淺析公路管理局檔案管理工作存在的問題與解決對策

姜麗娟

摘 要：現(xiàn)階段我國公路管理局檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴(yán)重的影響了我國公路管理局檔案管理工作的發(fā)展。本文主要分析了我國現(xiàn)階段公路管理局檔案管理存在的一些問題以及現(xiàn)狀，對我國對于公路管理局檔案管理工作提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵字：公路管理局檔案；管理；創(chuàng)新

1 引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、公路管理局改革的深入，公路管理局檔案管理工作面臨著越來越多的問題。公路管理局檔案工作對新形式下公路人才隊(duì)伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時(shí)它也是了解公路信息的重要信息的來源。目前，公路管理局檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下公路管理局檔案發(fā)展的發(fā)展需要。

2 我國公路管理局檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命時(shí)期，我黨和軍隊(duì)為了選拔人才，根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。公路管理局檔案管理包括職工檔案管理和公路管理局檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀(jì)，檔案面臨著兩個(gè)極端。第一個(gè)就是人們對于檔案資料有種神秘的認(rèn)識，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對個(gè)人檔案起著很關(guān)鍵的作用，其中有一點(diǎn)偏差，就會對個(gè)人的發(fā)展有一定的影響。第二個(gè)極端就是很多公路管理局管理人員對公路管理局的檔案不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時(shí)間的推進(jìn)，公路管理局原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重的影響到了我國公路管理局檔案管理工作的進(jìn)程。

3 我國公路管理局檔案管理存在的問題

3.1 理解性差，認(rèn)識達(dá)不到一定的高度

目前，許多人認(rèn)為公路管理局檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到公路管理局的資料就可以了。對公路管理局檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在公路管理局管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。

3.2 檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的公路管理局都有一套完整而獨(dú)立的公路管理局檔案管理軟件，很多中小城市的管理局還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.3 多頭管理影響公路管理局檔案的完整性

由于檔案在多個(gè)單位流動，致使公路管理局檔案的多頭管理跟不上公路管理局移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，公路檔案的信息未隨著公路管理局的流動而跟進(jìn)記錄，影響公路管理局檔案管理工作的進(jìn)程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了公路管理局檔案管理的完整性。

3.4 管理檔案工作的人員緊張

我國公路管理局檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，公路管理局管理人員編制不夠充足，對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的公路管理局檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了公路管理局檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.5 檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國公路管理局檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴(yán)重。檔案在傳遞的時(shí)候，公路管理局檔案資料并沒有隨著流入新的管理局或工作單位。調(diào)動公路管理局檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國公路管理局檔案管理工作的規(guī)范性。

4 我國公路管理局檔案管理的建設(shè)與對策

4.1 健全公路管理局檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

公路管理局檔案是公路相關(guān)信息的主要來源。關(guān)乎公路管理局的信息的完整性，目前我國公路管理局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

4.2 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

4.3 加強(qiáng)公路管理局檔案的信息化建設(shè)

目前我國大多數(shù)公路管理局仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)的錄入公路管理局的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高公路管理局檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

4.4 積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享

公路管理局檔案工作者要深入一線進(jìn)行調(diào)研，了解人們對檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。同時(shí)，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強(qiáng)與各級公路管理局的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4.5 強(qiáng)化管理意識，加大投入力度

1.關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對其進(jìn)行考核。2.各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。3.領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

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