如何做好事業(yè)單位的檔案保密工作

文/吉林省洮南市勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì) 王玉珍

如何做好事業(yè)單位的檔案保密工作

文/吉林省洮南市勞動(dòng)監(jiān)察大隊(duì) 王玉珍

檔案不論是對(duì)個(gè)人還是對(duì)單位來說，都有著極其重要的意義。對(duì)個(gè)人來講，檔案是最原始的記載，是個(gè)人成長歷程的見證，有著任何證件都不能取代的特殊功能和獨(dú)有的法律效力，在個(gè)人的晉升職稱、辦理退休、工作調(diào)動(dòng)等方面都發(fā)揮著重要作用；對(duì)單位來說，檔案關(guān)系到單位的前途甚至是國家的前途，檔案的流失或者泄密會(huì)給單位或者國家?guī)聿豢蓮浹a(bǔ)的重大損失。因此，事業(yè)單位做好檔案保密工作十分重要。

事業(yè)單位；檔案保密；崗位職責(zé)；檔案開放；監(jiān)督機(jī)制

檔案保密工作關(guān)系著事業(yè)單位的信息安全，對(duì)個(gè)人成長和事業(yè)單位的發(fā)展等都有著不可替代的重要意義。隨著時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作已經(jīng)逐步開始數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，較之以前工作效率得以大大地提高，但同時(shí)也面臨著諸如檔案流失、信息被盜等風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)檔案保密工作成為擺在事業(yè)單位發(fā)展面前的重要課題之一。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位各級(jí)工作人員的崗位職責(zé)建設(shè)

事業(yè)單位要注重根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)事業(yè)單位各級(jí)工作人員的崗位職責(zé)建設(shè)，進(jìn)一步提高他們對(duì)檔案保密工作的責(zé)任感與使命感。首先，事業(yè)單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家在檔案管理方面的相關(guān)規(guī)定，定期做好檔案保密工作的規(guī)定、制度以及法規(guī)等方面的宣傳工作，通過以檔案保密為主題的專題會(huì)議、員工工作手冊內(nèi)容的補(bǔ)充、檔案保密工作心得交流等活動(dòng)的開展，逐步增強(qiáng)工作人員的檔案保密意識(shí)；其次，事業(yè)單位要認(rèn)真落實(shí)檔案保密制度、檔案安全保管的建立和執(zhí)行，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案的利用、保密、保管等制度的落實(shí)，實(shí)行檔案的專人查閱、專人保管，并督促全體人員認(rèn)真執(zhí)行《檔案保管保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案庫房管理制度》《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)規(guī)定的要求，為檔案保密工作水平的提高奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)；再者，事業(yè)單位要派遣專業(yè)人員，做好檔案的利用與統(tǒng)計(jì)工作，要對(duì)各類檔案的接收、利用、銷毀以及庫存等進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，有步驟、有計(jì)劃地對(duì)檔案史料進(jìn)行詳細(xì)的匯編，并積極做好對(duì)檔案資源信息的開發(fā)利用工作，確保在做好檔案保密工作的同時(shí)，發(fā)揮出檔案更大的作用與價(jià)值。

二、做好檔案開放中的保密工作

在檔案開放之前，檔案管理人員要嚴(yán)格審查檔案，因?yàn)閷彶楣ぷ骷仁菣n案開放之前不可替代的重要環(huán)節(jié)，也有著準(zhǔn)確判斷和區(qū)分檔案的使用程度與范圍的重要功能。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要嚴(yán)格要求檔案管理人員依照現(xiàn)有的管理規(guī)定，逐件審查開放的檔案，做到更專業(yè)地判斷檔案開放的程度和范圍；還有，要派遣專業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員，對(duì)在初審中部分審查為開放的檔案，要在請示領(lǐng)導(dǎo)、結(jié)合實(shí)際、權(quán)衡利弊的情況下進(jìn)行認(rèn)真的分析，促使最終開放檔案的數(shù)量和程度可以符合相關(guān)要求；再有，要完善一些基礎(chǔ)性的工作，首先就是要進(jìn)一步增強(qiáng)開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，合理地運(yùn)用之前的檔案管理基礎(chǔ)，系統(tǒng)性地整理開放檔案，從而逐步實(shí)現(xiàn)分類科學(xué)、編目清楚、排列系統(tǒng)、組卷合理、分類科學(xué)的目標(biāo)；還有，要編制科學(xué)的檢索工具，比如開放檔案目錄、開放檔案卡片目錄、開放檔案全宗介紹等，并且應(yīng)當(dāng)以照相、復(fù)印和抄錄的形式搞好重點(diǎn)檔案的副本，從而不僅滿足了檔案使用者的需求，也為檔案保密工作的順利開展做了重要鋪墊；其三，單位要統(tǒng)一安裝相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，不斷地完善監(jiān)控機(jī)制，對(duì)于某些為了獲得憑證來查閱檔案的使用者，要特別防范其涂改或者偷撕檔案，避免由于管理失誤所造成的不可避免的損失。

三、強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，為檔案保密工作保駕護(hù)航

事業(yè)單位要想使得檔案保密工作獲得更為理想的實(shí)效，還需要做的就是強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，可以考慮從以下幾個(gè)方面出發(fā)：一是注重執(zhí)法隊(duì)伍的建設(shè)，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，注意選拔那些政治素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、通曉監(jiān)督工作的相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)的人才，并充實(shí)到監(jiān)督隊(duì)伍中去，為檔案管理監(jiān)督工作的開展提供更多優(yōu)秀的人才；二是要注重加強(qiáng)對(duì)特殊載體檔案、專門檔案的監(jiān)督指導(dǎo)，事業(yè)單位要將這類檔案的管理和具體工作指導(dǎo)納入到單位專門的議事日程，并深入研究本部門、本地區(qū)所形成的特殊載體的檔案、專門檔案的范圍，據(jù)此提出相應(yīng)的工作目標(biāo)與計(jì)劃，并對(duì)這些檔案進(jìn)行重點(diǎn)性盤查與整理，確保所有檔案都能夠記錄在案、隨時(shí)查閱，避免諸如檔案流失等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)；三是要將檔案保密工作的情況和單位檔案管理人員所獲得的薪酬、福利待遇相掛鉤，對(duì)他們的工作情況、工作態(tài)度等進(jìn)行綜合性審查，要讓他們理解個(gè)人利益和單位利益的重要關(guān)系，進(jìn)一步提升他們對(duì)檔案保密工作的認(rèn)識(shí)與理解，逐步形成良好的工作氛圍，使得檔案保密工作邁上更高臺(tái)階。

四、結(jié)束語

檔案信息是黨和國家的寶貴財(cái)富，是事業(yè)單位的無形資產(chǎn)，注重做好檔案管理工作，進(jìn)一步維護(hù)檔案資料的保密性、完整性、真實(shí)性，有著重要的意義和價(jià)值。事業(yè)單位必須要認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上探索更多科學(xué)合理的措施，推動(dòng)檔案保密工作朝著更加理想的方向發(fā)展。

［1］翟景婷.試論如何做好事業(yè)單位檔案保密工作［J］.理論觀察，2013（04）.

［2］劉正平.探究如何做好檔案管理中的保密工作［J］.神州，2013（06）.