高校檔案管理的規(guī)范化問題探究

吳海燕

摘 要：文書檔案（公文）是檔案的重要組成部分，高校文書檔案管理的好壞直接影響到高校檔案管理質(zhì)量。只有高質(zhì)量的公文才能保證高質(zhì)量的檔案，只有保證文書處理中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能從整體上提高整個(gè)檔案工作的質(zhì)量。本文扼要闡述當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀，探討當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題及其產(chǎn)生的原因，進(jìn)而提出加強(qiáng)當(dāng)前高校檔案管理的規(guī)范化措施，以期更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校 ；檔案管理； 存在問題 ； 規(guī)范化措施

Abstract：Documents play a significant role on the archives. The quality of college documents management has a direct impart on file management in Colleges and Universities. High-quality documents can guarantee the high level of the archives. The quality of the whole archives work will be improved through ensuring the standardization of documents management. This paper briefly expound the present situation of the archives management in College， discuss the problems existing in the archives management and found the reasons for its existence. In addition， this paper put forward some valuable suggestions to strengthen the standardization of the archives management.

Key words ： Archives management in Colleges and Universities Existing problems； Standardized measures

中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》對(duì)檔案的定義表述是：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！备咝n案是指高校在教學(xué)、教研、管理等活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，是反映和維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的寶貴財(cái)富。它不僅是高校歷史的原始記錄，更是高校發(fā)展走向康莊大道的基石。作為高校的重要基礎(chǔ)工作之一，高校檔案工作也是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。因此，重視高校檔案工作理應(yīng)成為依法治校、依法治教的題中之義。

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、教研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其中，文書檔案（公文）是檔案的重要組成部分，高校文書檔案管理的好壞直接影響到高校的檔案管理質(zhì)量。只有高質(zhì)量的公文才能保證高質(zhì)量的檔案，只有保證文書處理中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能從整體上提高整個(gè)檔案工作的質(zhì)量。《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。這一原則的確立，既是我國(guó)檔案工作長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也是我國(guó)社會(huì)主義制度對(duì)檔案工作的必然要求。當(dāng)前正是我國(guó)高校加速發(fā)展戰(zhàn)略機(jī)遇期，如何加強(qiáng)檔案的管理工作，更好地為高校發(fā)展服務(wù)，是我們檔案工作者面臨的一個(gè)新的重要課題。

一、當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題及原因淺析

1.公文格式不夠規(guī)范

撰寫高校公文時(shí)，必須參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行撰寫。但是，在高校檔案的實(shí)際管理過程中，公文的格式卻屢屢存在一些差強(qiáng)人意的地方，影響著文書檔案案卷的質(zhì)量，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）原稿不完整，發(fā)文字號(hào)、編號(hào)不規(guī)范。

公文原稿的規(guī)范整理是公文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。但是，有時(shí)候有的公文材料只有復(fù)印件，沒有原件；甚至有的公文只有定稿，沒有原稿或者修改稿。而關(guān)于發(fā)文字號(hào)方面，發(fā)文字號(hào)中印有“字”、“第”字，不符合規(guī)定，如“×××字〔2016〕×號(hào)”， 應(yīng)為“×××〔2016〕×號(hào)”；有時(shí)字號(hào)編虛位，還出現(xiàn)了漏號(hào)、重號(hào)等情況，這些差錯(cuò)都是由于登記不及時(shí)，分類不準(zhǔn)確造成的，這些情況既影響了公文質(zhì)量，又不符合公文立檔的要求。

（2）文種使用不規(guī)范。

根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要有十三種。但在實(shí)際應(yīng)用中，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的甚至自編文種，如把兩個(gè)文種合二為一為“請(qǐng)示報(bào)告”或“請(qǐng)示函”，甚至還有把沒有列為文種的“方案”、“規(guī)定”、“計(jì)劃”等作為文種在標(biāo)題中使用。

（3）成文日期不規(guī)范，附件不規(guī)范，用紙不當(dāng)。

公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，但有的部門往往是印好了文件再找領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，這就影響了公文的時(shí)效性。另外，在成文時(shí)間中使用年號(hào)時(shí)，阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字?jǐn)?shù)字甚至英文字母混用現(xiàn)象較多，如“2016”（根據(jù)2012年《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)公文格式進(jìn)行了統(tǒng)一，成文日期全部用阿拉伯?dāng)?shù)字。）印成“二○一六”或“二0一六”或“二o一六”，前者用漢表述，或用阿拉伯?dāng)?shù)字0替代，后者用英文字母o替代。而有的在有附件的公文中缺少附件，公文有附件而不附，就不能算是一篇完整、規(guī)范的公文。還有在某些高校中，存在著公文用紙沒有采用GB/T148中規(guī)定的A4（210mm×297mm）型紙，而是使用16K型紙，即使同是16K型紙，大小也不一致，且沒有注重克度要求，常因紙張質(zhì)量差和耐折度低而使保存時(shí)間不長(zhǎng)便開始發(fā)黃，使公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性都受到影響。

（4）個(gè)別文件存本沒有蓋公章，有些文件表面不夠雅觀。

某些高校的檔案室，發(fā)現(xiàn)有個(gè)別文件沒有蓋公章就保存起來，甚至有些文件表面不夠雅觀，例如“文件破損、字跡模糊、文件帶有金屬物”等。按規(guī)定所有存檔的文件都必須蓋公章。在檔案入庫(kù)前應(yīng)該去污、消毒、去酸；對(duì)一些不利于檔案保存的紙質(zhì)材料和字跡（托裱破損文件，字跡稍模糊的）應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)；對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管；對(duì)一些不利于檔案保護(hù)的包裝物（文件材料上的金屬物，不銹鋼檔案專業(yè)用品除外）應(yīng)去除。

2.高校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

由于人們對(duì)高校檔案管理工作不夠重視，并且受到傳統(tǒng)觀念、個(gè)人閱歷和思維習(xí)慣等主客觀因素的影響，不少高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的政策性、業(yè)務(wù)性等重要性的要求，在潛意識(shí)中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想。高校雖配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作人員，但是檔案管理工作并沒有經(jīng)常擺放到議事日程上，在制度建設(shè)上也跟不上高校的發(fā)展。甚至，在大多數(shù)高校中，檔案管理僅僅停留在做好檔案收集和記錄，在人員的配置（甚至有的高校領(lǐng)導(dǎo)把檔案部門作為安置一些“老、弱、病、殘”的“養(yǎng)老單位” ）和檔案管理的具體制度等方面投入力度不足，造成了檔案部門人員配備不夠科學(xué)、業(yè)務(wù)水平不高、經(jīng)費(fèi)不足和設(shè)備陳舊等局面，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí)，檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能，制約了高校的有效發(fā)展。

3.檔案工作人員檔案意識(shí)薄弱

前面說過，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案部門不夠重視，檔案管理制度不夠健全等原因，進(jìn)一步弱化了檔案工作者本身的檔案意識(shí)。誠(chéng)然，檔案管理是一項(xiàng)枯燥而又在短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮不了作用的工作（因其功效的發(fā)揮是一個(gè)漸進(jìn)和隱性的過程，有的甚至得到若干年后才能顯現(xiàn)），因而容易被人們所忽視，甚至產(chǎn)生檔案工作“地位不高，作用不大”的錯(cuò)誤觀念。有的高校雖有檔案管理制度，但又缺乏執(zhí)行力度，使制度變成擺設(shè)，工作流于形式。這些，都造成一部分檔案工作者認(rèn)為檔案工作就是一份“彈性工作”，所謂的工作指標(biāo)也只是“軟指標(biāo)”而已，檔案歸檔不及時(shí)，歸檔不符合要求，甚至部分人沒有把資料保存好歸檔的意識(shí)，這些都造成了檔案資料的不完整和部分重要文件的缺失。諸如此類，歸根到底，都是思想上不重視、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案工作氛圍不濃造成的。

二、加強(qiáng)當(dāng)前高校檔案管理建設(shè)的規(guī)范化措施

1.規(guī)范公文處理格式，提高公文質(zhì)量

在公文處理中，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃高校檔案管理工作，應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的要求來處理公文，規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量。

（1）明確好應(yīng)該歸檔公文的歸檔范圍。高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、教研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。高校檔案的歸檔范圍包括：黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)、學(xué)生、聲像等十二個(gè)大類。對(duì)照本單位《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，將所收集的文件材料分出應(yīng)歸檔部分。屬于歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程，不屬于歸檔范圍的及時(shí)剔除。

（2）明確各類公文的歸檔時(shí)間，在規(guī)定日期內(nèi)做好歸檔工作。學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。電子文件歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。

（3）規(guī)范公文文種。行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要，公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。認(rèn)真區(qū)分每一種文種的性質(zhì)和適用范圍，選擇正確的適合行文要求的文種，不應(yīng)生造文種（方案、計(jì)劃、辦法等）。

（4）規(guī)范公文格式。公文格式一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、機(jī)關(guān)等部分組成，根據(jù)不同文種，有的部分可以省略。其中，發(fā)文字號(hào)應(yīng)使用六角括號(hào)“〔 〕”，不得使用“（ ）”、“【 】”、“[ ]”等，序號(hào)前不加“第”字，不編虛號(hào)；規(guī)范標(biāo)題為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)通知可直接轉(zhuǎn)發(fā)最高一級(jí)機(jī)關(guān)；附件主體應(yīng)放在公文版記之前，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文，在正文中不標(biāo)明附件；成文日期為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20160505；正式的文件得蓋印章；征求意見稿、試行應(yīng)放在書名號(hào)內(nèi)；公文排版格式要規(guī)范，字體字號(hào)要標(biāo)準(zhǔn)（每面22行，每行28個(gè)字，共616字，正文3號(hào)仿宋，標(biāo)題2號(hào)方正小標(biāo)宋，頁碼用4號(hào)半角宋體。

2.高校領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度

高校檔案管理工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，加強(qiáng)自身的檔案意識(shí)，必須認(rèn)識(shí)到：高校檔案質(zhì)量的好壞直接影響到高校的發(fā)展，高質(zhì)量的高校檔案是高校發(fā)展的保證之一，也是一所高校文化底蘊(yùn)深厚的體現(xiàn)。在工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)必須建立高校檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；高校領(lǐng)導(dǎo)還必須建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需的設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；在工作的實(shí)施過程中，還得研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問題。對(duì)于高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校、科研和管理人員同等的待遇。

3.提高檔案工作人員的檔案意識(shí)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部令 第27號(hào)）第三章第十四條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核和評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高高校檔案管理水平。”因此，作為高校檔案工作人員，必須具有高度的檔案意識(shí)和高水平的業(yè)務(wù)能力；要貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管高校的各類檔案及有關(guān)資料；要積極參與高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、結(jié)語

時(shí)代的發(fā)展與高校建設(shè)，對(duì)我國(guó)高校的檔案管理工作要求越來越高。在目前我國(guó)高校加速發(fā)展的情況下，要增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的檔案意識(shí)，建立健全高校檔案管理制度，提高檔案工作者的專業(yè)技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案的管理工作，不斷開拓創(chuàng)新， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化、信息化，從而更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

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