交通工程檔案管理中存在的問(wèn)題與解決辦法

■陳錦清

（福建省交通建設(shè)工程試驗(yàn)檢測(cè)有限公司，福州　350011）

交通工程檔案管理中存在的問(wèn)題與解決辦法

■陳錦清

（福建省交通建設(shè)工程試驗(yàn)檢測(cè)有限公司，福州350011）

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷推進(jìn)，交通工程項(xiàng)目逐漸增多，極大促進(jìn)了我國(guó)交通運(yùn)輸事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，而加強(qiáng)檔案管理則是確保交通工程得以順利實(shí)施的關(guān)鍵。本文將對(duì)交通工程檔案日常管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問(wèn)題提出解決對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門提供借鑒和參考。

交通工程檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

交通工程檔案是指從項(xiàng)目建設(shè)開始到結(jié)束，將整個(gè)過(guò)程形成的檔案文件進(jìn)行分類、整理、并歸檔，進(jìn)而為工程建設(shè)提供依據(jù)與參考。項(xiàng)目檔案則包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位形成的基礎(chǔ)性材料、設(shè)計(jì)資料、管理文件、施工文件以及竣工文件等，其主要目的是能夠?yàn)轫?xiàng)目提供有價(jià)值的參考、憑證或者依據(jù)。下面將對(duì)交通工程檔案日常管理存在的問(wèn)題進(jìn)行具體分析。

1　交通工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（1）檔案資料真實(shí)性缺失

在交通工程建設(shè)過(guò)程中，很多參與建設(shè)的施工單位對(duì)實(shí)體建設(shè)較為注重，卻對(duì)工程檔案資料形成與編制缺少關(guān)注度，錯(cuò)誤的認(rèn)為工程檔案資料只要形式上過(guò)得去就行，只為了應(yīng)付工程檢查，臨時(shí)編制的記錄或者資料。施工單位內(nèi)部有一群專門的檔案編制人員，這些人員對(duì)工程施工流程與現(xiàn)場(chǎng)缺少了解，編寫出來(lái)的檔案資料缺少根據(jù)，常與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。比如，在測(cè)量數(shù)據(jù)資料收集時(shí)不能確保收集到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)、編寫過(guò)于流程化，開工報(bào)告附件，土方填筑資料常出現(xiàn)錯(cuò)填或者漏填等問(wèn)題［1］。

（2）工程檔案與工程建設(shè)不同步

在完成分項(xiàng)工程以后，現(xiàn)場(chǎng)簽證和原始記錄不能與工程同步進(jìn)行。在進(jìn)行歸檔過(guò)程中，主要考慮檔案形成過(guò)程，側(cè)重于歸檔工作的開展。例如，在對(duì)灌注樁施工進(jìn)行記錄時(shí)，在樁基階段不能及時(shí)將原始記錄填到表中，而是將其記在個(gè)人記事本上，然后再進(jìn)行表格的統(tǒng)一整理；沒有及時(shí)對(duì)測(cè)量放樣、試驗(yàn)檢測(cè)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫，而是事后補(bǔ)充，很可能造成歸檔效率的降低。

（3）工程技術(shù)檔案歸檔與檔案管理規(guī)定不一致

在檔案立卷歸檔時(shí)，鑒于工程技術(shù)檔案與檔案管理相關(guān)規(guī)定不一致，不同的人對(duì)檔案的理解不同，也可能出于習(xí)慣，在分類檔案、歸檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)較大差異。比如，在對(duì)一座橋梁進(jìn)行立卷過(guò)程中，有的工作人員會(huì)采用縱向歸檔，每個(gè)橋墩作為一個(gè)歸檔單位，其中的立柱+蓋梁+承臺(tái)+基礎(chǔ)等資料，作為每個(gè)分項(xiàng)，而采用橫向歸檔法則是以所有橋墩中的立柱為一個(gè)單位，蓋梁又為另一個(gè)單位，以此類推［2］。

2　出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因

（1）檔案管理意識(shí)薄弱

在交通工程項(xiàng)目剛開始時(shí)，項(xiàng)目管理部就制定了相關(guān)法律法規(guī)，比如，《竣工檔案編制實(shí)施細(xì)則》或者《項(xiàng)目檔案管理辦法》等。但依然有技術(shù)人員或檔案管理人員缺乏基本的技術(shù)素養(yǎng)，未能進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)交通法規(guī)缺少足夠的認(rèn)識(shí)，不能對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)性、完整性的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，與檔案資料編制目標(biāo)存在較大差距。

（2）沒有嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)程序

項(xiàng)目剛開始建設(shè)時(shí)，要先制定管理法規(guī)，依據(jù)專業(yè)法律法規(guī)制定獎(jiǎng)懲措施，這樣才能使檔案管理更為規(guī)范，真正將檔案管理落實(shí)到位。但是，很多時(shí)候?yàn)榱粟s進(jìn)度忽視檔案管理，無(wú)形中也增加了后期檔案管理難度。

（3）部門間的規(guī)定不統(tǒng)一

工程技術(shù)部門有一套對(duì)技術(shù)檔案的管理辦法，而檔案管理部門又有一套管理辦法，二者不盡一致，各有說(shuō)法，也是造成檔案整理返工的另一個(gè)原因。

3　解決對(duì)策

為了使檔案管理能夠全面、系統(tǒng)、及時(shí)的進(jìn)行，編寫出符合實(shí)際的文件資料，使管理水平提高可以采取本項(xiàng)目建設(shè)統(tǒng)一的方式，將合同管理納入其中，按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理原則，是誰(shuí)的責(zé)任就由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，杜絕出現(xiàn)責(zé)任相互推諉的情況。各單位資料質(zhì)量負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案人員的工作進(jìn)行檢查督促，負(fù)責(zé)對(duì)檔案編制的指導(dǎo)與動(dòng)態(tài)監(jiān)督［3］。

（1）建立檔案管理責(zé)任制

交通工程建設(shè)初期要構(gòu)建出由業(yè)主、監(jiān)理單位以及施工單位共同負(fù)責(zé)的檔案管理責(zé)任制，并要委托咨詢部門成立起文檔編制項(xiàng)目部，其作用是對(duì)檔案編制進(jìn)行指導(dǎo)。還要有專門的檔案室，設(shè)置人員負(fù)責(zé)日常管理工作，確立下來(lái)的制度要嚴(yán)格落實(shí)，參與建設(shè)的部門也要參與檔案編制與管理。檔案員要提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案管理能力，養(yǎng)成基本的檔案管理素養(yǎng)，構(gòu)建臨時(shí)文件管理制度，做好文件收集、編制、整理、立卷歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。例如以我省莆永高速公路為例，檔案管理組織結(jié)構(gòu)流程可參考下圖1：

圖1　直接參謀型網(wǎng)絡(luò)圖管理組織結(jié)構(gòu)

（2）及時(shí)建檔立卷，使項(xiàng)目檔案與施工同步

檔案編制部門要按照審批的程序進(jìn)行分項(xiàng)列表、整理，將各卷的樁號(hào)標(biāo)注上，將預(yù)立案卷的目錄形成，檔案管理員要對(duì)項(xiàng)目改進(jìn)有所了解，每完成一個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)以后，就要及時(shí)做好數(shù)據(jù)、資料的收集和這些資料的分類與歸檔。立卷歸檔，始終堅(jiān)持“隨時(shí)收集隨時(shí)歸檔”的原則，這樣才能確保檔案的真實(shí)性與完整性，在工作交接上也就更加順暢［4］。建設(shè)單位、監(jiān)理單位在工程交工驗(yàn)收前，要對(duì)檔案資料進(jìn)行會(huì)審，在審核了全部檔案材料以后才能正式簽發(fā)交工證書。

（3）加強(qiáng)檔案編制的檢查管理力度

在項(xiàng)目開展的不同階段可實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，定期或不定期對(duì)全部的原始資料進(jìn)行檢查，對(duì)檔案資料的整理情況、電子文件的編制情況進(jìn)行整理，編制竣工文件。收集的文件要原始，資料要具備真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

可以將項(xiàng)目檔案管理納入到項(xiàng)目管理?xiàng)l例中，因?yàn)闄n案編制的數(shù)量與移交數(shù)量要保持一致，將更加有利于工程質(zhì)量的維護(hù)，減少出現(xiàn)檔案移交過(guò)程中出現(xiàn)的拖延情況。完成了工程交接以后就能夠與參與建設(shè)的單位一起進(jìn)行檔案匯編工作，使檔案得以進(jìn)一步完善。

（4）做好檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)與使用

隨著信息化的發(fā)展與進(jìn)步，應(yīng)用在交通工程中的信息技術(shù)也在逐漸增多，使工程檔案管理的效率有了極大提高，從而節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。國(guó)內(nèi)某工程建設(shè)單位就使用了某公司研發(fā)的HDS公路工程竣工文檔管理系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)下對(duì)檔案進(jìn)行集中管理與分類處理，按照交通部下發(fā)的《交通工程竣工文件歸檔管理辦法》中的相關(guān)內(nèi)容，開設(shè)了7個(gè)模塊進(jìn)行檔案的動(dòng)態(tài)收集，同時(shí)，系統(tǒng)能夠按照質(zhì)量要求，對(duì)電子檔案記錄進(jìn)行篩查，并對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行審核，真正實(shí)現(xiàn)了紙張檔案資料與電子文件的同步管理。由此，在未來(lái)的交通工程檔案日常管理中可以多應(yīng)用信息技術(shù)，開展信息化管理［5］。

（5）重視人員培訓(xùn)，增強(qiáng)日常工作上的交流

在竣工文件收集與管理上離不開專業(yè)人員的支持，缺少相關(guān)人員對(duì)工作的支持將使檔案管理工作陷入癱瘓，由此，不僅要保證檔案管理員的數(shù)量，更要不斷提升這些管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，可以選派專業(yè)人員到優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)、觀摩，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要鼓勵(lì)其進(jìn)行創(chuàng)新與技術(shù)研究，不斷轉(zhuǎn)變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式，體現(xiàn)自身價(jià)值。

4　結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化生產(chǎn)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)交通工程檔案編制管理工作也提出了更高的要求，為了使檔案信息更加廣泛、準(zhǔn)確，滿足工程需要，就要依靠現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行編制與管理。工程檔案管理是工程建設(shè)中必不可少的工作，也是一項(xiàng)長(zhǎng)久工作，工程檔案管理人員必須承擔(dān)起檔案管理的責(zé)任，將檔案管理與實(shí)際工作聯(lián)系起來(lái)，不斷提高工程檔案質(zhì)量，使檔案價(jià)值得以落實(shí)和提高，為交通工程建設(shè)提供依據(jù)和服務(wù)。

［1］劉宇.淺析建筑工程檔案管理工作的重要性和日常管理［J］.中國(guó)科技財(cái)富，2010（24）：191.

［2］王麗濤，薄雪萍.精心謀劃認(rèn)真實(shí)施做好檔案升級(jí)工作——崗南水庫(kù)檔案升級(jí)工作點(diǎn)滴談［J］.河北水利，2011（6）：44.

［3］趙曉輝.建筑工程中加強(qiáng)工程檔案管理以及對(duì)其監(jiān)控措施的探討［J］.建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2015（6）：1116-1116.

［4］王靜.論述工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的作用［J］.科技致富向?qū)В?014（17）：136-136.

［5］賀遠(yuǎn)程.工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量作用的研究［J］.中外建筑，2010（11）：125-126.

［6］王曉輝，祝玫年.水電廠企業(yè)檔案分類表在拉西瓦水電站工程檔案管理中的應(yīng)用［J］.水力發(fā)電，2011（11）：8-9.