新形勢(shì)下海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理的研究與探討

摘 要：本研究綜合分析了檔案信息化管理研究的意義、發(fā)展趨勢(shì)以及目前國(guó)內(nèi)外在海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理方面的研究現(xiàn)狀，深入探討了目前我國(guó)海洋監(jiān)測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題，其中，管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后、檔案信息安全建設(shè)不足等是我們海洋監(jiān)測(cè)檔案管理上亟待解決的問(wèn)題。針對(duì)上述問(wèn)題，本研究為我國(guó)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化建設(shè)提供了意見(jiàn)和建議，希望能為我們的海洋監(jiān)測(cè)檔案更上新的臺(tái)階提供理論支持。

關(guān)鍵詞：海洋監(jiān)測(cè)檔案；信息化；研究

1 引言

我們?cè)趹?yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，比如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對(duì)檔案信息資源進(jìn)行安排、管理與配置后，最終實(shí)現(xiàn)了資源共享的過(guò)程稱為檔案管理的信息化。它能將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)予以保存，不但能夠更好地保存資料，而且也能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的自動(dòng)化查取。

海洋監(jiān)測(cè)檔案是指在海洋調(diào)查、觀測(cè)、監(jiān)測(cè)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。目前在本中心站保存了海洋調(diào)查、監(jiān)測(cè)、觀測(cè)、預(yù)報(bào)過(guò)程中取得的各類記錄報(bào)表及數(shù)據(jù)資料。

傳統(tǒng)海洋監(jiān)測(cè)檔案的管理主要還是針對(duì)紙質(zhì)檔案保管，模式老化、查找不便且易損壞。目前我國(guó)的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理存在很多問(wèn)題，尤其在基層海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)單位，管理模式落后、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后、檔案信息安全建設(shè)不完善等都是亟待解決的問(wèn)題。而檔案實(shí)行了信息化管理后，完全可以解決上述問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)便捷、高效、規(guī)范的管理模式，給我們的工作帶來(lái)便利。所以，海洋監(jiān)測(cè)檔案的信息化管理是今后檔案管理的大趨。本研究闡明了檔案信息化管理的重要性以及國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀，結(jié)合本單位的實(shí)際情況對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理情況進(jìn)行了深入分析，指出目前海洋監(jiān)測(cè)檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并對(duì)我們今后海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議，推動(dòng)我們基層單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理工作更上一個(gè)新的臺(tái)階。

2 檔案信息化管理的方式及發(fā)展

關(guān)于信息化的表述我國(guó)學(xué)術(shù)界和政府內(nèi)部做過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的研討，就是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心來(lái)生產(chǎn)、獲取、處理、存儲(chǔ)和利用信息。信息化就是計(jì)算機(jī)化、通信化、知識(shí)化。信息化就是要在人類社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛而普遍地采用信息技術(shù)。

檔案信息化就是人類充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，充分開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有的社會(huì)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流和資源共享，以提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的質(zhì)量，推動(dòng)人類社會(huì)發(fā)展和社會(huì)轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)融合起來(lái)，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)的檔案信息都是通過(guò)紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，我們通常都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、分類、裝訂、組卷，這種工作方式無(wú)論在人力還是物力上都很麻煩，并且工作效率低下。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們環(huán)保和節(jié)約意識(shí)的增強(qiáng)，無(wú)紙化辦公已經(jīng)盛行，檔案的信息化管理也逐漸受到青睞。其具有以下幾大優(yōu)勢(shì)，1）有利于提高檔案信息的利用率；2）有利于提高檔案存檔的工作效率；3）有利于將檔案材料進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸。所以發(fā)展迅速，并且推廣到各行各業(yè)，在我國(guó)人事檔案的管理、糧油運(yùn)輸業(yè)檔案的管理、圖書(shū)館檔案的管理等都開(kāi)始逐步走上了信息化道路。最近幾年，隨著海洋監(jiān)測(cè)檔案管理要求的提高，信息化管理也逐漸應(yīng)用到了海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理領(lǐng)域。從管理需求上看，檔案的信息化管理在海洋監(jiān)測(cè)領(lǐng)域勢(shì)在必行，我們必須從根本上重視起來(lái)，努力實(shí)現(xiàn)我們基層監(jiān)測(cè)單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理。

3 海洋監(jiān)測(cè)檔案管理存在的問(wèn)題

海洋監(jiān)測(cè)檔案的信息化管理成效已經(jīng)初步顯現(xiàn)，但由于其在國(guó)內(nèi)起步較晚，目前還存在以下問(wèn)題：

3.1 管理模式老化

目前在基層單位中海洋監(jiān)測(cè)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案現(xiàn)行管理要求較為繁瑣，借閱、查閱等比較麻煩；三是對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案更新起來(lái)比較慢。

3.2 軟硬件配置不到位

在基層單位的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理中，一方面大都還是使用一些比較落后的硬件設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配置急需升級(jí)改進(jìn)。比如：目前檔案管理使用的計(jì)算機(jī)與普通工作使用計(jì)算機(jī)無(wú)異，在儲(chǔ)存空間和工作穩(wěn)定性上并不能完全符合檔案信息化管理的要求，在配套軟件方面也沒(méi)有一套完善、適合基層單位使用的檔案信息化管理軟件使用，只是單純使用OFFICE辦公軟件。

3.3 信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

在海洋監(jiān)測(cè)檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)監(jiān)測(cè)檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案的一系列問(wèn)題。目前在基層海洋單位中信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作尚未正式開(kāi)展，尚未形成統(tǒng)一、方便且實(shí)用的信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式。

3.4 檔案信息安全建設(shè)不足

信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計(jì)。目前基層單位海洋監(jiān)測(cè)檔案的備份工作均相對(duì)滯后，受條件和人員限制，不能及時(shí)完成。另外，在日常工作中取得的部分初始數(shù)據(jù)資料相對(duì)分散，為方便使用留存分散在個(gè)人手中，對(duì)此類數(shù)據(jù)沒(méi)有形成相對(duì)統(tǒng)一、有效的保管，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資料安全隱患。

4 國(guó)外檔案信息化對(duì)我國(guó)檔案管理的啟示

在國(guó)外檔案信息化管理的發(fā)展迅速，以美國(guó)為例，美國(guó)的檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對(duì)應(yīng)的部門統(tǒng)一保管。美國(guó)為檔案管理專門設(shè)置了“檔案總署”來(lái)統(tǒng)領(lǐng)各個(gè)機(jī)構(gòu)。就聯(lián)邦政府的工作人員檔案管理為例，其檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，檔案中包括聯(lián)邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調(diào)動(dòng)信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當(dāng)人員信息發(fā)生變動(dòng)后，工作人員只需輸入相應(yīng)的編號(hào)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入和刪除，并在后臺(tái)實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)的更新。此外，美國(guó)檔案的開(kāi)放性上也值得我國(guó)學(xué)習(xí)，只要是檔案本人或檔案相關(guān)人員向檔案部門提出合理的申請(qǐng)，檔案部門就有義務(wù)為其提供檔案的復(fù)印件，如果檔案本人對(duì)其檔案的準(zhǔn)確性提出質(zhì)疑，也可以向檔案管理部門提出申請(qǐng)，檔案管理部門會(huì)把相關(guān)的修改信息同步到官網(wǎng)，并且把處理結(jié)果通知給申請(qǐng)人。

5 海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化的建議與對(duì)策

針對(duì)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，本研究提出以下意見(jiàn)和建議：

5.1 建立信息化管理體系，完善管理制度，建立管理標(biāo)準(zhǔn)

海洋監(jiān)測(cè)檔案部門首先要建立檔案信息化管理體系，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，用制度規(guī)范管理，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如：在檔案的信息化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的實(shí)時(shí)維護(hù)操作等。在制度與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)建議從兩方面進(jìn)行調(diào)研論證，一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地調(diào)查等方式收集基層檔案管理人員的意見(jiàn)，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運(yùn)行機(jī)制。

5.2 加大海洋監(jiān)測(cè)檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)海洋監(jiān)測(cè)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入并注意定期更新；在軟件方面，由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息的管理是檔案部門需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。此外，應(yīng)確保每年有專項(xiàng)資金用于檔案管理硬件和軟件的更新與維護(hù)，確保信息化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

5.3 建設(shè)海洋監(jiān)測(cè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

由于海洋監(jiān)測(cè)檔案的數(shù)據(jù)都是百萬(wàn)量級(jí)的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足以下幾個(gè)方面的要求：一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作；二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新；三是實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案更新的及時(shí)性；四是實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存；五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。海洋監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方便，使用更加便捷。

5.4 建立檔案資源共享機(jī)制

檔案資源共享機(jī)制是指在政府檔案管理部門與企業(yè)檔案部門建立起檔案的共享機(jī)制，包含三個(gè)層次的共享：政府檔案管理部門內(nèi)部的共享、企業(yè)檔案部門內(nèi)部的共享、政府檔案管理部門和企業(yè)管理部門的共享。在具體的實(shí)現(xiàn)方式上，政府檔案管理部門和企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過(guò)局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而政府與企業(yè)之間的合作的主要是通過(guò)軟件的對(duì)接來(lái)實(shí)現(xiàn)的。此外還可以建立海洋監(jiān)測(cè)檔案信息查詢系統(tǒng)網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺(tái)，這方面可以學(xué)習(xí)美國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，為申請(qǐng)者提供檔案查看和修改服務(wù)。

5.5 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺(tái)

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對(duì)接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過(guò)去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)決策、檔案管理、對(duì)外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，也可以把開(kāi)發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)，在外包過(guò)程中要對(duì)第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行相關(guān)資質(zhì)認(rèn)定，簽訂相關(guān)保密協(xié)議，并且要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個(gè)完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

5.6 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的海洋監(jiān)測(cè)檔案管理方法不能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理信息化的要求，一方面要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對(duì)人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)這方面的培養(yǎng)，避免檔案資料泄密等事件的發(fā)生。

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作者簡(jiǎn)介

李玲（1980-），女，主要從事基層海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理、檔案利用等。