新時(shí)期基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對策分析

賈海娜

摘 要：檢察機(jī)關(guān)的檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，在檢察工作中起著不可或缺的作用。加強(qiáng)對其開發(fā)和利用是新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是檢察事業(yè)發(fā)展的需要。司法改革新形勢對檢察機(jī)關(guān)辦公室工作提出了新的更高的要求，檔案工作作為辦公室工作的一個(gè)重要組成部分，適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，緊緊圍繞服務(wù)檢察工作大局，積極開發(fā)和利用檔案資源，充分發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策、執(zhí)法辦案以及其他檢察工作的服務(wù)作用顯得尤為重要。結(jié)合我院檔案工作現(xiàn)狀，對基層檢察院檔案工作存在的問題、面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并提出意見建議，希望對加強(qiáng)和改進(jìn)基層檢察院檔案工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢

1 基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)

1、檢察檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。紙質(zhì)檔案在征集、保存和利用的過程中，由于內(nèi)因和外因綜合作用的影響，都會(huì)造成紙質(zhì)檔案不同程度的病害問題。且這些檔案材料大多數(shù)是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補(bǔ)救的損失。

2、檢察機(jī)關(guān)保管的訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng)，使用頻繁。檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部為了評查案件和上級抽查等原因需要經(jīng)常借閱有關(guān)訴訟檔案，公安、法院在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國家安全工作中，也需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。

3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn)，檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，逐步形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。

2 工作中存在的問題及困境

（一）人員較少、兼職現(xiàn)象嚴(yán)重。辦公室擔(dān)負(fù)著多項(xiàng)職能，但人員相對較少，我院辦公室現(xiàn)有在編人員5人（其中3人為政法編制，2人為事業(yè)編制），除2名機(jī)要保密人員外，其他人往往身兼多職。按有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員，由于一些原因，檔案管理人員長期由1人兼職擔(dān)任，精力和時(shí)間都無法得到保證，給檔案管理工作帶來不小的影響。除訴訟檔案外，文書檔案多數(shù)不能做到及時(shí)清理歸檔，且由于專業(yè)的局限性，往往出現(xiàn)檔案歸檔整理不夠規(guī)范，檔案管理的保密性和真實(shí)性缺失的現(xiàn)象。

（二）變動(dòng)頻繁、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少，專業(yè)技術(shù)人員比例不高，整體素質(zhì)低，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用。且在職的兼職檔案管理人員大多工作繁忙，無法投入更多精力在檔案上，從而造成檔案工作效率低下。在信息化迅速發(fā)展和加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的大背景下，缺少專職檔案員和檔案員流動(dòng)頻繁的現(xiàn)象，往往造成檔案員剛剛進(jìn)入狀態(tài)又換新人的局面，致使檔案員整體素質(zhì)提升緩慢，阻礙了檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)和深度應(yīng)用，大大削弱了檔案資源的開發(fā)利用，直接給檔案管理工作帶來不小的影響。

（三）檔案收集、歸檔不及時(shí)、材料不全。在檢察檔案工作中，為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，保證文件的完整與安全，案件承辦科室應(yīng)于次年6月份對上年度已辦結(jié)案件的文件材料及時(shí)加以整理并移交檔案室。然而在實(shí)際工作中，各科室難以按時(shí)整理、移交檔案，全靠檔案員到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的訴訟檔案中，不僅會(huì)有上一年度的卷宗，有時(shí)還會(huì)夾雜前兩年的卷宗，嚴(yán)重影響了檔案工作進(jìn)度。材料齊全是保證案卷質(zhì)量和為以后更好利用的關(guān)鍵，但實(shí)際中案卷不按要求整理、材料不齊全、檔案移交手續(xù)不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在，甚至有些承辦人將不該歸檔的材料也歸入卷宗。這不僅不能提高檔案的利用效率，反而會(huì)增加庫藏負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重制約著檢察檔案發(fā)揮實(shí)際效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。

（四）檔案資源在檢察工作中的宣傳利用力度有待加強(qiáng)。開發(fā)利用檔案資源，服務(wù)辦案、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)社會(huì)，是檔案工作的宗旨?；鶎訖z察機(jī)關(guān)每年都有大量的批捕、起訴案件，通過對這些案卷材料進(jìn)行整體分析研究，可以清晰地發(fā)現(xiàn)各種犯罪形成的原因以及犯罪的規(guī)律特點(diǎn)，利用檢察檔案資料來編寫案例，可為立法提供實(shí)踐依據(jù)、為普法教育提供素材。但是，一直以來，檢察機(jī)關(guān)檔案管理的重點(diǎn)都放在對檢察檔案的收集和整理上，而缺乏對檢察檔案信息資源的開發(fā)與利用。加之基層檢察院由于條件的限制，很多先進(jìn)的技術(shù)都沒有被普遍采用，數(shù)字化和信息化程度不高，造成檔案信息不能得到最大化的開發(fā)和利用，浪費(fèi)了很多檢察信息資源。因此，如何創(chuàng)新服務(wù)方式，豐富服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作的重要指導(dǎo)和參考作用，推進(jìn)檢察工作健康良性發(fā)展就成為了一個(gè)必須面對和解決的問題。

3 加強(qiáng)和改進(jìn)的意見建議

隨著檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息化建設(shè)和改革任務(wù)不斷深入推進(jìn)，辦公室工作也逐漸從傳統(tǒng)單一的模式向多元化、信息化、現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，所擔(dān)負(fù)的職責(zé)更多、任務(wù)更新、要求更高。檔案工作作為辦公室工作的重要組成部分，具有涉密性、服務(wù)性，對辦好案件意義重大，是全院檢察工作不可或缺的一環(huán)。檢察機(jī)關(guān)要根據(jù)“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、確保安全、合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化工作。

1.要繼續(xù)加大對檔案工作的支持保障力度。檢察機(jī)關(guān)要堅(jiān)持依法治檔，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)解決檔案工作實(shí)踐中的具體困難和問題，為檔案工作提供有力的保障。完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，加大硬件建設(shè)，按照“四分開”要求，加大檔案資金投資力度，合理規(guī)劃，科學(xué)配置，努力創(chuàng)造條件，打造庫房面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷的管理環(huán)境。

2.要繼續(xù)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)的力度。要充分認(rèn)識新形勢下檔案工作的重要作用，從政治上、工作上、生活上關(guān)心辦公室檔案人員。要及時(shí)配齊配強(qiáng)檔案人員，使用在編人員從事檔案管理工作，并不斷提高專職人員配備率，盡量配備檔案專業(yè)畢業(yè)生。檔案員交替要做好交接工作，變動(dòng)要有一個(gè)傳、幫、帶的過程，不能簡單的履行一個(gè)交接手續(xù)完事。新任檔案員必須參加地方檔案局的崗前培訓(xùn)，逐步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍專業(yè)化、職業(yè)化管理，努力創(chuàng)造事業(yè)留人的良好工作環(huán)境。

3.要繼續(xù)加大檔案規(guī)范化建設(shè)力度。牢固樹立檔案安全無小事意識，安全管理措施要覆蓋檔案工作全過程。不斷加強(qiáng)室藏檔案資源體系建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)歸檔制度，確保各類型各種載體檔案完整、齊全、及時(shí)歸檔。認(rèn)真貫徹落實(shí)高檢院制定的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及相關(guān)文件，進(jìn)一步完善本單位檔案管理制度，利用制度規(guī)范管理好檔案。加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，把檔案潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)有用的價(jià)值，成為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作查考的重要手段。要把檔案打造成宣傳檢察工作的窗口，研究檢察工作的智庫。堅(jiān)持做好檔案編研工作，做好日常借閱利用，充分應(yīng)用信息化手段，提升檔案服務(wù)水平，推進(jìn)利用服務(wù)上新臺(tái)階。

4.要明確責(zé)任，狠抓立卷歸檔工作，確保立卷歸檔質(zhì)量。

對訴訟案卷歸檔和管理工作實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制，以督促科室干警做好歸檔工作，確保歸檔檔案文件質(zhì)量。訴訟檔案材料的收集及整理、組卷要嚴(yán)格按照《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》執(zhí)行，填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，除卷內(nèi)目錄所列項(xiàng)目應(yīng)逐一填寫外，案卷內(nèi)的法律文書、相關(guān)證據(jù)材料均應(yīng)逐一填寫清楚。訴訟案卷歸檔時(shí)，各科室內(nèi)勤對案卷材料應(yīng)逐一檢查，不符合質(zhì)量要求的應(yīng)重新整理，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)齊，并與收案登記對照，檢查是否收齊，最后統(tǒng)一保管，每年及時(shí)向檔案室移交檔案和清冊，以保證檔案室收集的各類檔案準(zhǔn)確、有序、按時(shí)完成錄入、入庫等工作；檔案員要對各科室移交歸檔的各類檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一編制目錄，上架排序并及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)上報(bào)。

5.要繼續(xù)加大檔案信息化建設(shè)力度。檔案信息化是更好地加強(qiáng)管理，提高檔案服務(wù)水平的手段，是檔案工作今后發(fā)展的重點(diǎn)之一。要積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求，積極穩(wěn)妥推進(jìn)，盡快實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”。要嚴(yán)格按照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等檔案數(shù)字化工作的相關(guān)規(guī)定，做好數(shù)字化工作方案，確保數(shù)字化工作中保密措施到位，爭取在較短時(shí)間內(nèi)完成室藏檔案數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件在線和紙質(zhì)“雙套制”歸檔。