淺談高校教學(xué)檔案管理的特點、問題及對策

何雪華

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淺談高校教學(xué)檔案管理的特點、問題及對策

何雪華

【摘 要】教學(xué)檔案是教學(xué)實踐及教學(xué)管理中形成的具有保存價值的文件材料總和。教學(xué)檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容，能夠為教育教學(xué)及研究、查詢、使用等提供原始材料的支持。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 特點 問題 對策

一、特點

一是專業(yè)化、多樣化的統(tǒng)一。教學(xué)及教學(xué)管理都具有很強的專業(yè)性，且比較系統(tǒng)復(fù)雜，故此，教學(xué)檔案也是比較專業(yè)和復(fù)雜的。不僅教學(xué)計劃、教案、教材等紙質(zhì)的教學(xué)材料，而且還有音頻、視頻、幻燈片、課件的教學(xué)音像資料。不同學(xué)校、不同專業(yè)、不同課程設(shè)置、不同教學(xué)內(nèi)容與方法，且專業(yè)性很強，故此，教學(xué)檔案管理也具有很強的專業(yè)化和復(fù)雜化。二是系統(tǒng)化和周期化的統(tǒng)一。教學(xué)檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)具有很強的系統(tǒng)性，教學(xué)檔案與教學(xué)實踐、管理等各個環(huán)節(jié)都具有密切的關(guān)系，并按照一個特定的時間段進行系統(tǒng)整理歸集，故此，教學(xué)檔案管理是系統(tǒng)性與周期性的統(tǒng)一。三是分散化與集中化的統(tǒng)一。教學(xué)業(yè)務(wù)與管理具有各自的分工，很多教學(xué)材料都分散于各教學(xué)部門，同時，又要求高校檔案部門必須集中保管和使用教學(xué)檔案，這就是教學(xué)檔案管理的分散化與集中化的統(tǒng)一。

二、主要問題

（一）管理人員素質(zhì)不高

一是專業(yè)人員不多。高校檔案管理人員主要是兼職人員，有的是教學(xué)秘書兼任的，有的是聘請的較少家屬。管理隊伍流動性較大，不夠穩(wěn)定，容易影響高校教學(xué)檔案管流動持續(xù)性。二是缺乏專業(yè)知識技能。對檔案管理人員的日常培訓(xùn)不到位，沒有形成常態(tài)化和長效化機制，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作效果受到一定的影響。

（二）管理制度不完善

一般高校都制定了教學(xué)檔案管理制度，但是制度缺乏系統(tǒng)性和完整性，對歸檔、查閱、登記等方面的要求不夠細致和嚴格。

（三）材料收集難度大

教學(xué)管理人員缺乏檔案管理意識，日常收集檔案材料不及時，有的只有文字資料，而缺乏音像資料，影響了檔案的完整性。有的教師對檔案工作不夠重視，認為檔案交由檔案管理部門比較麻煩，存在一定的消極思想和抵觸情緒。

（四）管理不夠重視

一方面，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理不夠重視，一般抱著可有可無的態(tài)度，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理的人財物投入力度不夠。另一方面，有的高校只重視教學(xué)科研，而在教學(xué)檔案管理方面的投入力度較小，導(dǎo)致檔案管理設(shè)施設(shè)備條件較差，檔案資源收集整理也不夠及時準確全面，影響了檔案的保管。

三、狠抓高校教學(xué)檔案管理

（一）狠抓教育培訓(xùn)，提高檔案管理素質(zhì)

一是選好檔案管理人員。高校應(yīng)積極拓寬檔案管人員進入渠道，把好檔案管理人員入口關(guān)，將專業(yè)知識技能過硬、管理經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀人才引入到教學(xué)檔案管理工作隊伍中來。特別應(yīng)提供檔案管理人員的經(jīng)濟待遇、生活待遇和政治待遇，用優(yōu)越的待遇吸引人、激勵人。二是加大教育培訓(xùn)力度。根據(jù)檔案管理的實際需要，要科學(xué)制定教學(xué)檔案管理人員培訓(xùn)計劃，堅持教育培訓(xùn)的常態(tài)化和長效化，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得到不斷提升。

（二）完善檔案管理制度，建立健全長效機制

一是構(gòu)建管理責(zé)任體系。建立健全教學(xué)檔案管理制度，科學(xué)制定教學(xué)檔案建設(shè)規(guī)劃，明確檔案管理目標，并要明確教學(xué)檔案管理員的責(zé)任、權(quán)力的具體范圍。將檔案管理責(zé)任細化分解給每位教師、教學(xué)管理者和檔案管理員，教師要負責(zé)將自己教學(xué)實踐和教學(xué)研究中形成的教學(xué)檔案資料及時收集整理，定期交由給檔案管理員。檔案管理員則要做好統(tǒng)一匯總整理和存檔。二是加大檢查考核力度。學(xué)校要安排專人對教學(xué)檔案管理情況進行定期檢查、評比和考核，促使廣大教師和檔案管理人員的檔案管理意識不斷增強，通過收集整理、分類歸檔等，確保檔案管理規(guī)范有序進行。通過抽查檢查，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，這樣能夠?qū)n案工作起到有力地促進作用。

（三）做好資料收集整理，力求完整齊全

一是加強檔案收集。高校應(yīng)加強對所屬院系檔案工作的指導(dǎo)檢查，檔案室應(yīng)深入各個教學(xué)部門，將教學(xué)檔案文件及時收集整理，明確教學(xué)文件的歸檔范圍。二是加大宣傳力度。通過宣傳欄、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、微信公眾號、微博等，對教學(xué)檔案工作進行廣泛宣傳，讓大教師認識到教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性，使他們更加了解、理解和支持檔案管理工作。三是明確規(guī)定時間與范圍。對于檔案移交、接收、借閱、登記等方面予以明確，并嚴格落實，使教學(xué)檔案管理工作能夠規(guī)范有序地進行。四是高度重視教學(xué)檔案管理工作。作為高校領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，將檔案管理工作作為重要工作來抓，切實加大對檔案管理工作的人力物力和財力支持，做好檔案資料的收集、整理及歸檔工作。

四、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理人員必須高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作放在十分重要的位置，加大對教學(xué)檔案管理工作的投入力度，著力狠抓教育培訓(xùn)，提高檔案管理素質(zhì)，完善檔案管理制度，建立健全長效機制，做好資料收集整理，力求完整齊全，使教學(xué)檔案工作發(fā)揮出最積極有效的作用。

參考文獻：

[1]周鳳梅.淺析高校教學(xué)檔案管理中存在的問題及對策[J].科技信息(科學(xué)教研),2007,35:189,218.

（作者單位：湖南工學(xué)院)

基金項目：本文系湖南省普通高等學(xué)校教學(xué)改革研究項目《基于“卓越計劃”的教師評價體系研究踐》（項目編號：湘教通〔2014〕247號）成果。