疾控中心檔案管理工作中存在問題與對(duì)策

文/迪慶州疾病預(yù)防控制中心 梁樺

疾控中心檔案管理工作中存在問題與對(duì)策

文/迪慶州疾病預(yù)防控制中心 梁樺

疾病預(yù)防控制中心檔案是疾病預(yù)防、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)、衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)等一系列實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種音頻、影像、文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。疾控中心檔案管理工作對(duì)保存疾控中心信息資源、發(fā)展疾病預(yù)防控制工作、保障公共衛(wèi)生安全等具有重要意義。但是隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的變遷，疾控中心檔案管理工作呈現(xiàn)一些問題，需要改革完善。

檔案管理；疾控中心；問題與對(duì)策

一、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理尚未形成規(guī)范的管理制度。目前，大部分疾控中心尚未形成科學(xué)統(tǒng)一的管理制度，例如檔案信息收集內(nèi)容、檔案制作、檔案資料的整理、檔案的保管和查閱等沒有完善的規(guī)范制度，很多時(shí)候是檔案工作人員根據(jù)長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)形成的不成文的規(guī)定、根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣來(lái)開展工作。如此，檔案資料的收集、整理、制作等在質(zhì)量和效率上都會(huì)大打折扣，影響檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案管理水平有待改善。隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)療環(huán)境也在迅速發(fā)展，疾控中心的檔案管理也需跟上步伐，向著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。目前許多疾控中心建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是流于形式，實(shí)用性和利用率較低。

（三）對(duì)檔案的重視程度不夠。很多疾控中心的檔案管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)際意義，只要能應(yīng)付檢查，可以外調(diào)、查檔和查閱就可以了。這種思想導(dǎo)致檔案資金和硬件投入不足，人員不充足或工作人員知識(shí)、專業(yè)技術(shù)補(bǔ)充更新不及時(shí)，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位等問題，使得檔案工作的質(zhì)量和規(guī)范化都受到影響。

二、提高疾控中心檔案管理水平的對(duì)策

（一）制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度。根據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和政策制度，構(gòu)建全面、完善、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保障。檔案管理制度包括收集、整理、歸檔、查詢等各個(gè)方面的管理程序和標(biāo)準(zhǔn)。例如在檔案信息的收集方面：檔案信息的收集應(yīng)當(dāng)及時(shí)；收集內(nèi)容的形式包括紙質(zhì)資料、音頻資料、影像資料、圖像資料等，并重視信息化檔案的收集；檔案信息的收集范圍應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)，保持相對(duì)穩(wěn)定性；對(duì)疾控中心各個(gè)方面的檔案同等對(duì)待，包括檢驗(yàn)資料檔案、疾病檔案、衛(wèi)生學(xué)檔案、人事檔案等。在檔案信息的保管方面：保證檔案所在環(huán)境的安全性，防火，防潮防蟲等，貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則；檔案的接收、移出、外借需履行登記手續(xù)，并嚴(yán)格執(zhí)行，做到收、借有記錄，進(jìn)出需登記；數(shù)字檔案資料需做好備份，并維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。制定完善合理的檔案管理制度，使檔案管理工作向著法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）提高檔案管理水平。疾控檔案管理信息化是提高檔案管理水平的重要途徑。檔案信息化建設(shè)已成為疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)，也是提高疾控檔案利用率的方法。檔案管理信息化主要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)，使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，使實(shí)物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，并通過信息技術(shù)進(jìn)行管理、分類、查詢等。檔案的信息化使檔案的采集、保管和利用更加便捷。疾控中心檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變，不斷提高疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)管理現(xiàn)代化水平。

三、加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

（一）對(duì)檔案管理工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。在檔案管理過程中，疾控中心的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要大力推行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對(duì)一些重要基礎(chǔ)工作的檔案資料要進(jìn)行直屬化的管理。

（二）加大投入。增加必要的硬件設(shè)備投入，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、格式轉(zhuǎn)換設(shè)備、視頻剪輯軟件等。采用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，保證電子資料的安全性和保密性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。加強(qiáng)思想指導(dǎo)教育，明確工作方向、加強(qiáng)服務(wù)理念；熟練掌握疾控知識(shí)和工作內(nèi)容及工作流程；不斷提升檔案專業(yè)知識(shí)，開闊視野；學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、相關(guān)設(shè)備和軟件的使用技術(shù)；具備勇于創(chuàng)新、不斷進(jìn)步的開闊進(jìn)取精神。

四、提高檔案的利用率

疾控中心檔案包括豐富的資料，為維護(hù)和研究疫情、流行病學(xué)、公共衛(wèi)生安全等提供重要的依據(jù)，具有重要的社會(huì)價(jià)值以及教學(xué)和科研價(jià)值。疾控檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重對(duì)疾控檔案資料的開發(fā)利用，例如聯(lián)系宣傳部門將疾控檔案作為公共衛(wèi)生宣傳資料；聯(lián)合學(xué)校為學(xué)校衛(wèi)生教育提供教學(xué)資料等。疾控中心檔案的利用率提高，會(huì)提升檔案的地位和工作重要性，為今后檔案的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。

總之，疾控預(yù)防中心在社會(huì)衛(wèi)生防病工作中具有重要作用，疾控預(yù)防中心檔案是醫(yī)學(xué)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可缺少的組成部分，做好疾控中心檔案管理對(duì)疾控中心自身發(fā)展和社會(huì)文明傳承有著重要意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，疾控中心檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案工作人員需不斷開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，為疾控中心檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

［1］許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策［J］.改革與開放，2015（8）.