基于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理中的問(wèn)題研究

文/云南天安化工實(shí)業(yè)有限公司 鄭曉雯

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基于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理中的問(wèn)題研究

文/云南天安化工實(shí)業(yè)有限公司 鄭曉雯

【摘要】本文以多年檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為例，對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要綜述，分析了存在的問(wèn)題并提出了合理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；工程檔案管理；問(wèn)題研究

我們從基地的建設(shè)中可以明確重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程與一般的基建工程有以下的區(qū)別：1.建設(shè)周期長(zhǎng)，從開(kāi)工到竣工以及隨后的生產(chǎn)磨合及技改技措等，歷時(shí)20余年。2.投入資金數(shù)額較大，多以國(guó)家投資為主，如基地建設(shè)最初是中國(guó)政府與日本海外協(xié)力基金會(huì)簽訂的貸款協(xié)議為主，其他投資形式（國(guó)家及省政府）為輔的一種運(yùn)作模式。3.科技含量高，主體裝置均使用國(guó)外進(jìn)口先進(jìn)設(shè)備、先進(jìn)技術(shù)，配套裝置國(guó)產(chǎn)化。4.施工難度大，參建單位多，如此大規(guī)模的黃磷、酸酸、重鈣裝置當(dāng)時(shí)在國(guó)內(nèi)來(lái)說(shuō)還是史無(wú)前例的。建設(shè)高峰時(shí)期，同時(shí)進(jìn)場(chǎng)單位達(dá)數(shù)十家。5.備受各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)高度重視，整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，國(guó)務(wù)院、各部委、省政府各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)多次前來(lái)基地調(diào)研、視察工作。從以上區(qū)別可以看出重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的特點(diǎn)：1.形成的檔案過(guò)程長(zhǎng)，數(shù)量多，載體多樣、種類繁多、保存價(jià)值高。如基地從設(shè)計(jì)規(guī)劃到竣工文件，數(shù)量達(dá)萬(wàn)卷以上，包括基建、科研、設(shè)備、地勘以及大量反映建設(shè)過(guò)程的文書、會(huì)計(jì)、聲像等檔案。2.涉及面廣。形成、整理、審核、移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理等參建單位共同完成，稍有疏忽，就會(huì)影響檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。

一、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱。由于重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目多、任務(wù)重、參建單位多、水平參差不齊，檔案意識(shí)薄弱，在思想上不夠重視檔案管理工作。

（二）歸檔文件資料的管理不統(tǒng)一規(guī)范。一是施工技術(shù)表格式文件格式混亂，存在不統(tǒng)一、不規(guī)范的問(wèn)題，大多數(shù)施工單位依據(jù)習(xí)慣做法自做表格，形成一個(gè)項(xiàng)目的表式文件內(nèi)容、格式不一致，給檔案的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用帶來(lái)不便。二是竣工圖繪制不符合規(guī)范要求，工程變更的依據(jù)圖文分離，變更文件與竣工圖不一致等問(wèn)題。

（三）項(xiàng)目進(jìn)度與資料制作進(jìn)度不同步。由于重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)的階段性特點(diǎn)，使得上一階段形成的檔案剛剛接收整理，馬上就要為下一階段的設(shè)計(jì)、施工提供服務(wù)，由于在施工過(guò)程中因種種原因經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)變更，設(shè)計(jì)方在發(fā)出設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)簽通知施工方、建設(shè)方作適時(shí)變更，但作為歸檔文件有時(shí)卻未及時(shí)得到更新。

（四）檔案資料的收集渠道不暢通，收集難、管理差、提供利用不盡人意。如果經(jīng)辦人不移交資料或檔案管理人員不知道、不催交、就保證不了工程檔案的成套性、準(zhǔn)確性和完整性，滿足不了當(dāng)前利用的需要，更反映不了項(xiàng)目建設(shè)的歷史性和真實(shí)性。

二、采取的對(duì)策

（一）加大宣傳力度，提高檔案意識(shí)。加大對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

（二）強(qiáng)化管理，從源頭把關(guān)。1.以《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定本企業(yè)檔案管理制度。使項(xiàng)目檔案工作有章可循。從而提高檔案管理的質(zhì)量，使重點(diǎn)工程檔案管理真正納入規(guī)范化管理軌道。2.在合同管理中納入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。3.落實(shí)項(xiàng)目檔案的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（三）制訂方案，注重細(xì)節(jié)。做好四個(gè)管理：1.網(wǎng)絡(luò)管理；2.跟蹤管理；3.全過(guò)程管理；4.目標(biāo)管理。

（四）加強(qiáng)建設(shè)過(guò)程中各種檔案資料的收集工作。一個(gè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)后，將產(chǎn)生可行性研究文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件直到竣工驗(yàn)收、試生產(chǎn)等各階段的文件資料等，這些文件資料是建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，妥善保管。在收集的過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：1.及時(shí)性。各階段形成的文件資料，要隨著進(jìn)程及時(shí)收集，并要有針對(duì)性地收集。2.準(zhǔn)確性。3.完整性，工程項(xiàng)目應(yīng)按系統(tǒng)科學(xué)排列檔案，使工作項(xiàng)目從個(gè)體到整體的構(gòu)成更加合理，維護(hù)工程檔案的不可分散性。4.規(guī)范性。歸檔的文件應(yīng)為原件；文件材料的編制要按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。由于參建單位來(lái)自全國(guó)各地，且工程施工中人員變動(dòng)大，從實(shí)踐來(lái)看，絕大部分人員對(duì)檔案工作不太了解，有的兼職人員甚至連施工工藝流程都不清楚，整理出來(lái)的工程檔案千差萬(wàn)別，無(wú)法交工。所以必須組織各單位專兼職檔案人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，除了學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)外，還必須反復(fù)強(qiáng)調(diào)和講解重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理的目的和意義。除了檔案專業(yè)培訓(xùn)外，還可以通過(guò)“以會(huì)代訓(xùn)”形式向?qū)＜媛殭n案管理人員灌輸檔案法律法規(guī)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)一一進(jìn)行講解、示范、實(shí)踐，提高專兼職檔案管理人員的檔案意識(shí)和工作能力。

三、總結(jié)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案不僅在建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在項(xiàng)目建成后的各項(xiàng)管理工作中起到最直接的憑證和依據(jù)作用。借助這些檔案資料，我們可以更好地了解和認(rèn)識(shí)過(guò)去、把握和服務(wù)現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)和指導(dǎo)未來(lái)。因此，我們必須做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)持續(xù)、健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要保證。

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