古代“秘書(shū)”參謀職能探析

文/吉林大學(xué)文學(xué)院 杜運(yùn)威

古代“秘書(shū)”參謀職能探析

文/吉林大學(xué)文學(xué)院 杜運(yùn)威

秘書(shū)是一個(gè)能夠追溯到殷商時(shí)期的古老職業(yè)，主要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，處理各種大小事務(wù),更像謀士、諫臣，其參與政治的職能也更為明顯。本文以古代秘書(shū)為例，探究他們是如何發(fā)揮其參謀職能，借此為現(xiàn)代秘書(shū)工作提供指導(dǎo)。

古代；秘書(shū)；參謀；職能

秘書(shū)是一個(gè)承上啟下、上情下達(dá)的崗位，是各個(gè)單位、企業(yè)中必不可少的一個(gè)重要的崗位。秘書(shū)工作除了文化以及一些事務(wù)性的處理之外，討論決策、發(fā)揮其參謀職能也是秘書(shū)工作中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容。但是現(xiàn)在秘書(shū)通常從屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，參謀職能出現(xiàn)弱化的趨勢(shì)，不利于領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化。因此，研究古代秘書(shū)人員如何行使其參謀職能有利于給當(dāng)前的秘書(shū)從業(yè)人員指明工作方向。

一、秘書(shū)職業(yè)發(fā)展

秘書(shū)一詞開(kāi)始最早見(jiàn)于漢代書(shū)籍《漢書(shū)·劉歆傳》中，但是最開(kāi)始的這兩個(gè)字并非指人、崗位，而是指書(shū)籍。最早具有類(lèi)似秘書(shū)職能的是記錄皇帝言行的史官，以及巫祝。直至東漢時(shí)期出現(xiàn)了“秘書(shū)監(jiān)”一職，才實(shí)現(xiàn)職能與稱謂的統(tǒng)一。但該時(shí)期的秘書(shū)也僅僅只是掌管圖書(shū)的人，并無(wú)其他實(shí)際性的參謀職能。東漢末年“秘書(shū)令”的設(shè)置，使得秘書(shū)這一官職得到擴(kuò)大。明清時(shí)逐漸演變成為一種規(guī)范化的職業(yè)。古代并非一般人能夠勝任秘書(shū)一職，不僅需要有淵博的才識(shí)，還需要有過(guò)人的智慧。民國(guó)時(shí)期設(shè)有承政廳，設(shè)有秘書(shū)長(zhǎng)、政府文秘職位，從中央政府到地方國(guó)民政府都建立、健全秘書(shū)工作制度。再往后發(fā)展，秘書(shū)從官職中脫離出來(lái)，成為一種普通的社會(huì)職業(yè)。

二、秘書(shū)的職能

秘書(shū)是一個(gè)綜合性強(qiáng)、接觸面廣的職業(yè)，對(duì)于從業(yè)人員而言具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。而我國(guó)現(xiàn)代意義上的秘書(shū)職業(yè)從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，之前的秘書(shū)職能并不規(guī)范，但是參謀這一職能卻已被“古代秘書(shū)”在輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作中發(fā)揮得淋漓盡致。秘書(shū)的參謀職能是一個(gè)從古代就有的輔助性職能，因此秘書(shū)在古代也通常被領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)成謀士、諫臣，也給現(xiàn)代的秘書(shū)人員帶來(lái)了更多的思考。能夠充分發(fā)揮參謀職能的人，通常被后世當(dāng)成智慧的代表。從秦漢開(kāi)始，古代封建統(tǒng)治者為鞏固自身的統(tǒng)治，適應(yīng)起統(tǒng)治需求，不斷制定、完善秘書(shū)管理規(guī)章及相關(guān)的行政法規(guī)。在歷朝歷代的各種“律”“令”中得到規(guī)范化，一直到明清兩朝，秘書(shū)這一崗位的工作制度已日趨完備。在古代雖無(wú)秘書(shū)這一專(zhuān)門(mén)的崗位，但卻有行駛秘書(shū)職能的官職，如春秋時(shí)期的刀筆吏、戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的主書(shū)，秦朝的長(zhǎng)史與御史大夫，漢代的御史中丞及唐朝的諫官等。與秘書(shū)有所相同的是，上述古代官職都有秘書(shū)的某些職能，但是并不全面。秘書(shū)的職能更為全面一些，其中，刀筆吏側(cè)重于文書(shū)方面，御史表現(xiàn)為監(jiān)察與工作情況的跟進(jìn)與反饋，諫官則表現(xiàn)在上情下達(dá)、下情上報(bào)、事務(wù)提醒等方面?，F(xiàn)代意義上的秘書(shū)具有參謀決策、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理信息、辦理事務(wù)等主要的職能，綜合性日益增強(qiáng)。其中，做領(lǐng)導(dǎo)的好參謀不僅是古代秘書(shū)的重要工作內(nèi)容，也是現(xiàn)代秘書(shū)人員需要具備的基本能力。以史為鏡，看古代秘書(shū)如何行使其參謀職能對(duì)于今人而言仍有著重要的參考意義。

三、如何發(fā)揮秘書(shū)的參謀職能

（一）堅(jiān)決果敢，直言進(jìn)諫。在實(shí)際工作中，很多決策都是通過(guò)秘書(shū)向下傳達(dá)的，也由秘書(shū)參與制定，因此秘書(shū)通常被稱為“二把手”。此外，秘書(shū)也是離領(lǐng)導(dǎo)最近的人。在信息通訊落后的古代，統(tǒng)治者要了解某一項(xiàng)政令的實(shí)施情況、民生等相對(duì)困難，而秘書(shū)則充當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)的眼睛、耳朵和嘴巴。但除了下達(dá)上級(jí)命令之外，也有將其想知道或者應(yīng)該知道的情況及時(shí)告知的義務(wù)。統(tǒng)治者握有天下上至百官，下至臣民的生殺大權(quán)，因此向其諫言也無(wú)疑是一件需要慎之又慎的事情。但是要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀就必須要有堅(jiān)決果敢的品質(zhì)，直言進(jìn)諫。歷史上的魏征以直言進(jìn)諫著稱，時(shí)常為唐太宗帶來(lái)治世良方，君臣二人也均名留千古。唐初唐太宗根據(jù)封德彝的提議頒布一條將未滿18歲的男子征召入伍的政令，但是魏征將太宗擬好的詔書(shū)扣留，就連唐太宗多次催促魏征也拒絕下發(fā)。就在太宗要將魏征問(wèn)罪時(shí)，魏征對(duì)答道“涸澤而漁，焚林而獵，是殺雞取卵的做法。兵不在多而在精，何必為了充數(shù)把不夠年齡的人也弄來(lái)呢？況且這也是失信于民?！蔽赫魇紫纫圆遏~(yú)、打獵為例，說(shuō)明征召未成年男子入伍，不僅會(huì)降低國(guó)家的稅收，還會(huì)失去民心，陳訴其中的利害關(guān)系。其次，告誡太宗該詔令不得民心，征召入伍的男子也并非會(huì)聽(tīng)從王命忠誠(chéng)地保家衛(wèi)國(guó)，那么只會(huì)與太宗的原意相去甚遠(yuǎn)。最后，太宗主張以誠(chéng)信治國(guó)，初年太宗規(guī)定未成年人可免兵役，但是其這番朝令夕改會(huì)讓太宗的誠(chéng)信度下降。每一條都直接點(diǎn)名這條詔令帶來(lái)的不利影響，讓太宗不得不將政令撤回。魏征作為作為唐太宗的下級(jí)對(duì)于唐太宗不恰當(dāng)?shù)恼?，充分發(fā)揮其參謀的職能，直言利害關(guān)系，避免了一條錯(cuò)誤政令的頒發(fā)。在秘書(shū)工作中需要有感于質(zhì)疑領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤決策的勇氣，質(zhì)疑決策不僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)也是對(duì)單位、企業(yè)負(fù)責(zé)，也是秘書(shū)參謀職能的要求。

（二）審時(shí)度勢(shì)，巧進(jìn)良策。對(duì)于古代握有生殺大權(quán)的封建領(lǐng)導(dǎo)而言，忠言往往是逆耳的。但是作為行使秘書(shū)職能的官員而言，對(duì)于上級(jí)提出勸誡、建議是其作為臣子的本分。該情況下如何能做到既能保住自己的性命，又能給領(lǐng)導(dǎo)提出建議，是考驗(yàn)古代秘書(shū)人員職業(yè)素養(yǎng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。春秋戰(zhàn)國(guó)末期齊景公剛上任時(shí)，沉迷酒色不理朝政，晏子當(dāng)面直言說(shuō)齊景公過(guò)度飲酒縱樂(lè)的危害，希望齊景公接制。齊景公聽(tīng)聞后僅僅收斂了一段時(shí)間又固態(tài)重施。大臣弦章對(duì)其感到憤怒不已，以死相諫對(duì)齊景公說(shuō)如其不停止飲酒弦章將一死了之。身為一國(guó)之君齊景公不想被弦章的一句威脅的話而失了作為君主的威嚴(yán)，但是又不想讓弦章死，因此在殺與留之間猶豫不決。在此關(guān)鍵時(shí)刻，晏子挺身而出對(duì)齊景公說(shuō)遇到齊景公這樣的君主是弦章的福氣，要是碰上商紂這類(lèi)不辨是非的暴君，弦章早就被賜死了。晏子的話中側(cè)面稱贊齊王是明君，明君不該殺弦章；同時(shí)點(diǎn)出弦章的魯莽，信息量較大但是卻能切中要害。晏子的巧言進(jìn)諫化解了齊景公的尷尬，給了他一個(gè)臺(tái)階下，同時(shí)也挽救了弦章。弦章的直言進(jìn)諫令君臣二人的關(guān)系陷入尷尬，也將自己推入死局。而晏子審時(shí)度勢(shì)的出言不僅緩解了兩人的尷尬，也將弦章從危險(xiǎn)的境地中解救出來(lái)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)齊景公切勿過(guò)度飲酒的勸諫。由此也提醒著后世的秘書(shū)人員，進(jìn)行參謀職能時(shí)要學(xué)會(huì)審時(shí)度勢(shì)，切莫不分場(chǎng)合、不分形勢(shì)地干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決定。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不正確的決策，要學(xué)會(huì)照顧領(lǐng)導(dǎo)的顏面的同時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)改變決策。

（三）深謀遠(yuǎn)慮，提醒上級(jí)。在封建制度下，統(tǒng)治者下達(dá)的政令大多包含著個(gè)人的喜好，彰顯著個(gè)人的性格特點(diǎn)，因此政令不免顯得有些狹隘，不利于國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。而作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀人員，秘書(shū)需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，發(fā)現(xiàn)隱藏在當(dāng)前政令表象的隱患，從而為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。著名典故“螳螂捕蟬，黃雀在后”就給現(xiàn)代的秘書(shū)人員以深刻啟發(fā)。吳楚兩國(guó)交惡，時(shí)任吳王的闔閭一意孤行，想要出兵攻打楚國(guó)，并下令將膽敢向其進(jìn)諫阻止他出兵的大臣處死。吳王的一個(gè)貼身侍從看到了吳楚兩國(guó)的實(shí)力對(duì)比，也看到了兩國(guó)戰(zhàn)后可能會(huì)出現(xiàn)的格局。一番思考后，先是接連三天持著弓箭徘徊在吳王的后花園中，進(jìn)而引起吳王強(qiáng)烈的好奇心。吸引吳王前來(lái)問(wèn)話，可避免直接向吳王直接進(jìn)言引起他的反感，同時(shí)也不違背吳王進(jìn)言阻止攻楚者死的命令。問(wèn)話之際，貼身侍從以后花園中發(fā)生在螳螂、蟬、黃雀之間的事，引發(fā)螳螂、蟬被眼前的小利蒙蔽，忽視了身后潛藏的危機(jī)的思考。吳王聽(tīng)聞不由自主地聯(lián)想到了吳國(guó)目前的處境，未嘗不也像后花園的螳螂、蟬一般處境，而身后的黃雀虎視眈眈，因此打消了攻打楚國(guó)的注意。作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，在領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí)應(yīng)考慮得更遠(yuǎn)，要考慮到每一項(xiàng)決策可能帶來(lái)的后果。同時(shí)，要使用恰當(dāng)?shù)姆绞教嵝焉霞?jí)其決策上可能存在的漏洞，避免決策失誤。

（四）由表及里，坦誠(chéng)直言。肩負(fù)秘書(shū)職能的人員通常被視為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，時(shí)常需要在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行某項(xiàng)決策時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。因此也要求秘書(shū)時(shí)刻關(guān)注周?chē)l(fā)生的事情，注意收集各方面的信息，以備幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。同時(shí)，具有能透過(guò)普通小事的表面看到潛藏隱患的能力也是秘書(shū)人員的素質(zhì)要求。例如春秋戰(zhàn)國(guó)的鄒忌由表及里，充分發(fā)揮了參謀職能，給現(xiàn)代秘書(shū)給予深刻的啟示。鄒忌“形貌昳麗”，其妻、妾、客因?yàn)槠珢?ài)、害怕或者有求于他，均認(rèn)為鄒忌比城北的徐公長(zhǎng)得還英俊。但是鄒忌并未因此他人的贊美而沾沾自喜，反而質(zhì)疑眾人贊美他的原因，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了為人、為君均會(huì)受到蒙蔽，需要廣開(kāi)言論自由的道理。從發(fā)生在自己身邊的小事聯(lián)系到國(guó)家大事，從自己身上聯(lián)想到一國(guó)之尊齊威王，鄒忌以此向齊威王進(jìn)諫，說(shuō)明廣開(kāi)言論自由、聽(tīng)取民意的重要性。他留心觀察周?chē)氖挛锴夷軌蜓杆俚芈?lián)想到朝堂之事，說(shuō)明行使參謀職能，不僅需要一顆將工作放在首位的心，還需要一雙能夠發(fā)現(xiàn)別人發(fā)現(xiàn)不了的規(guī)律的慧眼。為保障能夠?qū)崿F(xiàn)上情下達(dá)、下情上報(bào)，對(duì)于會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)、影響到工作的效果的因素也應(yīng)該加以規(guī)避，從而規(guī)范工作流程。正如鄒忌與齊威王的歷史典故中，鄒忌考慮到齊王受到的蒙蔽，將影響齊王決策準(zhǔn)確性的因素剔除出去，保障齊威王決策的科學(xué)性。實(shí)現(xiàn)了以領(lǐng)導(dǎo)為核心，圍繞領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展上下左右各項(xiàng)工作、工作的秘書(shū)工作要求。

四．結(jié)語(yǔ)

秘書(shū)職能發(fā)展至今日益完善，并形成一套科學(xué)的職業(yè)理論。如何行使秘書(shū)的參謀職能，許多的古人為我們做出了正確的典范，樹(shù)立了一個(gè)良好的榜樣。在行使參謀職能時(shí)秘書(shū)人員不僅需要堅(jiān)決果敢，也需要審時(shí)度勢(shì)，知道什么時(shí)候說(shuō)什么話做什么事；同時(shí)也需具備敏捷的反應(yīng)能力，能夠由表及里發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策中的不當(dāng)之處。此外，秘書(shū)人員應(yīng)深謀遠(yuǎn)慮，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)未發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題并提醒領(lǐng)導(dǎo)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，從而做優(yōu)秀秘書(shū)。

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