淺談高校檔案館的功能及其實現(xiàn)

文/廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院 黃彩蓮

淺談高校檔案館的功能及其實現(xiàn)

文/廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院 黃彩蓮

本文闡述了高校檔案館“五位一體”功能，以及要實現(xiàn)這些功能，高校檔案館應(yīng)設(shè)置檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、對外服務(wù)用房四大功能區(qū)。

高校檔案館；功能；實現(xiàn)

《檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》明確規(guī)定檔案事業(yè)“十三五”總體發(fā)展目標(biāo)為：“各級各類檔案館設(shè)施完備、功能完善、技術(shù)先進、館藏豐富、利用方便。充分發(fā)揮檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件提供利用中心、檔案信息服務(wù)中心和電子文件中心‘五位一體’的功能”。所以，高校檔案館發(fā)揮“五位一體”的功能代表高校檔案管理的新發(fā)展方向。

一、“五位一體”功能

（一）安全保管?！陡叩葘W(xué)校管理辦法》第二十五條明確規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對所存檔案和資料的保管情況定期檢查”，這個規(guī)定明確高校檔案機構(gòu)負有保護檔案的職責(zé)。高校檔案是高校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，一旦損毀，勢必給學(xué)校、國家和社會造成難以挽回的重大損失，因此，高校檔案館必須具備安全保管功能。

（二）社會教育。高校檔案館可以成為對學(xué)生進行愛國主義教育的基地重要窗口。高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影，是傳承大學(xué)文化和大學(xué)精神的載體，包含教學(xué)、科研、管理等諸多方面的內(nèi)容，可以開展檔案史料陳列和展覽，以素材豐富、內(nèi)容博大、內(nèi)涵精深具有很強的知識性和教育性的館藏檔案史料為素材，面向社會公眾開展愛國主義教育，讓廣大師生、校友更深入地了解學(xué)校的悠久歷史和優(yōu)良傳統(tǒng)，可以收到良好的社會教育效果。華南理工大學(xué)專門設(shè)有展館管理與編研科，負責(zé)校史館、電子博物館、電視機博物館等展覽資源的管理工作，通過向社會開放，強化學(xué)校檔案的宣傳教育功能，促進社會的文明進步。

（三）已公開現(xiàn)行文件提供利用。校務(wù)公開是法律規(guī)定要求高校必須公開的。在教學(xué)科研等管理過程中會產(chǎn)生許多校務(wù)文件，比如招生計劃，創(chuàng)業(yè)就業(yè)政策，物價收費標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)公共服務(wù)政策等等，這些文件涉及廣大群眾的利益。高校檔案館提供這些現(xiàn)行文件的利用，是實現(xiàn)校務(wù)公開的有效手段。

（四）檔案信息服務(wù)。隨著社會對高校檔案信息需求日益增加，高校檔案館也開始面向社會大眾服務(wù)，開展學(xué)籍學(xué)位、錄取、畢業(yè)證、學(xué)位證、成績翻譯、提供證明等檔案信息服務(wù)，定期展覽檔案，編輯檔案匯編，開展多種多樣的社會化檔案信息服務(wù)。在中山大學(xué)80周年校慶慶典時，中山大學(xué)檔案館所編《巍巍中山——中山大學(xué)校史圖集》作為禮物饋贈給校友，反響良好，中大人的歸宿感油然而生。

（五）電子文件中心。隨著無紙化辦公的發(fā)展趨勢，越來越多的電子文件產(chǎn)生。今天形成的電子文件就是明天的電子檔案，實現(xiàn)對電子文件的前端控制和文檔一體化管理，高校檔案館“電子文件中心”功能就顯得尤其重要。

二、“五位一體”功能的實現(xiàn)

要建設(shè)現(xiàn)代化管理模式的高校檔案館，可以從“五位一體”的角度來認識和發(fā)揮檔案館的各項功能。高校檔案館要實現(xiàn)這些功能，應(yīng)進行分區(qū)管理，保障檔案工作人員必要的工作條件，既要保證各項檔案業(yè)務(wù)流程的開展，又要從長遠發(fā)展的需求來預(yù)留有合適的發(fā)展空間，從檔案管理的角度做好各種用房的聯(lián)系性和獨立性，保障檔案調(diào)閱方便又可以安全保管。在功能區(qū)間劃分上，大部分高校檔案館主要設(shè)置有檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、對外服務(wù)用房四大功能區(qū)：

（一）檔案庫房。檔案館設(shè)計首先要考慮的是檔案的安全保管功能。每個高校在辦學(xué)的過程中形成獨特的辦學(xué)特色，應(yīng)該建立具有自身特色的檔案庫房。應(yīng)用最新的科技成果來強化和完善保管功能，是現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的重中之重。庫房除了考慮檔案存儲面積和空間，還將檔案的消防、安全、溫濕度控制等標(biāo)準(zhǔn)要求納入考慮范圍。檔案庫房根據(jù)庫存內(nèi)容合理分大間、小間，設(shè)立庫房分區(qū)緩沖間，這樣有利于保持庫房溫濕度的穩(wěn)定，也有利安全防盜，做到安全密閉便于搬運、調(diào)閱和管理，空間上可以滿足現(xiàn)代信息化、保溫、隔熱、溫濕度控制的需求。由于高校檔案門類眾多，需要設(shè)立專門的庫房，應(yīng)設(shè)置紙質(zhì)檔案庫、聲像檔案庫、實物檔案庫、科研檔案庫、人事檔案庫、保密檔案庫等等，對于特別珍貴的檔案實體，需用特殊庫房保存的還可以設(shè)立珍藏檔案庫。

（二）辦公室和輔助用房。1998年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位檔案館。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)?！币虼耍咝n案館具有一定行政管理職能，需要配備一定的辦公用房。辦公和輔助用房一般包括公共服務(wù)用房、辦公室、文印室、空調(diào)機房等。不同等級、不同規(guī)模的檔案館可根據(jù)需要設(shè)置上述用房。

（三）檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房。業(yè)務(wù)用房主要滿足檔案收集、整理分類、鑒定銷毀等檔案業(yè)務(wù)開展的需要，應(yīng)包括全宗室、整理室等用房，技術(shù)用房用來滿足檔案的保護、搶救等需要，除了保證一定的面積外，還應(yīng)根據(jù)不同的用途，選擇合適的位置和配置必要的配套設(shè)施。檔案整理、編研用房包括：紙質(zhì)檔案的接收、整理、編研、史料研究用房及電子文件的整理、編研等。保護技術(shù)用房主要包括：消毒室、裱糊修復(fù)室、字跡恢復(fù)脫酸處理室、縮微拍照室、沖洗放大室、縮微膠片數(shù)字化室、縮微膠片還原室、數(shù)字檔案與縮微膠片的轉(zhuǎn)換設(shè)備用房等。信息技術(shù)用房包括：機房、硬件維護室、輸出設(shè)備室、輸入設(shè)備室、紙質(zhì)檔案數(shù)字化室、數(shù)據(jù)采集備份室、數(shù)字化整序室等。音像檔案技術(shù)處理用房包括：音像檔案編輯室、演播室、數(shù)字化室、音像檔案利用室等。因此，可根據(jù)高校檔案業(yè)務(wù)開展的需要，配備相應(yīng)的檔案整理室、信息技術(shù)處理室、鑒定銷毀室，文獻修復(fù)室、防磁、消毒室以及編研室等等。

（四）對外服務(wù)用房。對外服務(wù)用房主要有利用查詢用房和展覽廳。查閱用房是檔案館開展檔案工作、對外服務(wù)、提供利用的場所，可以安排在便捷、通風(fēng)、光線明亮的場所，可設(shè)置接待室、查閱登記室、閱覽室、復(fù)印室等，有條件的可設(shè)置多媒體導(dǎo)航系統(tǒng)，并配備計算機對外提供開放檔案查詢服務(wù)。為了工作人員的調(diào)卷方便，閱覽室與庫房不能距離太遠，閱覽室應(yīng)光線充足、通風(fēng)良好，查閱環(huán)境應(yīng)安靜，防紫外線避免陽光直射，隨著館藏檔案種類的增多，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還有縮微品檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案及多媒體檔案等，在一些規(guī)模較大的高校檔案館，還可以設(shè)置縮微品閱覽室、聲像檔案利用室、貴賓閱覽室、電子檔案及多媒體檔案閱覽室等，滿足不同檔案利用者的需要。像華南理工大學(xué)專門設(shè)有校史館、電子博物館、電視機博物館。設(shè)立檔案查詢用房和展覽廳等對外服務(wù)用房，高校檔案館才可以充分實現(xiàn)愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件提供利用中心、檔案信息服務(wù)中心和電子文件中心這些功能。

綜上所述，高校檔案館基本功能是一個多角度、全方位、寬領(lǐng)域的綜合應(yīng)用信息平臺。高校檔案館要充分發(fā)揮檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件提供利用中心、檔案信息服務(wù)中心和電子文件中心，應(yīng)該科學(xué)合理分區(qū)布局檔案館，將檔案館分為檔案庫房、辦公室和輔助用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、對外服務(wù)用房四大功能區(qū)，實現(xiàn)“五位一體”的功能來適應(yīng)社會服務(wù)功能的擴展需求，以彰顯高校自身的辦學(xué)特色和文化氛圍。

［1］程玉香.高校檔案館職能定位的思考［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（2）.

［2］彭遠明.面向公眾：我國新型檔案館建筑的目標(biāo)與功能之我見［J］.檔案與建設(shè)，2009（2）.

［3］文件法規(guī).中華人民共和國建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計規(guī)范.貴州檔案，2002（2）..