新時期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的方法探討

摘 要：檔案管理是社區(qū)工作的重要組成部分，隨著社會發(fā)展及城鎮(zhèn)化進程加快，對社區(qū)管理工作的要求不斷提升，尤其是當(dāng)前信息量大，信息傳播范圍廣，為了更好地滿足新時期社區(qū)管理的實際需求，應(yīng)加強社區(qū)檔案規(guī)范化管理，通過構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，采用行之有效的管理方法，推動社區(qū)管理工作在信息時代的健康、高效發(fā)展。本文在分析新時期社區(qū)檔案管理的內(nèi)容及特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實踐，對新時期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的方法進行深入的探討。

關(guān)鍵詞：社區(qū)；檔案管理；規(guī)范化；方法

1 新時期社區(qū)檔案管理的內(nèi)容及特點

1.內(nèi)容

隨著我國城鎮(zhèn)化進程的加快，人口流動性逐步增強，加上信息時代的來臨，各種錯綜復(fù)雜的信息有待人們進行科學(xué)、細致的運用。社區(qū)檔案管理，面臨的是以社區(qū)活動為中心的，有保留價值文書、科研、財務(wù)、活動、總結(jié)、報告、基礎(chǔ)設(shè)備等各種檔案，這些檔案主要以文字、圖片、表格、聲像等載體呈現(xiàn)，不僅真實記錄了社區(qū)發(fā)展的內(nèi)容、歷史及相關(guān)狀況，也與社區(qū)民眾生活有著密切的聯(lián)系。新時期，社區(qū)在城市管理中的地位日益提升，為了滿足社區(qū)全面發(fā)展的需要，在社區(qū)管理中，除了加強人員、物資等管理，還要做好檔案管理工作，為社區(qū)開展各種活動、促進社區(qū)長遠發(fā)展提供充分、切實的依據(jù)和指導(dǎo)。

2.特點

與傳統(tǒng)社區(qū)檔案管理工作重在保存的特點不同，新時期社區(qū)檔案管理具有服務(wù)性、自主性、超前性的特點，在社區(qū)管理建設(shè)中，檔案管理集中反映了社區(qū)管理的內(nèi)容、對象，體現(xiàn)了社區(qū)民眾日常生活，為了更好地位社區(qū)民眾提供服務(wù)，社區(qū)檔案管理需要在整理人民群眾信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合對相關(guān)信息的分析、歸納，從而進一步了解群眾的訴求，促進與人民群眾的溝通交流，為人民群眾提供更具針對性的服務(wù)。當(dāng)前，城市管理工作層級化趨勢日益明顯，社區(qū)作為與群眾聯(lián)系最為緊密的部門，需要增強管理工作的積極性、主動性，社區(qū)居委會承擔(dān)社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，在明確責(zé)任的基礎(chǔ)上，需要充分發(fā)揮自主性，以推進社區(qū)管理工作的順利開展。新時期的社區(qū)檔案管理工作突破了傳統(tǒng)的社區(qū)管理中事后記錄、整理材料的局限，為社區(qū)各項活動的開展提供合理有效的指導(dǎo)，因而可以說，社區(qū)檔案管理具有一定的超前性。

2 社區(qū)檔案管理存在的問題

1.對檔案管理的認識有待提升

雖然當(dāng)前社區(qū)管理建設(shè)工作重要性日益凸顯，但是檔案管理工作并未得到人們應(yīng)有的重視，由于社區(qū)檔案管理工作主要是提供服務(wù)的，很多人只有在需要查詢檔案資料時，才會想到社區(qū)檔案管理，這種對檔案管理工作的忽視，主要是因為對社區(qū)檔案管理工作的性質(zhì)認識不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)造力，嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.檔案管理工作人員的素質(zhì)有待增強

目前，大部分社區(qū)檔案管理工作人員年齡比較年輕，在檔案管理工作中缺少必要的經(jīng)驗，而且專門的檔案管理專業(yè)的人才匱乏，加上在社區(qū)檔案管理工作中缺乏相關(guān)的知識及技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案分類、整理、分析的能力不足，嚴重阻礙了檔案管理工作的高效開展。

3.檔案管理制度匱乏

檔案管理工作制度不夠完善，是社區(qū)檔案管理工作不夠規(guī)范的體現(xiàn)，由于社區(qū)檔案內(nèi)容錯綜復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)量大，在管理中需要耗費大量的人力、物力，但是針對檔案管理的相關(guān)制度，如檔案存檔制度、查檔制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社區(qū)制定了檔案管理工作的規(guī)章制度，但是在制度上不盡合理，缺乏切實可操作性，因而限制了社區(qū)檔案管理的規(guī)范、有序開展。

4.管理模式單一

目前，社區(qū)管理建設(shè)工作發(fā)展迅速，然而在檔案管理工作上，由于缺少科學(xué)的認識，對檔案管理的模式陳舊、落后，在檔案管理工作中已然采用手寫、紙質(zhì)檔案操作，忽視了對檔案數(shù)字化、信息化的采集與處理，難以滿足信息時代對檔案管理工作的要求，社區(qū)對檔案管理工作的投入較低，導(dǎo)致檔案管理的信息化手段不足，嚴重制約了檔案規(guī)范化管理的效率。

3 新時期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的措施

1.提高認識，加強社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

近年來，社區(qū)檔案管理工作認真貫徹國家檔案局等相關(guān)部門的文件精神，嚴格按照社區(qū)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化要求，不斷夯實社區(qū)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大社區(qū)檔案管理工作力度，有效發(fā)揮社區(qū)檔案的功能，社區(qū)檔案工作有了較大的發(fā)展。在遵循相關(guān)法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，社區(qū)應(yīng)高度重視社區(qū)檔案管理工作，將社區(qū)檔案管理工作作為社區(qū)規(guī)范化建設(shè)的一項重要內(nèi)容納入工作日程，加強對社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。在社區(qū)檔案管理工作中，社區(qū)明確了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人，社區(qū)檔案專人管理，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、檔案管理員具體負責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為進一步加強對社區(qū)檔案工作管理，社區(qū)還應(yīng)加大在檔案設(shè)施上投入，專門設(shè)立社區(qū)檔案室；為檔案室配置了計算機等專用設(shè)備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)社區(qū)檔案管理的需要。

2.完善檔案管理制度建設(shè)

為進一步加強社區(qū)的檔案管理制度建設(shè)，社區(qū)應(yīng)結(jié)合自身實際，按照《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中的要求，逐步完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使社區(qū)對社區(qū)檔案材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。完善社區(qū)檔案規(guī)范化管理的制度建設(shè)，還需要從聽見愛你、歸檔、材料分類、保管期限等各個方面設(shè)置合理、合法的標(biāo)準(zhǔn)，使社區(qū)檔案統(tǒng)一、規(guī)范，如對實物檔案采取年度、級別等方式進行分類，對聲像檔案按照內(nèi)容、保管期限分類，對戶籍檔案按照家庭住址分類等，為檔案文件的編號要采用簡明、一致的方法，以方便檔案的查閱與保管。

3.增強對社區(qū)檔案管理人員的管理

社區(qū)檔案與社區(qū)人民群眾的切身利益息息相關(guān)，特別是近年來，隨著社會的發(fā)展和人們法制意識的不斷增強，社區(qū)檔案的作用和重要性也日益顯現(xiàn)，依法管理已經(jīng)成為社區(qū)檔案管理的行為準(zhǔn)則。除了要加強對社區(qū)檔案管理的培訓(xùn)及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)外，還應(yīng)該實施對社區(qū)檔案管理工作的監(jiān)督，促進社區(qū)檔案材料規(guī)范，移交、歸檔及時、準(zhǔn)確。在社區(qū)檔案管理工作中，應(yīng)建立一支高效、專業(yè)、敬業(yè)的人員隊伍，通過全面、科學(xué)的激勵制度，引進檔案管理的專業(yè)人才，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，同時，加強社區(qū)的檔案管理工作的培訓(xùn)力度，社區(qū)員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。每年都至少有一名社區(qū)檔案管理工作人員參加不同層級的社區(qū)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流活動，通過培訓(xùn)，有效促進社區(qū)檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

4.加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

信息時代的來臨，對檔案管理的信息化建設(shè)提出了更高的要求，為了更好地保管、利用檔案管理的信息資源，社區(qū)應(yīng)加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，為促進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化奠定堅實基礎(chǔ)，并提升檔案管理工作的效率與水平，社區(qū)檔案管理內(nèi)容涉及面廣，尤其是有些大型的社區(qū)，牽涉的街道、民眾利益較多，一旦檔案材料有誤，會帶來比較惡劣的社會影響，為此，在社區(qū)管理工作中，應(yīng)加強對檔案信息化建設(shè)的投入與支持，除設(shè)置專門的檔案室外，還應(yīng)根據(jù)實際情況添置空調(diào)、打印機、滅火器等設(shè)備，為社區(qū)檔案安全保管、依法利用提供切實可靠的保障。

4 結(jié)論

綜上所述，社區(qū)檔案規(guī)范化管理是新時期社區(qū)管理建設(shè)的必然趨勢，新形勢下，社區(qū)檔案管理內(nèi)容更趨復(fù)雜、多樣，現(xiàn)代社會對信息傳播的速度、質(zhì)量要求不斷提升，為了切實人民群眾的利益，為群眾提供更加便捷、有效的服務(wù)，社區(qū)檔案管理應(yīng)建立正確的檔案管理意識，加強檔案管理的制度、人員素質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，為社區(qū)管理建設(shè)水平的提升提供更加充足的動力。

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作者簡介

王艷，漢，本科，天津。