民辦高校檔案管理芻議

吳一非

摘 要：檔案工作是民辦高校重要的基礎(chǔ)性工作。本文闡述了民辦高校檔案管理的作用和意義：促進(jìn)學(xué)校的內(nèi)涵發(fā)展、傳承學(xué)校精神、為學(xué)校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據(jù)。分析了民辦高校檔案工作存在的問題，并針對這些問題，提出了加強(qiáng)民辦高校檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案管理；措施

由于國家政策的大力支持和高等教育改革的不斷深入，民辦高等教育得到了空前的發(fā)展，已經(jīng)成為我國高等教育的一個(gè)重要的組成部分。然而，民辦高等教育和公辦高等教育相比，發(fā)展的時(shí)間還短，還存在著許多亟待解決的問題，檔案管理就是其中非常突出的一項(xiàng)。

1 民辦高校檔案管理的作用和意義

1.1 促進(jìn)學(xué)校的內(nèi)涵發(fā)展

民辦高校檔案是民辦高校發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，它記錄了學(xué)校發(fā)展的基本理念，學(xué)校管理的基本經(jīng)驗(yàn)，教師隊(duì)伍的發(fā)展?fàn)顩r，學(xué)生學(xué)習(xí)就業(yè)的基本情況，學(xué)校在教育教學(xué)方面形成的特色，學(xué)校教學(xué)設(shè)施設(shè)備發(fā)展?fàn)顩r，這些都為學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展提供了很好的借鑒和經(jīng)驗(yàn)。任何一個(gè)學(xué)校的發(fā)展都必須植根于“自身”，都必須根據(jù)“自身”的情況，來確定今后的發(fā)展理念，確定學(xué)校的發(fā)展方向，思考如何定位，是辦應(yīng)用型大學(xué)，還是辦教學(xué)型大學(xué)，還是辦教學(xué)研究型大學(xué)，如何進(jìn)行專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)，如何以人為本，加強(qiáng)管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，提高科研水平，很好地為社會服務(wù)。

1.2 傳承學(xué)校精神

民辦高校的檔案記錄了創(chuàng)業(yè)者奮斗的足跡，記錄了創(chuàng)業(yè)者為了振興教育而付出的艱辛努力，這里邊蘊(yùn)含了可貴的思想品德和精神內(nèi)核。學(xué)校有關(guān)部門可以利用檔案編寫校史、舉辦展覽、舉辦專題報(bào)告會，詳細(xì)介紹學(xué)校艱苦奮斗，由小變大，由弱變強(qiáng)的發(fā)展歷程。這對學(xué)校的精神傳承極為重要。一個(gè)學(xué)校要想可持續(xù)發(fā)展，它的“學(xué)校精神”必須不斷升華，“學(xué)校精神”對教師會產(chǎn)生重大影響，會激勵(lì)教師不斷提高自身的思想道德水平，提高自己教書育人的能力，為人才培養(yǎng)做出自己的貢獻(xiàn)。

1.3 為學(xué)校處理各種問題和上級評審提供憑證和依據(jù)

學(xué)校的檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動的原始記錄，內(nèi)容廣泛，涉及到學(xué)校所有的人財(cái)物。比如涉及到人的有教職工檔案，教職工檔案里有個(gè)人履歷材料、自傳材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、工資待遇材料、科研成果材料和獲獎(jiǎng)材料等，這些可以為教職工的提拔、職稱的評審和工資的晉升提供可靠的憑證和依據(jù)。再如涉及到人的還有學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，主要內(nèi)容有：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、在校學(xué)生名冊、學(xué)生成績冊、學(xué)生社會實(shí)踐登記表和學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等，這些都為學(xué)生鑒定，用人單位需求提供可靠的憑證和依據(jù)。

2 民辦高校檔案管理存在的問題

從整體情況看，上5星級的民辦高校檔案工作做得比較好，有的比公辦高校還規(guī)范，比如黃河科技學(xué)院，1999年11月，就達(dá)到了國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一級。但是，很多民辦高校在檔案管理方面存在較多問題，歸納起來，有以下幾項(xiàng)：

2.1 檔案管理意識淡薄，重視程度低

相當(dāng)一批民辦高校檔案意識淡薄，對檔案工作重視程度低。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案工作的重要作用和意義，沒有把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，列入重要工作議事日程，分工不明，職責(zé)不清，使檔案工作處于可有可無的狀態(tài)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于學(xué)校的專業(yè)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校的教職工也沒有意識到檔案的重要性，常常把應(yīng)該及時(shí)歸檔的材料滯留身邊，甚至遺失。

2.2 檔案管理制度不健全

很多民辦高校檔案管理制度不健全，檔案的收集、整理、立卷、保管、利用沒有一個(gè)完善的工作制度。要么制度大而空，不具體，不具操作性；要么制度不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)，實(shí)行起來，造成很多工作漏洞；要么制度是從公辦高校簡單移植過來的，不符合學(xué)校的實(shí)際情況，無法實(shí)行。制度是有序工作的基本保障，沒有完善的工作制度，工作無法可依，無章可循，工作必然失序，各個(gè)環(huán)節(jié)必然出現(xiàn)問題。如檔案收集不齊，殘缺不全；檔案分類混亂，不具客觀性，不具邏輯性，不具實(shí)用性；檔案保管不得法，使檔案不斷受到磨損，安全難以得到保障；檔案得不到有效的開發(fā)，得不到很好的利用，許多檔案長期休眠。

2.3 檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，整體素質(zhì)偏低

民辦高校在用人機(jī)制上大多采用聘用制，人員聘期短，流動快，頻繁更替，造成檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)生疏。民辦高校檔案管理專職人員嚴(yán)重缺乏，有的只有一個(gè)專職管理人員，有的連一個(gè)專職管理人員也沒有，全由兼職人員兼管。兼職人員又有其它工作，沒有更多的精力投入到檔案管理工作中。檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識、專業(yè)技能，許多人不能勝任檔案工作。

2.4 檔案基礎(chǔ)設(shè)施滿足不了檔案工作需要

學(xué)校沒有符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）要求的檔案館或綜合檔案室。一是檔案存放庫房面積小，涉密檔案沒有專門庫房；二是檔案存放設(shè)備陳舊老化；三是檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備缺乏；四是防火、防盜、防漬、防有害生物設(shè)施不到位。造成這些問題的原因是學(xué)校沒有把檔案工作所需要的經(jīng)費(fèi)像專業(yè)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)那樣納入學(xué)校預(yù)算。經(jīng)費(fèi)不能得到保障，檔案工作所需要的庫房、設(shè)施設(shè)備便不能滿足工作需要，檔案工作便滯后于學(xué)校其他工作。

3 加強(qiáng)民辦高校檔案管理的措施

3.1 提高對檔案工作重要作用和意義的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案管理意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，列入重要工作議事日程，明確職責(zé)，明確分工。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，各院系、各職能部門配合抓，工作人員各司其職，各負(fù)其責(zé)，上下左右形成合力，齊抓共管。學(xué)校教職工也要增強(qiáng)檔案意識，真正認(rèn)識到，加強(qiáng)檔案建設(shè)，既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展大局，也關(guān)乎自己的切身利益，自己的職稱評定，提拔晉級也和檔案有密切關(guān)系。工作中產(chǎn)生的一些需要?dú)w檔的材料要及時(shí)歸檔，確保檔案收集的完整性。

3.2 要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

制度是工作的保障，任何一項(xiàng)工作，沒有一套完善的工作制度，工作的效率和質(zhì)量就難以保障。檔案管理同樣如此。學(xué)校應(yīng)該針對檔案工作存在的問題，建立完善各項(xiàng)工作制度，如檔案收集制度、整理歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度，并建立相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。制度建設(shè)一是要注意嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性，沒有漏洞；二是要符合學(xué)校的實(shí)際，有針對性，避免對上級文件和先進(jìn)單位經(jīng)驗(yàn)簡單的移植和套搬套用。三是要具有可操作性，要具體，不空泛。光有完善的工作制度還不行，還要抓執(zhí)行、抓落實(shí)，在執(zhí)行落實(shí)中形成一種有效的工作機(jī)制，靠工作機(jī)制的運(yùn)行去推動工作。

3.3 建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

要配足配齊檔案專職工作人員，要充實(shí)檔案兼職工作人員，形成一支專兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。要采取切實(shí)措施，穩(wěn)定這支隊(duì)伍，要支持檔案工作人員的工作，對于他們?nèi)〉玫某煽?，要及時(shí)表彰鼓勵(lì)。要多傾聽他們的訴求，多關(guān)心他們的生活，使他們能夠安下心來，全身心投入工作。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要支持檔案工作人員的專業(yè)學(xué)習(xí)和進(jìn)修，要定期組織對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和專業(yè)技能，勝任檔案工作。

3.4 要切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足檔案工作的需要

學(xué)校要設(shè)立檔案管理工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并納入預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)投入到位。學(xué)校要按《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部2008年27號令）的要求建立檔案館或綜合檔案室，涉密檔案要有專門的庫房。要更新老舊設(shè)備，增添檔案管理現(xiàn)代化需要的設(shè)備。防火、防盜、防漬和防有害生物設(shè)施要到位。確保物質(zhì)條件能夠滿足檔案工作的需要。