論人事檔案在人力資源管理中的效用

黃清華

摘 要：近些年來(lái)，隨著外在競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷增大，單位也要加強(qiáng)對(duì)自身的管理，在加強(qiáng)管理過(guò)程中檔案管理被提升到另一個(gè)高度。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在單位管理中扮演著重要的角色。本文主要從人事檔案管理的功能、人力資源管理使用人事檔案的概率以及他們之間的關(guān)系等方面，闡述了人事檔案管理對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展以及人事管理過(guò)程中的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理

1 引言

21世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，檔案涵蓋了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息資料。因此，檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)的變化，緊跟時(shí)代的步法，進(jìn)一步解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，加快檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為國(guó)家、為人民服務(wù)。

2 人事檔案管理的概念

對(duì)一個(gè)職工在單位中的具體活動(dòng)行為和表現(xiàn)進(jìn)行記錄收集并且存檔后得到的紙質(zhì)資料或是電子資料的集合即為人事檔案，這其中包含了職工的很多信息，比如家庭背景、個(gè)人情況以及工作狀態(tài)等。人事檔案能夠反應(yīng)出職工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、才能、品德素質(zhì)水平以及在工作中的具體表現(xiàn)，是單位為一個(gè)人集中保留的可以供查閱的信息資料。在一定時(shí)間內(nèi)，對(duì)整個(gè)單位里個(gè)人信息資料進(jìn)行收集、整理、存檔、保管和應(yīng)用，就是人事檔案管理工作的職能。

3 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理可以作為人事管理過(guò)程中對(duì)職工整體素質(zhì)和技能評(píng)價(jià)的有效依據(jù)，同時(shí)也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。他們之間有被包含關(guān)系，但是又可以獨(dú)立的存在。單位人事管理人員可以通過(guò)查閱人事檔案來(lái)了解和分析職工的工作態(tài)度和個(gè)人能力，是人力管理人員對(duì)職工績(jī)效考核的重要內(nèi)容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發(fā)展情況的體現(xiàn)。

4 人事檔案在人力資源管理中的作用

1、人事檔案可以為單位的一些決策提供重要的依據(jù)。如績(jī)效考核，又稱(chēng)人事考核、績(jī)效評(píng)估、員工考核等，關(guān)系著職工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著單位對(duì)職工的薪酬分配，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等決策。而績(jī)效考核需要大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門(mén)可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證單位的決策科學(xué)化、合理化。

2、人事檔案推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過(guò)程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案互為作用，互為促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。

3、人事檔案提供真實(shí)可靠的信息，并可優(yōu)化人力資源的合理配置。單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)職工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個(gè)人的最真實(shí)全面的個(gè)人信息。通過(guò)查閱職工檔案了解職工的全部歷史和工作經(jīng)歷，從而為單位在選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳配置。

5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1、切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在現(xiàn)代化水平不斷提高的當(dāng)今時(shí)代，舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門(mén)的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求；讓他們?cè)鰪?qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門(mén)的被動(dòng)方式，積極主動(dòng)與各部門(mén)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。

2、加強(qiáng)溝通與信息傳達(dá)，有效發(fā)揮人事檔案的存在價(jià)值。人事檔案管理員要與單位管理者加強(qiáng)溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時(shí)把研究過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常信息和情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)和決策者，為領(lǐng)導(dǎo)和決策者在做出人力資源可持續(xù)發(fā)展決策時(shí)提供參考依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者和決策者應(yīng)當(dāng)對(duì)研究成果充分信任，對(duì)需要進(jìn)行調(diào)整和決策的信息，應(yīng)立即做出決策，實(shí)現(xiàn)人事管理員和人事檔案的存在價(jià)值。

3、加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和現(xiàn)代化管理。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把心新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)補(bǔ)充道人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為介質(zhì)，占用空間大，保管環(huán)境要求高，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺(tái)，將個(gè)人檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在單位內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項(xiàng)信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關(guān)材料及時(shí)錄入電腦系統(tǒng)，同時(shí)注重挖掘和使用各種系統(tǒng)分析軟件，對(duì)人事檔案中的各個(gè)要素進(jìn)行全面準(zhǔn)確的分析。同時(shí)加快人事檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便，容易延誤時(shí)間，且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

6 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理雖然是對(duì)資料收集、整理的過(guò)程，但其檔案里的信息卻是關(guān)于人事方面的。人事檔案中的人員信息管理對(duì)人員的考核、人員調(diào)配以及對(duì)人員的具體管理都起到一定的指導(dǎo)意義。所以單位人力資管理部門(mén)要科學(xué)有效地用好人事檔案，同時(shí)單位也要加大對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，為人力資源管理和分配做好充分的準(zhǔn)備，最終使人事檔案的管理工作更加完善，更加適合單位的發(fā)展。

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