新時期高校學生檔案管理改革初探

顏麗娟

新時期高校學生檔案管理改革初探

顏麗娟1、2

高校檔案是記錄學生在校生活及學習情況的重要內(nèi)容，需要保證其管理過程中的完整性。隨著教學改革的不斷深入，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，隨之出現(xiàn)了許多的問題，為了適應(yīng)新時期對學生檔案的要求，需要切實加強學生檔案管理改革。筆者就對新時期高校學生檔案管理改革存在的問題進行了分析，并提出了改善措施。

高校檔案管理 存在問題 改革措施

一、新時期高校學生檔案管理改革存在的問題

（一）學生檔案信息含量不齊全

就我國當前大部分高校學生檔案管理情況來看，很多學生檔案都未能進行科學有效的管理，在檔案管理過程中僅僅將材料歸類，未能進行有效保存。針對學生政治表現(xiàn)的入黨申請書、政審材料、畢業(yè)鑒定、學籍材料、學位或?qū)W歷證明、學生體檢表等等都屬于學生檔案的一部分［1］。新時期下，高校教育制度不斷改革，很多檔案信息含量都不齊全，很多高校在檔案管理過程中過于突出政治材料與成績，缺少個性化內(nèi)容，這樣一來，對于學生的綜合素質(zhì)就無法通過學生檔案得到反饋。

（二）學生檔案信息缺失、失真

隨著各高校的不斷擴招，學生數(shù)量大幅度增加，這對學生檔案的管理增加了難度。很多高校都實行網(wǎng)上招生政策，這樣一來，很多學生原始的紙質(zhì)檔案就無法得到保存，造成部分學生檔案資料缺失。此外，還有一部分學生在高中階段的檔案管理就存在缺漏，使得高校在進行檔案整理時就存在很大的難度，無法全面地了解學生的整體情況，這對后期學生的各方面培養(yǎng)都造成了一定的阻礙［1］。由于學生檔案信息缺失或是失真，學生在校期間的學習生活以及后期畢業(yè)工作都會受到一定的限制，因此需要切實改善學生檔案信息缺失或失真的問題。

高校對學生檔案的收集不完整也是造成檔案管理信息失真的問題之一。通常情況下，高校的學生檔案收集與管理工作都是由各學院自行負責，學校缺乏統(tǒng)一的學生檔案管理制度，而不同學院學生檔案管理的制度不同也在一定程度上影響了學校整體檔案的統(tǒng)一性，在資料收集不完全的情況下，學生檔案就失去了原本的真實性，導致學生檔案管理工作存在較大的問題。

（三）學生檔案管理手段落后

很多高校的學生檔案管理手段都比較落后，仍然沿用紙質(zhì)檔案管理方法，這在很大程度上限制了學生檔案管理的效率［2］。傳統(tǒng)手寫式的紙質(zhì)性檔案很容易出現(xiàn)字跡模糊的問題，且存放時間長就會引起紙張的破損，這在很大程度上增加了檔案管理的難度，因此，需要切實改進學生檔案管理的手段，利用現(xiàn)階段的科學技術(shù)采用網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式。

二、新時期高校學生檔案管理改革的建議

（一）提高高校檔案管理意識

學生的檔案直接關(guān)系到學生的畢業(yè)與未來就業(yè)的原始文件記錄，其完整性與真實性是極為重要的。因此，高校領(lǐng)導需要提高檔案管理意識，健全檔案管理機構(gòu)，完善檔案管理制度。加強學生檔案管理的宣傳力度，使教師與學生都能了解到檔案管理工作的重要意義，提高對檔案管理的重視程度，確保檔案管理工作的規(guī)范有效。

（二）轉(zhuǎn)變學生檔案的管理模式

在新時期背景下，社會對人才的需求也在不斷變化，傳統(tǒng)的學生檔案管理服務(wù)范圍相對較小，檔案管理部門只是被動提供服務(wù)，在檔案信息服務(wù)及功能等方面的認識上存在很大的不足，為了適應(yīng)新時期下教育改革與社會發(fā)展的需要，高校需要結(jié)合實際情況轉(zhuǎn)變學生檔案的管理模式。當前的學生檔案管理工作需要從人才的培養(yǎng)目標及學生未來就業(yè)的角度出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理的社會職能，切實提高學生檔案管理的服務(wù)水平［1］。在信息時代，高校學生檔案管理也需要適應(yīng)新時期的要求，將檔案管理工作信息化，以提高檔案管理的效率。

（三）學生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

隨著信息技術(shù)的普及與發(fā)展，高校錄取到畢業(yè)的整個過程都珠江向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。高校需要積極推廣電子檔案的使用，通過網(wǎng)絡(luò)化管理提高學生檔案管理的效率，計算機作為檔案管理的核心，需要充分發(fā)揮自身的高效自動化，按照相應(yīng)的計劃，對學生檔案信息分類歸檔［2］。同時，數(shù)字化管理的推廣也促進了信息搜索的便捷性提高，通過數(shù)字化管理，學生檔案信息可以得到科學有效的利用。

（四）充分開發(fā)利用學生檔案資源

學生檔案管理的根本目的在于充分開發(fā)利用檔案，發(fā)揮檔案應(yīng)用的價值與作用。只有確保學生檔案的完善，才可以真正發(fā)揮檔案的價值，為社會提供服務(wù)。檔案管理過程中需要充分考慮多方面的因素，包括政治文化背景、現(xiàn)階段的社會文化等等，結(jié)合實際開展檔案管理工作，這樣才可以確保檔案管理的高效性與完整性。

三、結(jié)語

學生檔案記錄了學生在校期間的學習、生活和社會實踐的情況，是人力資源的重要參考依據(jù)，具有重要的參考價值。因此，高校的學生檔案管理作為高校管理的重要組成部分需要給予充足的重視。高校在進行學生檔案管理時需要對學生的在校情況做出完整記錄，保證檔案信息收集、歸檔等各環(huán)節(jié)的科學有效，只有從多個方面加強學生檔案的管理，才可以確保學生檔案管理的完善，才可以保證學生檔案發(fā)揮其真正的價值。

［1］邴如全.淺析新時期高校學生檔案管理存在的問題及對策［J］.甘肅廣播電視大學學報，2012（02）：78～79.

［2］尹晶華，姜秀華.改革高校學生檔案管理的方案及展望［J］.吉林省教育學院學報（中旬），2013（10）：109～110.

（作者單位：1.齊齊哈爾市農(nóng)民科技培訓中心；2.齊齊哈爾市成人農(nóng)業(yè)中等專業(yè)學校）