試論如何做好檔案保密管理與利用

馬麗英

摘要：隨著社會的迅猛發(fā)展，檔案資源的社會價值開始被社會公眾所重視，這就涉及到檔案保密管理和利用工作。只有把這項工作做好了，才能維護黨和國家以及企事業(yè)單位的安全和利益。文章主要就如何做好檔案保密管理與利用進行了相關(guān)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;保密管理;利用

檔案是社會信息資源，不但要重視其載體的保管保護，更要重視檔案密級調(diào)整、、監(jiān)督、保密。檔案保管人員要在在提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準，為企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)。

一、檔案保密管理工作的重要意義

作為人類社會各項實踐活動的真實歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實憑證功能及其權(quán)威性是現(xiàn)實客觀存在的，是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務(wù)具有極強的現(xiàn)實性。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限，在開放檔案為社會服務(wù)的同時全面做好保密工作，這是檔案資料使用管理中的重要環(huán)節(jié)。

二、檔案保密管理存在的問題

（一）檔案保密管理技術(shù)手段低

要想將檔案的保密工作做到位，就必須要具備相應(yīng)的保密手段。但是這種技術(shù)手段在當前的企業(yè)中并不常見。究其原因是企業(yè)檔案的保密工作意識不強，由此阻礙了檔案管理水平的提升。我們應(yīng)該將先進的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，使檔案管理與技術(shù)手段完美的結(jié)合，促進保密工作的發(fā)展。另外，檔案的管理工作也應(yīng)該得到重視，只有工作人員具備認真的工作態(tài)度，才能運用多元化的技術(shù)手段促進檔案管理的保密工作得到進一步發(fā)展，保證檔案管理的安全性。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待進一步提高

首先，有的單位檔案管理意識薄弱，只注重專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對檔案管理工作沒能給予足夠的支持。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足。以上所述嚴重制約著檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關(guān)規(guī)定，制定完善的檔案保密規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作在落實過程中缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)依據(jù)。而且部分檔案管理部門雖然針對檔案保密管理工作有明確的規(guī)章制度要求，但是缺乏相應(yīng)的落實執(zhí)行措施，導(dǎo)致各項制度形同虛設(shè)，難以形成強有力的檔案保密管理體系。

三、檔案保密管理的改進方法

（一）使用各種新型檔案保密管理技術(shù)手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲盤進行保存，另一種則是直接存儲與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)器上。對于通過存儲盤等存儲介質(zhì)保存的電子檔案資料，重點應(yīng)該做好存儲介質(zhì)的安全保管，定期進行消磁以及修復(fù)，避免檔案數(shù)據(jù)資料的丟失。對于存儲于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料，則首先應(yīng)該強化與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫相關(guān)的計算機信息系統(tǒng)的管理，通過設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離或者是登錄訪問權(quán)限，并設(shè)置完善的防火墻，保證檔案資料不會受到非法的竊取。此外，如果保存檔案資料的計算機出現(xiàn)損壞需要修復(fù)時，應(yīng)該嚴格按照相關(guān)的保密管理規(guī)章規(guī)定，上報檔案管理保密委員會，由指定的電腦維修部門對電腦進行修復(fù)處理，避免涉密計算機中檔案資料的流出泄露。

（二）要進一步提高檔案管理人員的各項素質(zhì)

檔案專業(yè)工作人員必須熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心和責任感，并具備一定的文書學(xué)、檔案史、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)等專業(yè)基本知識，最重要的是檔案管理人員必須熟悉自己所管理的檔案的內(nèi)容及密級。這就要求我們具備較強的信息素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力及記憶能力。所以這就要求我們檔案管理人員，必須注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式來提升自己，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)并按其基本要求努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率、提高檔案質(zhì)量。通過外出交流的方式，與其他單位進行學(xué)習(xí)、討論、交流，將好的檔案管理方法進行應(yīng)用，促使檔案管理工作更科學(xué)、更實用。

（三）建立健全的檔案保密管理制度

完善檔案保密體系應(yīng)該從實際情況出發(fā)，根據(jù)不同的使用群體進行分類整理，將保密程度按照借閱量的多少進行由高到低的排列，這樣就能夠有效的掌握檔案的借閱與利用。另外，還應(yīng)該在此基礎(chǔ)上建立起相應(yīng)的監(jiān)管體系，一方面，加強檔案的審批，進行層層把關(guān)，這樣做能夠保證檔案借閱的安全性，使其能夠及時歸還，另一方面，建立起該制度，能夠避免發(fā)生信息外泄的狀況。

四、如何做好檔案的利用工作

（一）完善監(jiān)督措施

在檔案利用過程中，難保不會發(fā)生什么不好的事情。檔案管理人員要根據(jù)不同的利用目的和不同的利用人員，做好監(jiān)督工作。工作人員要仔細檢查翻閱被利用過的檔案或案卷，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時查處，并在檔案利用登記簿上備注說明，如果發(fā)現(xiàn)損毀檔案較嚴重的現(xiàn)象，要及時報告給上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施，挽回損失。

（二）正確處理好檔案保密與管理利用的關(guān)系

在日常生活中，檔案管理人員要盡心盡職地工作，重視檔案保密。因為保守機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，同時也是檔案管理工作人員的神圣職責。機密檔案必須保密，但是檔案保密的目的之一也是為了利用，如果為了保密而將檔案束之高閣，就不能發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，所以，檔案要在不泄密的前提下，在有限范圍內(nèi)加以利用。

五、結(jié)束語

總之，在檔案管理工作中，檔案保密和檔案維護安全始終是放在首位的，在能夠保障檔案保密以及維護安全的基礎(chǔ)下，進行科學(xué)管理，能夠極大的提高檔案的使用價值，進而能夠有效的避免由于檔案的泄露造成重大損失這一情況。

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