檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

張曉麗 呂艷麗

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中還存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低，缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問(wèn)題。需要通過(guò)加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)，加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無(wú)紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理無(wú)疑提出了新的課題。如何運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段建立起支持檔案信息存貯、處理和傳輸?shù)母咝实臋n案信息管理系統(tǒng)已成為擺在廣大檔案工作者面前的一項(xiàng)重大課題。要求以現(xiàn)代化科學(xué)管理為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代的管理方法和手段，充分采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、定量化、信息化、智力化的現(xiàn)代化管理。

1 檔案管理工作面臨的問(wèn)題

第一，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能泥腿動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

2 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育

加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。

7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)信息化、數(shù)字化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。與此同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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