醫(yī)院檔案的信息化管理策略探討

摘 要：檔案管理是醫(yī)院行政管理工作的重要組成部分，本文從筆者自身的工作經(jīng)歷出發(fā)，通過分析對比原有的傳統(tǒng)的檔案管理模式和現(xiàn)代化信息管理的模式的區(qū)別，闡明信息化管理的便捷性與實用性，為醫(yī)院更好地做好檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理；問題；信息化

對于統(tǒng)籌醫(yī)院內(nèi)部所有檔案管理工作的檔案室而言，他們每日管理的檔案，不僅包含患者的檔案，同時也包含整個醫(yī)院的行政文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、實物及聲像檔案、科研檔案、采購檔案等，數(shù)據(jù)信息量龐雜，每日工作內(nèi)容繁重。這些檔案記錄著整個醫(yī)院的病患信息、醫(yī)院建設的工程過程與文件信息、醫(yī)院采購體系的流程與種種文件、各科室的病歷及文件等，這些信息匯總起來構成了醫(yī)院特有的文化數(shù)據(jù)庫，記載著醫(yī)院的歷史發(fā)展過程，并從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期，不同背景條件下的重大事件，重要人物和重要工作等，是歷史的見證，也是醫(yī)院不可或缺的信息資源，承載著醫(yī)院的歷史與現(xiàn)況信息，是整個醫(yī)院文化體系的支撐。如何化繁為簡，在保證檔案完善性的前提下，完成檔案的系統(tǒng)化整理，使檔案信息得以科學有序地保存，以備醫(yī)院工作人員隨時提取并有效使用，是是醫(yī)院行政管理必須面對的重要課題。計算機科技的發(fā)展為傳統(tǒng)的繁冗的檔案管理工作帶來了福音，找出現(xiàn)有檔案管理工作中的不足，利用信息化管的方式，客觀而科學地制定對策，就可以簡化不必要的工作程序，大幅地提升檔案管理工作的效率，同時實現(xiàn)信息的安全共享，為醫(yī)院的信息化建設貢獻力量。

1 現(xiàn)階段檔案的信息化管理存在的問題

1.1 檔案管理信息化發(fā)展進程不一，不同區(qū)域存在不平衡

首先，不同地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展狀況不同，對應區(qū)域的醫(yī)院的檔案信息化管理狀況就存在明顯差異。經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的醫(yī)院基礎設施和網(wǎng)絡設施相對完善，已建立了相對完整的信息化檔案管理體系。但是對一些相對落后的地區(qū)而言，檔案管理還是只有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，醫(yī)院的資金不足，缺乏基本的電腦等現(xiàn)代化設施，受經(jīng)濟狀況制約，醫(yī)院檔案的信息化管理尚處于初級起步階段，無法進行科學有效的信息化管理。

1.2 檔案安全性缺少保障，保密性有待加強

作為信息存儲和發(fā)布的第一把關者的管理檔案人員，是否具有保密意識和責任感，直接影響檔案的審查和管理工作的嚴謹性。

在當今大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡環(huán)境潛在著很多病毒威脅。檔案管理人員應具備基本的網(wǎng)絡安全常識，應及時對所管理的檔案信息進行書面?zhèn)浞莺碗娮觽浞?，嚴格按照檔案管理的安全規(guī)范進行工作，避免出現(xiàn)信息漏洞；同時檔案管理人員要學習掌握應對突發(fā)網(wǎng)絡安全事故的技能，以保障檔案信息的安全性，做好信息保密工作。

1.3 檔案管理缺乏制度與明確規(guī)范，紙質(zhì)檔案歸檔率低

醫(yī)院應制定符合醫(yī)院實際情況的可行性的檔案管理制度與規(guī)范，以便檔案管理人員工作時有據(jù)可依，有規(guī)則可行。但是目前普遍狀況是，檔案管理工作缺少體系性的文件和規(guī)章制度。這就導致檔案管理工作人員工作時缺少依據(jù)，無法對檔案做科學的分類并區(qū)分是否有建檔必要。再加上醫(yī)院并未有意識地對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，這就使得這部分人員在繁忙的工作中無暇提升自身的檔案管理素質(zhì)，缺乏檔案管理知識且不能與時俱進，僅憑經(jīng)驗和自身摸索進行檔案管理，所起的作用也不過是檔案保管員，其工作質(zhì)量難以提升，且易出現(xiàn)遺漏歸檔或者棄檔不歸的情況。

1.4 紙質(zhì)檔案保管無規(guī)范，缺乏安全性

紙質(zhì)檔案是信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源，是原始的檔案文件，必須妥善加以保管，作為檔案管理的基礎。目前醫(yī)院紙質(zhì)檔案的管理，存在下述問題：①檔案的紙質(zhì)不符合要求，耐腐蝕及耐磨性能差，或者有些文書檔案采用傳真的方式進行傳遞，極易造成圖文的逐漸消失；②保存方式原始，直接捆成一堆，甚至多年度檔案混雜，丟入紙箱或者柜子，不做任何保護措施，任憑鼠咬蟲蝕、變質(zhì)霉爛；③沒有對檔案進行后期持續(xù)的維護保養(yǎng)。這些不當?shù)墓芾硇袨?，會造成檔案的損壞或者缺失，檔案的完整性被破壞，致使檔案信息資源不客觀。

1.5 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員，不僅要熟知傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)知識和管理技巧，也要精通計算機技術和自動化管理技術，具備書面檔案和信息化檔案的雙重管理能力。目前此部分管理，普遍缺乏新形勢下專業(yè)的檔案管理人才。因此，新技術無法很迅速地在此領域普及，且很難應對網(wǎng)絡病毒的襲擊。

2 檔案信息化管理之策略探討

2.1 建立完善的檔案信息化管理制度，制定檔案管理的標準和規(guī)范

首先，應提高醫(yī)務人員對檔案管理重要性的認識，及時解決婦幼檔案管理過程中遇到的各類問題；其次，明確檔案建檔規(guī)范與建檔范圍，明確建檔標準，建立專項管理制度，及時準確地建檔歸檔，建立定期檢查的工作制度，以確保檔案的無遺漏歸檔，保障電字數(shù)據(jù)和紙質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和統(tǒng)一性；再次，完善檔案的收集、歸檔、立卷、借閱等環(huán)節(jié)的流程管理，明確各環(huán)節(jié)的責任人，建立醫(yī)院內(nèi)部的良性循環(huán)。

檔案的信息化管理，既要做好全局統(tǒng)籌，又要有序地分階段進行。管理好檔案信息的電子文檔，保障信息文件的安全性，按照標準進行資源共享，以便更高效地發(fā)揮檔案管理的作用。

2.2 加強對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓

首先，定期專項培訓，提高工作人員的思想認識；其次，加強檔案室與醫(yī)院其他科室的聯(lián)系，借鑒醫(yī)務人員在實踐中的經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)原有的檔案管理工作的不足，根據(jù)實踐來調(diào)整檔案管理的工作方法，持續(xù)改善檔案管理的工作；再次，提升檔案管理工作人員的計算機水平和自動化辦公能力。經(jīng)過專業(yè)的培訓，讓工作人員革新理念，掌握信息化管理檔案的能力，保證檔案管理信息化的建設順利推進。通過專業(yè)的信息化管理，提高檔案信息的利用率和有效性，適應新時代的管理需求[1]。

2.3 增加必要的設施設備的投入，配置網(wǎng)路設施

首先應準備專門的檔案管理庫房，庫房基本構建要安全牢固，要有健全的恒溫恒濕設施，為檔案安全提供基礎的環(huán)境保障。要配備專人管理庫房，及時清潔庫房，并注意防火防盜及防蟲防鼠等，做好各種預防措施，并定期檢查與修繕問題部分[2]。

增加必要的辦公設備，例如每個科室都要配備計算機并聯(lián)網(wǎng)，這樣需要檔案資料支持時，只需通過計算機進入檔案信息系統(tǒng)，輸入關鍵詞即可檢索出所需文件并用自己的賬號下載使用；為檔案室配備掃描復印設備，大大減少檔案資料輸入的工作量，且有利于資料的有序歸檔；為紙檔存儲準備獨立的檔案柜，這樣可以通過編制的文件索引編號，迅速找到所需文檔等。

其次，應配備計算機等信息化管理設備，同時采用新型的針對檔案管理開發(fā)的軟件管理系統(tǒng)，安排網(wǎng)絡能手來進行專項檔案信息管理，將紙檔信息及時準確地輸入計算機系統(tǒng)，并進行備份與安全存儲，有分寸地進行資源共享[3]。同時通過定期復檢，來確保檔案信息的無遺漏和完整性。

2.4 做好檔案的保密工作

各單位要根據(jù)自身狀況，制定對應的合理的規(guī)章制度，設立檔案信息的安全管控體系，明確檔案的開放范圍和保密程度，確保檔案管理工作的規(guī)范性和保密性?？啥ㄆ谡埦W(wǎng)絡專家為檔案管理系統(tǒng)更新軟件配置，并加強防毒軟件的病毒防御功能，為檔案信息設立堅實的防護墻，以便更好地做好信息保密工作。

參考文獻

[1].李健.淺析婦幼保健健康檢查檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2014，（5）.

[2].李紅宇.婦幼保健檔案的管理事宜[J].蘭臺內(nèi)外，2012，（4）.

[3].朱莉.試析檔案管理在等級婦幼保健院評審中的作用[J].中國管理信息化，2014，（6）.

作者簡介

鄧巧玲（1980-），女，廣東，東莞市婦幼保健院，研究方向：醫(yī)院檔案。