改制后公司廠兩級檔案管理模式探析

文/廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司 朱素貞

改制后公司廠兩級檔案管理模式探析

文/廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司 朱素貞

改制后實(shí)行公司廠兩級檔案管理模式，既可以保證基層生產(chǎn)檔案的有效利用，又可以保證檔案的有效集中，更重要的是摸索出一條服務(wù)于生產(chǎn)實(shí)踐、服從于檔案管理法規(guī)又兼顧特殊行業(yè)特點(diǎn)的檔案管理新路。

改制； 檔案管理模式；探析

廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司是由事業(yè)單位改制而來，下屬的各個(gè)污水處理廠由原來的獨(dú)立法人事業(yè)單位轉(zhuǎn)變成了只具有獨(dú)立污水處理任務(wù)的企業(yè)，加強(qiáng)廠級生產(chǎn)檔案管理，提高生產(chǎn)管理水平，尤其是對“節(jié)能減排”工作的開展具有積極的促進(jìn)作用，這就要求各個(gè)污水處理廠的檔案管理也應(yīng)隨之發(fā)生變化。但如何變，變多少，對此，筆者談?wù)剮c(diǎn)看法。

一、改制前檔案管理情況

（一）廈門污水處理廠概述。2004年12月24日廈門水務(wù)集團(tuán)有限公司與中環(huán)保水務(wù)投資有限公司正式簽約，成立了廈門水務(wù)中環(huán)污水處理有限公司主要負(fù)責(zé)城市污水處理廠的運(yùn)行管理和污水管網(wǎng)的清通維護(hù)工作。公司成立以來，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的管理機(jī)制，堅(jiān)持“求真務(wù)實(shí)、開拓進(jìn)取、科學(xué)管理、達(dá)標(biāo)排放”指導(dǎo)方針，加強(qiáng)廈門市污水處理的規(guī)劃和運(yùn)營管理工作，促進(jìn)廈門城市污水處理事業(yè)的發(fā)展，為保護(hù)廈門市的水環(huán)境起到了較好的作用。

（二）各污水處理廠檔案管理概況。在事業(yè)單位改制之前，7家污水處理廠都成立了檔案室，各自負(fù)責(zé)管理本廠的各門類檔案。各個(gè)污水處理廠的檔案管理員積極參加市檔案局舉辦的培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，在檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、市政局檔案室工作人員的指導(dǎo)下，廈門員當(dāng)污水處理廠、杏林污水處理廠、集美污水處理廠的檔案管理先后通過了省一級達(dá)標(biāo)考核。海滄污水處理廠、前埔污水處理廠、同安污水處理廠、翔安污水處理廠由于建廠較晚，來不及申報(bào)達(dá)標(biāo)考核，但都已成立了綜合檔案室，設(shè)有獨(dú)立的檔案保管庫房，配備專（兼）職檔案人員，管理也已規(guī)范化。

二、在新體制下對檔案管理的看法

由于7個(gè)污水處理廠分布在公司四周，交通不便，從最遠(yuǎn)的同安污水處理廠到公司，來回一趟需要3個(gè)小時(shí)左右，如果檔案資料全都集中在公司統(tǒng)一管理，勢必會給各個(gè)污水處理廠檔案的利用造成許多不便，如時(shí)間緊張、人員緊張、車輛緊張、交通費(fèi)用增加等，更主要的是不能及時(shí)利用，影響生產(chǎn)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

按照“節(jié)能減排”工作要求，目前進(jìn)行的福建省城鎮(zhèn)污水處理廠運(yùn)行管理標(biāo)準(zhǔn)考核工作，是對各污水處理廠的人員配置、工藝管理、水質(zhì)管理、污泥管理、設(shè)備管理、安全及應(yīng)急管理等指標(biāo)所進(jìn)行的全面分析和考核。無論生產(chǎn)評價(jià)指標(biāo)體系如何確定，專家評估組最終都要憑借大量的檔案資料，才能對考核的廠做出客觀、全面的評價(jià)，并形成科學(xué)、準(zhǔn)確的結(jié)論。譬如，在我廠生產(chǎn)工作考核期間，福建省建設(shè)廳、環(huán)保局專家調(diào)閱我廠清潔生產(chǎn)審核報(bào)告、生產(chǎn)調(diào)度記錄、污染治理設(shè)施自動在線監(jiān)測的污水流量和COD濃度數(shù)據(jù)，各級環(huán)保部門對污染治理工程的日常監(jiān)督性監(jiān)測數(shù)據(jù)和監(jiān)察報(bào)告，廠內(nèi)部污染治理工程日常運(yùn)行記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)和用電記錄、污泥產(chǎn)生量及外運(yùn)去向等大量生產(chǎn)檔案。因此，基層主要檔案都是生產(chǎn)檔案，重視生產(chǎn)檔案的管理，可以為廠生產(chǎn)工作水平考核提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)。

三、改制后檔案管理情況

依據(jù)公司廠兩級檔案管理的模式，保留廠檔案室。我們把各個(gè)污水處理廠檔案室設(shè)定為公司檔案室在各個(gè)廠的分室，用于就地保存各廠生產(chǎn)檔案資料；把各個(gè)廠的檔案管理員設(shè)定為公司檔案管理人員派往各個(gè)廠的分管人員；公司檔案室的管理人員設(shè)定為中心管理員，成立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證改制后各廠檔案收集、整理不會因公司的改制而使檔案的利用受到影響。廠保管相對微觀的資料，公司管理宏觀的檔案，這樣既減輕了公司檔案室的負(fù)擔(dān)，又有利于生產(chǎn)檔案的快捷查詢。

（一）各污水處理廠檔案員管理好各類生產(chǎn)檔案。生產(chǎn)檔案是廠在生產(chǎn)活動中具有保存價(jià)值的、經(jīng)過整理立卷歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體資料料。它是生產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄，是廠生產(chǎn)管理工作的重要組成部分，是開展“節(jié)能減排”管理工作的重要依據(jù)。它的真實(shí)性、原始性、系統(tǒng)性影響到生產(chǎn)工作的正常秩序和常規(guī)管理，也直接影響到生產(chǎn)工作檢查（每年省環(huán)保局、建設(shè)廳都要對各污水處理廠進(jìn)行“節(jié)能減排”檢查）的效果。

七座污水處理廠全年不間斷三班倒生產(chǎn)，進(jìn)水泵房、鼓風(fēng)機(jī)房、配電室、脫水機(jī)房等部門不斷生成大量反映污水處理系統(tǒng)各環(huán)節(jié)運(yùn)行情況的數(shù)據(jù)資料；化驗(yàn)室每天對采集的水樣進(jìn)行BOD5、COD、SS、PH、MLSS等十幾項(xiàng)指標(biāo)的分析化驗(yàn)，形成大量化驗(yàn)報(bào)告；再加上污水處理過程中水、電等能耗數(shù)據(jù)，每天都是一大摞原始數(shù)據(jù)報(bào)告單，這些都是污水處理生產(chǎn)系統(tǒng)最直接的第一手資料，是污水處理工藝是否順暢的晴雨表，它們的重要性是不言而喻的；各級環(huán)保部門對污水處理廠的日常監(jiān)督性監(jiān)測數(shù)據(jù)和監(jiān)察報(bào)告，污水處理廠內(nèi)部日常測定的進(jìn)出口水量和COD濃度數(shù)據(jù)，生產(chǎn)用電記錄及電力部門的收費(fèi)票據(jù)、污泥產(chǎn)生量記錄；污水處理廠自動監(jiān)測的進(jìn)出口流量和COD濃度數(shù)據(jù)等生產(chǎn)檔案，所以原基層檔案工作繼續(xù)沿著原來的管理制度分別建立行政、財(cái)務(wù)、物資、生產(chǎn)、安全、環(huán)保、水質(zhì)、基本建設(shè)、設(shè)備、人事等檔案。如果沒有檔案員分管各廠的檔案，就不能及時(shí)收集保管這些生產(chǎn)運(yùn)行數(shù)據(jù)及基層的基礎(chǔ)檔案，也不能及時(shí)向廠里有關(guān)有人員提供查閱，檔案保管的價(jià)值也就被打了折扣。

隨著我國污水處理事業(yè)的發(fā)展，污水處理設(shè)備的引進(jìn)速度顯著提高，污水處理廠在設(shè)備管理方面的主要問題是在國外進(jìn)口設(shè)備的消化、吸收和使用維護(hù)方面，任何企業(yè)若沒有一套完整的設(shè)備檔案資料，那么設(shè)備管理工作將無法進(jìn)行，而每個(gè)污水處理廠的設(shè)備檔案有幾百卷，只有建立健全設(shè)備的維修檔案才能更好地為污水處理廠的正常運(yùn)行提供保障。設(shè)備檔案只有存放在基層檔案室，才能及時(shí)把設(shè)備維修情況補(bǔ)充到設(shè)備檔案中，才能及時(shí)向設(shè)備管理員或維修人員提供查閱。

生產(chǎn)檔案管理的目的不僅僅是簡單地局限于生產(chǎn)檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化與存檔化，更重要 的是通過生產(chǎn)檔案的管理，分析生產(chǎn)活動，分析生產(chǎn)活動的動態(tài)變化與趨勢，探討改善生產(chǎn)活動的有力措施，以起到服務(wù)、支持生產(chǎn)活動的作用。

（二）公司檔案員做好檔案信息的編研及資源開發(fā)。污水處理是廈門中環(huán)污水處理有限公司承擔(dān)的主要職責(zé)，工作性質(zhì)決定了它的檔案是大量的、原始的、瑣碎的，為了保證正常生產(chǎn)，許多事務(wù)性的工作也較多集中于基層檔案員，這就決定了公司檔案室解放思想，更新觀念，從封閉的檔案管理機(jī)制中擺脫出來，加強(qiáng)各類檔案的編研工作，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理工作，提高檔案的利用價(jià)值。大膽地利用計(jì)算機(jī)和內(nèi)部網(wǎng)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有檔案目錄數(shù)字化建成目錄并系統(tǒng)為廠提供服務(wù)。所以公司檔案員負(fù)責(zé)收集和管理有利于公司高層經(jīng)理做出決策的有關(guān)檔案資料，就要對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，再進(jìn)行調(diào)查研究，挖掘原始檔案里深層次的無形資產(chǎn)，進(jìn)一步提高公司檔案管理、編研、開發(fā)、利用的綜合水平，力爭使檔案工作與電腦信息處理聯(lián)系起來，建立污水處理廠的檔案管理信息系統(tǒng)，保證公司檔案管理合理有序，根據(jù)編研資料，提高公司高層經(jīng)理的工作效率，提高污水處理廠的運(yùn)行管理和控制能力。將公司的檔案管理推向更高層次，更好地為污水處理事業(yè)的現(xiàn)代化服務(wù)。

四、檔案分級管理產(chǎn)生的效益

經(jīng)過多年的運(yùn)行，證明分管模式是可行的，它保證了每年污水處理廠在接受上級的各類檢查中避免了檔案資料的大搬運(yùn)，上級部門檢查完各污水處理廠的檔案資料后就可以馬上到現(xiàn)場查看所提供的檔案數(shù)據(jù)是否真實(shí)可信。7個(gè)污水處理廠近年都通過由環(huán)保部污染防治司組織的全國“節(jié)能減排”核查考核；通過環(huán)境保護(hù)部華東督查中心對廠“節(jié)能減排”的檢查考核；并連續(xù)幾年獲得福建省節(jié)能減排先進(jìn)單位；也通過廈門創(chuàng)建國家環(huán)保模范城市在污水治理要求方面的檢查考核；每年通過上級主管部門根據(jù)《建設(shè)部關(guān)于加強(qiáng)城鎮(zhèn)污水處理廠運(yùn)行監(jiān)管的意見》和《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范做好城市污水垃圾處理產(chǎn)業(yè)化有關(guān)問題的通知》要求進(jìn)行的考核。

綜上所述，檔案管理的分級管理模式，既可以保證基層單位的生產(chǎn)效率，又可以保證檔案的有效集中，避免公司中心檔案室成為報(bào)表的“堆場”。更重要的是模索出一條服務(wù)于生產(chǎn)實(shí)踐、服從于檔案管理法規(guī)又兼顧特殊行業(yè)特點(diǎn)的檔案管理新路，更好地為公司各項(xiàng)生產(chǎn)服務(wù)。