關于做好檔案日常管理的幾點思考

張秀梅黑河市愛輝區(qū)幸福鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)技術服務中心 黑龍江黑河 164300

?

關于做好檔案日常管理的幾點思考

張秀梅
黑河市愛輝區(qū)幸福鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)技術服務中心 黑龍江黑河 164300

【摘要】檔案日常管理工作屬于單位內(nèi)部管理的基礎性、輔助性、服務性工作，一些單位對檔案工作認識不足、重視不夠，檔案日常管理工作中存在一些問題。針對這些問題，需要認真研究，如何提高檔案意識、完善管理、加強管控、改進管理手段，做好檔案日常管理工作，使檔案管理規(guī)范有序，充分發(fā)揮檔案的作用和價值，進而促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

【關鍵詞】檔案；日常管理；思考

一、引言

做好檔案日常管理，對收集、保管好檔案資料，完善內(nèi)部管理，提高檔案利用效能，促進事業(yè)發(fā)展都具有重要意義。檔案日常管理工作環(huán)節(jié)較多、內(nèi)容瑣碎，且不直接產(chǎn)生效益，一些單位檔案意識不強，對檔案日常管理不夠重視，還存在一些問題。如何充分認識檔案日常管理工作的重要性，針對容易出現(xiàn)的問題，做好檔案日常管理工作，需要檔案工作者的認真思考和研究。

二、提高檔案意識，重視檔案日常管理工作

因檔案工作處于業(yè)務邊緣，一些單位檔案意識薄弱，不重視檔案日常管理，沒有把檔案工作納入考核范圍，有的單位沒有設置專門的檔案管理崗位。而一些檔案工作人員尤其是兼職人員對檔案的日常管理也不夠重視，通常只在年度或階段性工作結(jié)束時集中處理一下，檔案的日常管理工作不夠規(guī)范嚴謹。一些業(yè)務部門也對檔案認識不足，在工作中不注意及時收集、移交檔案資料。針對檔案意識薄弱的問題，一是要加強宣傳教育，使單位領導、各部門和檔案工作人員都加深對檔案的理解，充分認識檔案日常管理的重要性；二是設置專門崗位和人員，明確崗位職責，把檔案日常管理工作納入考核范圍，并加強監(jiān)督檢查；三是業(yè)務部門要在日常工作中注意對應歸檔的資料及時收集、移交歸檔；四是檔案工作人員要樹立正確的檔案觀念和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，認真作好檔案日常管理工作。

三、完善管理體系，落實檔案日常管理制度

1987年第六屆全國人大常委會通過了《檔案法》，并經(jīng)1996年第八屆全國人大常委會通過修正，把檔案管理工作提高到法律層面。國家技術監(jiān)督局、國家檔案局也發(fā)布多項規(guī)定，對檔案管理的具體工作做了明確規(guī)定。各單位應當按照國家有關規(guī)定，建立健全本單位的檔案管理制度規(guī)范。但在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈。針對檔案日常管理體系不完善的問題，一是要完善管理制度，建立健全有關檔案日常管理的規(guī)章制度，建立崗位責任制和監(jiān)督檢查機制，把檔案日常管理工作納入年度工作計劃和目標考核；二是要落實制度，加強監(jiān)管，在檔案工作各環(huán)節(jié)加強日常管理、過程管理和監(jiān)督檢查，使制度規(guī)范都能落到實處；三是建立動態(tài)檔案管理機制，對歸檔材料定期檢查、及時更新維護；四是對檔案工作出現(xiàn)的問題適時追責。總之要使檔案日常管理工作有章可循、落實到位、規(guī)范有序。

四、加強環(huán)節(jié)管控，保障檔案完整安全

檔案日常管理是一個連續(xù)性工作，其環(huán)節(jié)可分為：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，各環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系，構(gòu)成整體。對任一環(huán)節(jié)管控松懈，都可能出現(xiàn)問題，導致檔案不完整，甚至遺失缺漏。針對檔案日常管理環(huán)節(jié)松懈的問題，一是要注重檔楊馨.淺談地質(zhì)檔案管理規(guī)范化案工作，使各部門都了解檔案工作環(huán)節(jié)，明確應歸檔材料范圍，保證應歸檔材料都被收集歸檔；二是在檔案日常管理的各環(huán)節(jié)加強管理和監(jiān)督檢查；三是檔案工作人員要與業(yè)務部門做好交接；四是歸檔資料要做好合理分類、編目索引、歸檔立卷、妥善保管；五是在保障檔案完整、安全、不缺失泄密的基礎上，對檔案進行合理利用。

五、改進管理手段，提高檔案日常管理水平

目前檔案日常管理仍多以手工操作紙質(zhì)檔案為主，相對于當前社會發(fā)展和科技的進步，檔案日常管理工作手段陳舊、基礎薄弱、管理水平較為落后。針對檔案日常管理水平較低的問題，一是要增加對檔案日常管理工作的投入，包括人員、經(jīng)費、設施的投入；二是要加強基礎設施建設，改善檔案保管環(huán)境，如：設置專門的檔案室，配齊安防設施，并定期巡檢、及時維護；三是推進檔案數(shù)字化，應用現(xiàn)代信息技術，改進管理手段，提高工作效率，整體提高檔案管理水平，如：配置軟、硬件設施，建設檔案管理應用系統(tǒng)、網(wǎng)絡化管理平臺和電子檔案數(shù)據(jù)庫。

六、促進檔案應用，充分發(fā)揮檔案作用價值

檔案也是一種信息資源，我國社會現(xiàn)已進入大數(shù)據(jù)時代，對信息資源的整合應用已成為廣泛需求。目前很多檔案被一存了之，沒有發(fā)揮其應有的作用和價值，也是一種資源浪費。針對當前檔案開發(fā)應用落后的問題，一是要充分利用檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案資料能夠更加方便快捷的檢索、查閱和應用；二是利用網(wǎng)絡化信息系統(tǒng)和管理平臺，促進信息資源共享，既可在單位內(nèi)部各部門間促進資源共享，也可促進跨單位、跨領域的信息共享；三是對歷史檔案資料、數(shù)據(jù)進行分類匯總、統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)挖掘，促進檔案資源綜合開發(fā)利用。

七、強化隊伍建設，提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務工作能力直接影響檔案管理工作水平。檔案管理不屬于主要業(yè)務，一些單位沒有設置專門的檔案管理崗位和專職檔案工作人員，或者雖然設置檔案管理崗位，但沒有配備檔案專業(yè)人員，工作人員缺乏檔案專業(yè)知識，工作不規(guī)范、效率低。而檔案日常管理又是一項較為繁瑣的工作，重復性較強，需要認真嚴謹，但缺乏業(yè)績激勵，工作人員對檔案日常管理工作缺乏積極主動性。要提高檔案工作人員素質(zhì)，打造一支具有良好職業(yè)道德、高度的責任感、扎實的理論知識和專業(yè)技能的隊伍，一是要設置專門的檔案工作崗位并配備專門的人員，專職負責檔案的日常管理工作；二是引進檔案專業(yè)人才，提高檔案管理工作專業(yè)水平；三是加強對檔案管理工作人員的培訓和教育，包括理論培訓和業(yè)務培訓，全面提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)復合型人才；四是檔案管理工作人員要端正態(tài)度、加強學習，充分理解和認識檔案日常管理工作的重要性和意義，積極學習崗位技能，掌握檔案管理的專業(yè)知識，全面提升自身素質(zhì)、工作能力和業(yè)務水平。

參考文獻

［1］吳志麗.辦公室檔案管理工作的改進策略探討［J］.山東青年，2015，（5）：75

［2］尉永潔.淺談檔案管理存在的問題及對策［J］.活力，2011，（16）：66