傳統(tǒng)的以保密為管理手段的檔案管理模式已經(jīng)不再適應檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理工作人員要切實轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立開放主動的服務意識，加強檔案管理工作的創(chuàng)新性，從簡單的收集歸檔觀念轉(zhuǎn)變成主動開放和利用檔案的觀念。在實際人事檔案管理工作中，要堅持以人為本的理念，發(fā)揮檔案管理人員的主動性，改革檔案管理發(fā)展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步發(fā)展，開創(chuàng)人事工作發(fā)展的新局面。

（二）改革陳舊落后的管理方式與手段。當前，人事檔案管理工作方式和手段落后，嚴重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，因此要逐步改革落后的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化和現(xiàn)代化。比如可以通過添置必要的復印設備和計算機設備來加強人事檔案管理的信息化建設，建立有效的人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案資料能夠及時有效地進行存檔，可以通過系統(tǒng)進行及時輸入和輸出，提高檔案的檢索效率，快速準確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟建設服務。另外要加強人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉(zhuǎn)變，注重人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握，有效提升管理的標準化。

（三）加強人事檔案信息化管理的安全性。加強人事檔案信息化管理的安全性需要從三個方面入手。首先，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。其次，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上增強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴格的操作規(guī)則和標準，并且加強完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，加強系統(tǒng)的定期維護和更新。

（四）加強領(lǐng)導，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項政策性和技術(shù)性比較強的工作，它集服務與保密性為一體。因此，各級單位領(lǐng)導要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊伍建設作為工作的重點來對待。要建立檔案管理領(lǐng)導小組，加強對檔案管理人員的檢查和監(jiān)督，從制度上規(guī)范檔案管理人員的工作。同時還要加強人事檔案管理人員的技能培訓，加強人事檔案管理人員職業(yè)技能培訓，通過開展一系列活動來增強檔案管理人員隊伍技能水平，用科學的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的世界觀和價值觀，恪守檔案管理的工作紀律，嚴格執(zhí)行《檔案法》規(guī)定。通過不斷地學習和實踐來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，發(fā)揮人事檔案管理人員應有的作用。

綜上所述，隨著新時期現(xiàn)代管理理念和實踐的不斷發(fā)展，對于當前人事檔案管理工作的要求也不斷嚴格。因此，從人事檔案信息適度公開的角度探討改革的新突破，不僅可以加強和改善人事檔案管理工作，促進人事檔案的制度化、法制化和科學化，更好地服務民生，為和諧社會建設服務，還可以從新的角度和領(lǐng)域延伸和擴展人事檔案的內(nèi)涵，豐富檔案學研究的內(nèi)容，進而以更廣闊的視野認識人事檔案的社會功能，提升人事檔案的社會價值。

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