新形式下公路管理局檔案信息化建設(shè)探析

姜麗娟

摘 要：本文主要對新形式下公路管理局檔案信息化的管理進(jìn)行了研究與討論。首先指出了現(xiàn)階段我國公路管理局檔案管理中存在的問題，包括：管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、檔案信息安全建設(shè)不足等；接著介紹了美國的檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及對我國相關(guān)工作的啟示；文章的最后著重討論了我國公路管理局檔案信息化的建設(shè)與對策。

關(guān)鍵詞：公路管理局檔案；信息化；研究

1 引言

公路管理局檔案是指相關(guān)的資料在公路管理局的存檔備案。傳統(tǒng)公路管理局檔案的管理主要是通過紙質(zhì)檔案保管，存在著查找不變、易損壞等諸多缺點。就此引出了公路管理局檔案的信息化管理，本文就新形式下公路管理局檔案信息化管理進(jìn)行研究與探討。

2 檔案信息化管理的方式

檔案信息化就是人類充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，充分開發(fā)和利用現(xiàn)有的社會信息資源，實現(xiàn)檔案信息交流和資源共享，以提高社會經(jīng)濟增長的質(zhì)量，推動人類社會發(fā)展和社會轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程；換句話說檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)融合起來，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 公路管理局檔案管理存在的問題

3.1 管理模式老化

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是公路管理局檔案流動起來比較麻煩；三是公路管理局檔案更新起來比較慢。

3.2 軟硬件配套措施不足

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上公路管理局檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進(jìn)。

3.3 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

在公路管理局檔案錄入上，有時為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致公路管理局檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對公路管理局檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導(dǎo)致公路管理局檔案的一系列問題。

3.4 檔案信息安全建設(shè)不足

信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

4 國外公路管理局檔案信息化對我國的啟示

以美國為例，美國的公路管理局檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對應(yīng)的部門統(tǒng)一保管。美國為檔案管理專門設(shè)置了“檔案總署”來統(tǒng)領(lǐng)各個機構(gòu)的公路管理局部門。以聯(lián)邦政府的工作人員檔案為例，其檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了自動化，檔案中包括聯(lián)邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調(diào)動信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當(dāng)人員信息發(fā)生變動后，工作人員只需輸入相應(yīng)的編號就能實現(xiàn)對檔案信息的錄入和刪除，并在后臺實現(xiàn)時時的更新；此外，美國公路管理局檔案的開放性上也值得我國學(xué)習(xí)，只要是檔案本人或檔案相關(guān)人員向檔案部門提出合理的申請，檔案部門就有義務(wù)為其提供檔案的復(fù)印件，如果檔案本人對其檔案的準(zhǔn)確性提出質(zhì)疑，也可以向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門會把相關(guān)的修改信息同步到官網(wǎng)，并且把處理結(jié)果通知給申請人。

5 公路管理局檔案信息化的建設(shè)與對策

5.1 強化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

公路管理局檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的信息化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運行機制。

5.2 加大公路管理局檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)公路管理局檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于公路管理局檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于公路管理局檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)公路管理局檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。

5.3 建設(shè)公路管理局檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于公路管理局檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)公路管理局檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)公路管理局檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。公路管理局檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

5.4 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在政府檔案管理部門與企業(yè)檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：政府檔案管理部門內(nèi)部的共享、企業(yè)檔案部門內(nèi)部的共享、政府檔案管理部門和企業(yè)管理部門的共享。在具體的實現(xiàn)方式上，政府檔案管理部門和企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的，而政府與企業(yè)之間的合作的主要是通過軟件的對接來實現(xiàn)的。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學(xué)習(xí)美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務(wù)。

5.5 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實現(xiàn)對公路管理局局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

5.6 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習(xí)機會或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對相關(guān)工作人員加強這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀(jì)等行為的發(fā)生。

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